Организация и порядок от Engrave Studio.

Мой GTD — Как делать больше без стресса

Опыт самоорганизации

В первый раз я познакомился с системой GTD больше 10 лет назад. Но реально начал использовать систему лет 5–6 назад. Для этого пришлось снова перечитать Девида Аллена и заняться выстраиванием собственной системы.

Моя система за это время несколько раз менялась, но вот уже на протяжении последних 3 лет я лишь вношу в нее некоторые изменения. Можно сказать, что система устоялась и о ней можно рассказывать.

Этот пост о том, как я выстроил систему GTD для себя.

Мои правила продуктивности

1. Незаписанное не существует. Не храни в голове задачи. Она нужна, чтобы думать.
2. Используй INBOX для задач, а также для документов и прочих физических объектов. Заведи inbox на работе и дома.
3. Планируй день вечером накануне. Так ты избавляешься от тревоги как вечером, так и утром.
4. Все встречи, конференц-звонки должны быть зафиксированы в календаре. Даже если это личные встречи.
5. Разбивай задачи на самые маленькие. По 15–30 минут. Так у тебя всегда найдётся время их сделать.
6. Формулируй задачи как физические действия. Тогда они точно случатся.
7. Отключи все напоминания кроме самых критичных. Они отвлекают от важного.
8. Делай заметку, о том как прошла неделя каждое воскресенье. Анализируй прожитое.
9. Каждый день медитируй не меньше 10 минут. Надо успокаивать своё сознание.
10. Не смотри телевизор слишком часто. YouTube тоже не смотри.
11. Бери в туалет книжку. Фантастика, сколько там можно прочитать.
12. Читай книги в электроном виде. Электронная книга помещается в самую маленькую сумку. Ты никогда ее не забудешь.
13. Клади все вещи на одни и те же места. И ты никогда их не потеряешь.
14. Ставь часы на 5 минут вперёд. Эта мелочь работает.
15. Спи по 7-8 часов ежедневно. Это лучшее средство продуктивности.
16. Отдыхай, когда надо. Отдыхай без гаджетов. Максимум с электронной книжкой.
17. Составь список необходимого в поездке. Это поможет собираться за 15 минут.
18. Заведи список того, что ты должен сделать каждую неделю и каждый месяц.
19. Выкидывай все, что тебе не надо или чем ты не хочешь пользоваться или надевать. Устраивай день чистки раз в месяц и у тебя всегда будет свободный стол и свободная голова.
20. Делай утром зарядку. 5 тибетских жемчужин. Нет ничего проще за 5–7 минут.
21. Выдели день в неделю только для своей семьи.
22. Выдели день в неделю на своё развитие.
23. Делегируй рутину. Все простое раздавай другим людям, даже если они не твои сотрудники. Это позволит концентрироваться на важном.
24. Используй удобные инструменты для управления задачами, проектами и информацией. Инструменты должны экономить время и доставлять удовольствие.
25. Не отвечай на почту как только она пришла. Не отвечай человеку как только он сказал. Подумай хотя бы 5 секунд.

Ах, да, повесь вот этот алгоритм над рабочим местом и смотри на него 3 месяца каждый раз, когда ставишь себе задачу:

Процесс сортировки задач в GTD.

Мои инструменты

Мои принципы выбора и работы с инструментами:

• Инструмент должен быть удобен и доставлять удовольствие от работы.
• Инструмент должен быть один для рабочих и личных задач.
• Чем меньше инструментов – тем лучше.

Инструменты в руках:

• Mac и iPhone. Этим приятно пользоваться, держать в руках и использовать Apple-инфраструктуру. Чем меньше думаешь – тем лучше.
• Kindle Paperwhite. Читать везде и всегда. Простота загрузки книжек и возможность читать в темноте.
• Moleskine Cahier налинованный и Parker Urban. На встречах только блокнот. Записывать в компьютер – моветон.

Управление информацией и проектами:

• Notes от Apple. Раньше был Evernote, ещё раньше OneNote. Они тоже хороши, но мне хватает и Notes.
• MindManager для управления проектами и крупными планами. Очень удобно смотреть на все сразу.
• Google Drive. Самая роскошная система для управления совместной информацией и совместной работой над документами. Максимум документов в облако.
• Day One. Приложение под Mac и iPhone для ведения дневника. Заметки по анализу недели и просто заметки на каждый день ведутся там уже больше 4 лет.

Управление входящей информацией и задачами:

• Things для Mac и iPhone для работы с задачами. Идеальное приложение для GTD. Много раз пытался менять – в итоге так и остался на Things.
• Inbox от Google для почты. После закрытия Mailbox – идеальное приложение для управления почтой. Можно быстро-быстро оставить только то, с чем надо работать.
• Коробка на столе. Стоит дома, туда я сбрасываю все документы и прочее барахло, которое появляется. Регулярно разгребаю.

Моя система

• Ежедневное планирование. Каждый день в Things составляю список задач на день. Смотрю в календарь и в задачи, думаю чем бы мне хотелось заняться. Стараюсь делать это вечером накануне после 10 минутной медитации.
• Еженедельный обзор. Когда-то я написал инструкцию, как я провожу еженедельный обзор, какие действия я должен совершить, чтобы спланировать свою неделю. Выделяю 3–5 ключевых задачи/результата на неделю, бронирую под них время в календаре. Пишу заметку о прошедшей неделе.
• План на год. В MindManager я веду план, который набросал на текущий год. План разбит по ролям и разделен на проекты. У меня есть инструкция, как я составляю этот план. Каждую неделю я заглядываю в этот план во время еженедельного обзора. Это есть в инструкции.
• План/список желаний на ближайшие 5 лет. В этот список я заглядываю каждый год. 1 января я медитирую 30 минут и после смотрю в этот список. И если мне хочется его поменять — я вношу изменения. В последний раз не хотелось. В плане на год появляются задачи по движению в сторону этого плана.

• Дневник. В Day One я создаю заметку о прошедшей неделе и описываю как достижения, так и проблемы и находки. Если начинаю какую-то деятельность — веду заметки каждую неделю какой прогресс и что планирую сделать. Это помогает не обманывать себя.

Ключевые выводы за 3 года выстраивания системы

• Нет универсальных методов и инструментов, которые работают для всех. Надо найти свои.
• Анализируй как ты работаешь, и как работает система каждую неделю. Тогда сможешь определить, какие методы и инструменты работают для тебя.
• Пробуй только то, в чем нуждаешься прямо сейчас. Не придумывай систему из головы — столкнулся с проблемой, проанализировал и после решай ее. А после снова анализируй работает ли решение.
• Пиши короткие инструкции для себя — так ты понимаешь, как работаешь и что надо поменять.
• Не усложняй. Система должна быть простой и понятной. Если ежедневный план пишется дольше 10 минут, а еженедельный обзор больше часа — ты быстро бросишь этим заниматься.

• Не будь рабом своей системы. Система служит тебе, чтобы ты оставался счастливым.

Система GTD придумана Девидом Алленом и описана в его книге:

Как привести дела в порядок