Retrospectiva: Utilizando o Círculo de Influência
Recentemente escrevi um post no linkedin falando de como apliquei a teoria do Círculo de Influência em uma Retrospectiva e devido a repercussão resolvi escrever esse texto deixando de uma forma mais detalhada de como aplico essa técnica em meu dia-a-dia.
Primeiro, um pouco da História.
O Círculo de Influência foi criado por Stephen Covey, que classifica as situações em, coisas que você pode influenciar através de suas escolhas (Círculo de Influência) ou coisas sobre as quais você tem pouca ou nenhuma influência (Círculo de Preocupação).
Pessoas proativas focam naquilo que podem influenciar e não se preocupam com o que não podem. Ao contrário, pessoas reativas se focam em seu Círculo de Preocupação, deixando de perceber as coisas que podem realmente influenciar. Franklincovey
Situações em que aplico
A primeira vez que ouvi sobre essa teoria foi em uma bate-papo com o Henrique Imbertti, e após isso revolvi montar uma dinâmica e aplicar em alguns times em que existiam as seguintes situações:
- Muitas reclamações de dependências de outras áreas;
- Depois de algumas retrospectivas os cards continuavam sem resolução;
- Falta de entendimento de até onde o time tem autonomia para agir (Cercas invisíveis);
A dinâmica
Cada pessoa individualmente escreve em post-its os problemas ou pontos de melhoria. (15min)
Enquanto o time escreve, o facilitador vai desenhando, em uma folha grande ou em uma lousa, 3 círculos, um dentro do outro e escrevendo de dentro para fora as frases: Depende de nós, Podemos Influenciar e Fora do nosso alcance.
Acabando os 15min, pedimos para que, algum voluntário vá perto do círculo e comece a ler seus post-its um por um, e juntamente com o time discute-se onde colocar cada post-it dentro dos círculos.
Caso alguém tenha escrito um post-it semelhante ao que está sendo discutido recomendo agrupá-los.
Dependendo do tamanho do time essa etapa pode levar 1 hora ou mais. O facilitador tem que estar sempre atendo para não deixar o time perder o foco e também não é o momento do time se aprofundar em detalhes e sim conseguir ter uma visão macro.
Após todos os post-its serem colocados nos devidos círculos e todos terem o entendimento das dificuldades para solucionarem os problemas é hora de fazer a priorização.
Eu sempre falo nesse momento que solucionar tudo que está nos círculos seria o mundo perfeito, porém sabemos que nossas capacidades são limitadas, então precisamos atuar estrategicamente e com foco no que é mais importante para o time. Então, nesse momento eu distribuo pontos para cada membro do time para que eles possam votar nos problemas.
Normalmente falo que cada membro tem 5 pontos. Eles podem distribuir esses pontos como quiserem, Exemplo: Gastar os 5 pontos em um único post-it ou distribuir esses pontos colocando 1 ponto em 5 post-its diferentes.
Essa técnica de votação ajuda a tornar a dinâmica mais rápida porque se abríssemos para uma discussão provavelmente levaríamos muito tempo e muitas vezes sem chegar a consenso nenhum. Assim com o sistema de votação todos tem voz, e com a distribuição de pontos conseguem dar pesos diferentes em cada problema conforme a sua visão.
Uma outra técnica que uso e gosto muito, é distribuir notas de dinheiro falso para os participantes, exemplo: cada pessoa tem 300 reais quatro notas de 50 e uma de 100 e eu pergunto "Onde vocês investiriam seu dinheiro?" isso ajuda o fomentar a ideia que todas nossas ações gera um custo para a empresa.
Com a ajuda dos círculos sempre recomendo que as pessoas tentem votar/investir no que está mais para o centro, porque votando no que está mais para fora corre um risco de votar em coisas que não estão ao alcance do time e consequentemente deixando de votar em tarefas com alta probabilidade de serem resolvidas de uma maneira mais rápida e com alto impacto para o time.
Após a votação selecionamos as TOP 3 mais votadas, e dependendo do tamanho dos problemas chegamos até as TOP 5 no máximo. Nesse momento é a hora do time discutir com detalhes os planos de ações para cada uma das TOP 3/5 escolhidas.
Após Retro
Sempre recomendo deixar os problemas levantados e as ações definidas de alguma forma visível para o time. Colado na parede perto do board do time ou escrito em um quadro branco, o importante é que as pessoas consigam ver o andamento, e que haja uma cadencia para verificar o status das ações como por exemplo durante as dailys(Reunião diária).
Conclusão
Essa dinâmica ajuda o time a ter um maior entendimento dos problemas enxergando suas limitações, e a priorizar melhorias que estão mais próximas ao seu alcance.
E ai o que você achou? Conta para mim os resultados depois 😄
Referências
