Blended-Meetings — Teil 1

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Ein Beitrag von Frank Heublein und Alexander Klier, beide Mitarbeiter bei Beck et al.

Wer hätte es gedacht, dass ein Virus das Thema virtueller Meetings so auf die Tagesordnung setzt. Dabei hätte gar nicht immer die am weitesten gehende Anordnung, dass nämlich beispielsweise Reisen verboten oder Geschäfte geschlossen werden, der Auslöser sein müssen, um umzudenken. Bereits weit vorher gibt es Überlegungen, ob es denn immer eine Präsenzsitzung sein muss, um Dinge produktiv zu besprechen. Vielfach dürften jetzt auch Mischformen ausprobiert werden, also Anteile, in denen sich einige wenige Menschen in einer Präsenz treffen und viele andere virtuell dazugeschaltet werden. Diese Konstellation nennen wir Blended-Meetings. Ganz grundsätzlich ist das eine spannende Entwicklung, weil wir schon seit vielen Jahren sehr erfolgreich im Bereich der virtuellen digitalen Zusammenarbeit unterwegs sind. Bedauerlicherweise aber geht derzeit in der Diskussion oft unter, dass virtuelle Meetings zwar einen gleichwertigen (manchmal sogar besseren) Ersatz darstellen können, allerdings erst dann, wenn einige Bedingungen, die anders sind als bei Präsenzmeetings, beachtet werden.

Das gilt noch viel mehr für die von uns jetzt näher behandelten Blended-Meetings, wie wir aus eigener Erfahrung solcher Meetings wissen. Etwas genauer gesprochen bleibt eine Mischung unterschiedlicher Medien, die gemeinsam zum Einsatz kommen, nicht folgenlos für den Verlauf und die Wahrnehmung der Produktivität einer solche Sitzung. Gesammelt haben wir für diesen Beitrag jedenfalls auch Erfahrungen aus Sitzungen vor der derzeitigen Situation, also von Sitzungen, die noch nicht geprägt waren von der Corona Krise. Was uns wiederum ermöglicht, allgemeiner darüber zu reden, was aus unserer Sicht an Problemstellungen hinter Blended Meetings steckt und vor allem, welche speziellen Lösungen wir dafür im einzelnen gefunden haben.

Apropos Lösungen: Diese werden wir im zweiten Teil dieses Blogbeitrages näher erläutern. Der zweite Teil wird in Ergänzung, auch in Anbetracht der derzeitigen Situation, speziell noch einmal auf rein virtuelle Meetings eingehen. Stichwortartig hier nur die drei aus unserer Sicht wichtigsten Aspekte:

• Mimik und Gestik, also die Körpersprache, die normalerweise ein wesentlicher Bestandteil reiner Präsenzmeetings ist, ist über das Medium einer Videokonferenz nur noch sehr eingeschränkt sichtbar. Manchmal auch gar nicht mehr. Viel hängt aber davon ab, wie sich die einzelnen virtuellen Teilnehmer:innen positionieren und mit ihrer Kamera umgehen oder ob sie sich überhaupt per Video dazuschalten und nicht nur telefonisch (bzw. nur per Audio) am Meeting teilnehmen.
• Die gemeinsame Sprache spielt ebenfalls eine wichtige Rolle, insbesondere wenn es nicht die Muttersprache ist. Das Zuhören der Anteile von virtuellen Teilnehmer:innen wird dann besonders schwierig, wenn die Aussprache schwer verständlich bzw. undeutlich ist und nicht durch andere visuelle Darstellungsmöglichkeiten ergänzt wird.
• Ist man selbst als virtuelle:r Teilnehmer:in anwesend, dann kommt hinzu, dass man am eigenen Notebook oder Tablett ziemlich leicht etwas anderes nebenbei machen, also umgekehrt den physisch anwesenden Teilnehmer:innen entgleiten kann. Jedenfalls dann, wenn man sich — quasi komplementär zum oben beschriebenen Fall — nur per Audio im Meeting “blicken” lässt.

Wie bereits geschrieben: Näheres dazu gibt es im zweiten Teil dieses Blogbeitrages.

Was ist eigentlich medial gesehen ein Blended-Meeting?

Mit unserer Überschrift wollen wir zunächst einmal die Nähe zum Blended-Learning betonen. In diesem Sinne bedeutet Blendend-Meetings nicht mehr (aber auch nicht weniger) als eine Mischung zwischen — normalerweise — Präsenz- und virtuellen Meetings. Es können aber auch noch Sonderformen mit mehreren unterschiedlichen Medien, beispielsweise zusätzlich mit telefonisch anwesenden Teilnehmer:innen, hinzu kommen. Vollends fließend wird die Grenze dann, wenn digitale Plattformen zur Vor- und Nachbereitung, vor allem während des Meetings, genutzt werden. Aus unserer Sicht zeichnen sich Blended-Meetings also durch eine Medienmischung, manchmal auch einen Medienbruch, für einzelne oder gar viele der Teilnehmer:innen, aus. Der mögliche Fall eines Medienbruchs macht es aus unserer Sicht wichtig, sich ein paar Überlegungen dazu anzustellen, wann dieser auftritt, damit virtuelle Treffen fruchtbar bleiben.

Blended Meetings — Perspektivenwechsel

“Wenn zwischen veschiedenen Rollen bei einer Tätigkeit unterschieden wird — was häufig vorkommt — , so haben die verschiedenen Beteiligten im allgemeinen ganz verschiedene Auffassungen davon, was vor sich gehe. Im gewissen Sinne ist das, was für den Golfspieler Spiel ist, für den Balljungen Arbeit. Verschiedene Interessen führen — wie Schütz es ausdrückt — zu verschiedener Motivationsrelevanz” (Erving Goffman (1977): Rahmenanalyse, Frankfurt, S.17).

Wir möchten Erving Goffman als theoretische Unterfütterung für unsere Analyse heranziehen. Mit seinem Buch “Rahmen-Analyse” stellt er uns nämlich einen sehr passenden Analyseansatz zur Verfügung. In diesem phänomenlogisch geprägten Ansatz wird die Konstruktion von Wirklichkeit durch Rahmen gesteuert. Die zentrale Frage “Was geht hier eigentlich vor?” muss soweit übereinstimmend von den Beteiligten implizit oder explizit beantwortet werden. Damit also die Kommunikation in Blended Meetings erfolgreich verläuft, müssen für alle Beteiligten sinnhafte Anschlüsse erzeugt werden (können). Es bestehen aber trotz diesem grundlegend gemeinsamen Verständnis des Rahmens weiterhin unterschiedliche Perspektiven. Aus diesen jeweiligen Perspektiven ergibt sich “die Antwort”, wie die Beteiligten weiter in der Sache vorgehen. Bestimmte “Vorgehensweisen” einzelner können dabei zu Irritationen und Verwerfungen innerhalb der Gruppe führen.

In unserem vorliegenden Fall stellen wir deshalb folgende Thesen auf: Die Rahmen “Meeting” und “Blended Meeting” sind unterschiedlich. Diese Unterschiedlichkeit wird von Seiten der Teilnehmer:innen allerdings nicht immer in ausreichender Form bzw. selten explizit wahrgenommen oder betont. Die unterschiedlichen Rahmungen möchten wir deshalb noch einmal an zwei Beispielen kurz erläutern.

Raum und Bild als Rahmung

Wenn alle Personen eines Meetings sich im gleichen Raum befinden, haben alle Personen denselben physischen Rahmen. Besteht ein Meeting vollständig aus virtuell agierenden Teilnehmer:innen, dann trifft das auch hier zu, denn sie befinden sich gemeinsam im virtuellen Raum. Im Falle eines Blended Meetings ist das insofern anders, als es eine Kombination aus Personen, die physisch im selben Raum sitzen und Personen, die beispielsweise über ein Videoconferencing-Tool mit anwesend sind, darstellt. Je nach Ausstattung und Tool kann dabei eine “Raumperspektive” per Kamera übertragen werden, doch die virtuellen Teilnehmer:innen sprechen meist alleine zu anderen, die wiederum gemeinsam im selben Raum sitzen.

Bei Blended Meetings ist die Wahrnehmung von allen teilnehmenden Personen also nicht identisch bzw. es gibt unterschiedliche Eindrücke. Die im Raum Sitzenden sehen die vollständige Person der im Raum Anwesenden, dagegen nur ein Bild der virtuell teilnehmenden Kolleg:innen. Die virtuell Teilnehmenden wiederum sehen andere virtuell Teilnehmende und einen Raum mit mehreren Menschen in physischer Präsenz. Je nach Anzahl, Kameraperspektive und technischer Ausstattung sind die Personen im Raum wiederum mehr oder weniger gut zu erkennen.

Besonders relevant ist dabei, wie gut die Gesichter, noch mehr aber, inwiefern tatsächlich weitere Details der Person zu sehen ist. Normalerweise “rechnen” Menschen nämlich die Mimik und Gestik der anderen Beteiligten mit ein, wenn sie “weiter in der Sache vorgehen”. Als Rahmung zu berücksichtigen ist weiterhin die unterschiedliche Situation “allein vor dem Rechner in die Kamera schauen” oder “im Raum mit mehreren Personen auf einen großen Bildschirm schauen”.

Gesprächsanlässe

Der Anlass eines Meetings unterstellt erst einmal “das eine” Meeting, also eine gemeinsame und für alle vergleichbare Situation. Diese unterstellte “identische” Situation führt dazu, dem jeweils anderen auch seine eigene Umgebungswahrnehmung als identisch zu unterstellen. Personen im Raum unterstellen den virtuell Anwesenden insofern erst einmal dieselbe Wahrnehmung der komplexen körperlichen “Ausstrahlung”, diese wird jedoch durch die Videoübertragung mindestens transformiert und in jedem Fall verändert, in aller Regel in ihrer Aussagekraft deutlich abgeschwächt. Aber selbst wenn die Wahrnehmung identisch wäre, wird diese durch eine Person aufgenommen, die vor dem Rechner sitzend sich in einer weit geringen sozialen Kontrolle der Situation befindet. Die ins Meeting eingebrachte Körperlichkeit ist bereits wenn es gut geht reduziert auf den sichtbaren Ausschnitt der Person, in aller Regel nur einen Teil des Oberkörpers und den Kopf bzw. das Gesicht.

Es ist objektiv unterschiedlich, dass Personen zwar im Raum die Handlungen aller Anwesenden vollständig wahrnehmen können, aber Handlungen außerhalb des sichtbaren Ausschnitts virtuell teilnehmender Personen allen anderen verborgen bleibt. Nehmen wir als Beispiel die Benutzung des Smartphones. Im Raum befindlich bemerken alle anderen eine solche Handlung des nutzenden Teilnehmers. Diese Wahrnehmung bleibt im Falle des virtuellen Teilnehmers in aller Regel verborgen. So sind auch die Ablenkungs”mechnismen” unterschiedlich. Der virtuelle Teilnehmer könnte sich durch “für andere unsichtbare Handlungen”, z.B. die Smartphonenutzung oder andere, nichtmeetingbezogene Handlungen, ablenken lassen. Für Teilnehmer:innen im Raum sind es demgegenüber wiederum die sicht- bzw. wahrnehmbaren Ablenkungen der anderen, die ablenken können.

Lässt sich ein:e virtuelle:r Teilnehmer:in ablenken, ist dies sehr viel schwerer für alle anderen identifizier- und nachvollziehbar als bei Personen, die gemeinsam in einem Raum sitzen. Das Unausgesprochensein dieser dennoch wahrnehmbaren ablenkenden Handlungen kann zu Irritationen bei allen anderen Teilnehmern führen. Einzelne Teilnehmer:innen, der oder die Moderator:in oder der bzw. die Meetingleiter:in haben es erheblich schwerer, eine Explikation der Situation einzufordern. Nach unserer Erfahrung liegt der Hautgrund von Irritation in Blended Meetings in eben dieser potenziell größeren Unklarheit aufgrund der Unsichtbarkeit von Handlungsbestandteilen und der damit einhergehenden interpretatorischen Unsicherheit der Situation.

Als zweiter hindernder Faktor kommt hinzu, dass Unterbrechungen in virtuellen Situationen sehr viel expliziter erfolgen müssen, dabei aber mindestens bei den anwesenden situativ als härter, konsequenter oder auch rüder verstanden werden. Dies führt meistenteils dazu, dass mit dem Mittel der Unterbrechung sparsamer umgegangen wird als in Meetings rein physisch Anwesender. Dies steht konträr dazu, dass es bezüglich virtuell Teilnehmender wahrscheinlich vergleichsweise öfter notwendig ist, zu unterbrechen. Was wiederum insgesamt zur Folge haben kann, dass die Moderator:innenrolle, also beispielsweise immer wieder — und das relativ schnell — auf das Thema zurückzulenken, nur unvollständig wahrgenommen wird.

Über Blended Meetings hinaus

Aus unserer Sicht können nur durch das explizite Erzeugen eines gemeinsamen Verständnisses darüber, was der Fall ist, die unterschiedlichen Voraussetzungen vereinheitlicht, Ablenkungen eliminiert und eine einheitliche soziale Verbindlichkeit der Situation hergestellt werden.

Das Erzeugen des gemeinsamen Verständnisses wird bzw. ist explizite Aufgabe von Moderator:innen im Rahmen von Blendend Meetings. Je nachdem, wie gut die Moderatoren:innen, die es in diesem Sinn also dringend benötigt, darin sind, diese Aufgabe in ihre Rolle zu integrieren, desto besser und fruchtbarer werden Blended-Meetings im Ergebnis.

Daneben gibt es weitere Details und auch ganz normale Verhaltensregeln, die bereits für eine analoge Meetingkultur äußerst wichtig sind, aber im digitalen Kontext positives wie negatives deutlich verstärken können. Davon handelt der zweite Teil unserer Blogreihe.