PM兩三事：如何看待專案中的瑣事
擔任 PM 的時間雖並不長，也負責過不少大小案子，每次都期望自己能夠主導整個專案的發展走向，為專案大展長才，卻往往因為各種因素結果不如預期，除了自己真的還沒有什麼長才能展現之外（笑），客戶來個意見大翻盤自然也不用說，通常都是各式各樣的瑣事佔用了團隊的時間、打亂了原先的安排，而原本重要的事便慘遭犧牲，專案成果當然也就打了折扣。
什麼事算是瑣事？
事情有分輕重緩急，「輕重」代表重要性，判斷標準在於對專案影響程度的大小，越具有推進力或是能使品質大幅提高的事項，重要性越高；「緩急」代表急迫性，具有時效性，必須在短時間內進行並結束的事項。這兩項性質必須放在一起評估，也就是被大家廣泛使用的「艾森豪威爾法則」，將重要性(Important)做縱軸、急迫性(Urgent)做橫軸，便能分成四個類別，依據優先順序條列如下：
- 重要且急迫
- 重要但不急迫
- 不重要但急迫
- 不重要且不急迫
我們可以看到「重要但不緊急」，理論上比「不重要但急迫」更為優先，但在忙碌中經常會忘記什麼才是重要的事情，而只關注到急迫性，尤其在節奏快速的接案公司更是容易被急迫卻不是那麼重要的事情追著跑，經常忙了一整天，好像處理了很多事情，回頭看整個專案卻沒有多大的進展，而這些「不重要但急迫」的事也就是本文想要談的「瑣事」。
為什麼容易將時間花費在處理瑣事上？
一、比起重要的事，瑣事簡單且花費時間較短
假設今天有 3 件事要做，預估要完成的時間分別為 3 小時、 1 小時、 30 分鐘，我經常會先從時間較短的那項開始做起，將需要花費較多時間的項目往後安排，認為這樣會較有完整的時間著手進行需要 3 小時的事，然而電話一來、突然來個臨時討論，原本完整的時間被切碎成一段段，於是這塊 3 小時長的積木塞不進零碎的時間空格中，便只能進行時長較短的事項，這些事項通常重要性都較低，卻只因為「能夠完成」因此選擇完成。
此處的問題在於沒有考慮到事情重要性，零碎的時間雖有被利用，卻沒有用在刀口上，即使待辦清單上完成了許多事項，最重要的那幾項卻始終沒有進展，逐漸的會從「重要但不急迫」，轉移成「重要且急迫」，於是就陷入救火的忙碌當中，沒有餘力再思考如何讓專案更好。
二、作法很多，想找到一個最佳解法
有些瑣事可以解決的方法很多，於是腦袋裡不自覺就開起了「誰是最佳解決方案」會議，這一開，時間咻一下的就過去了，若有個定論那還好，就怕思考後仍沒有個結論，勉強選擇其一解法執行，做到一半又想試試另一種，一個原本可能只需要 10 分鐘能完成的事情，因未在執行前確認作法，花了 2、3 倍的時間才完成。
這個情況較會發生在出道還不到五年的 PM 身上，歷經的滄桑程度還不多，因此許多大小事件都需要花費時間去嘗試，思考出方法後，沒有足夠的判斷力抉擇該使用哪種做法，除了可多找公司資深的同事或主管討論，也可以將作法都先記錄下來，先選擇一個方式進行，記錄進行後的結果，下次再採用另一種方式，以實際操作累積經驗，至少在當下便能完成執行，推進專案。
三、應客戶要求
這項應該不需多做說明，這現象源自幾個比較常見的狀況：
- 客戶並不明白確認的事項中哪些是重要的
例如在開發過程階段提出不影響功能的文字編修，可以先說明這些文字不影響各階段的確認，先統一記錄在編修表單上，後續可再修改，將瑣事從「急迫」轉為「不急迫」，減少來回次數，可以省去不少時間，也能讓客戶專注在重要的事情上 - 客戶窗口了解這個修正不影響整體規格確認，但無法說服上級
在這個狀況，PM 需要與窗口站在同一線，詢問客戶上級的確認狀況，直接告訴客戶窗口可以怎麼跟上級說明，或是由我方來直接與上級溝通，好讓專案繼續進行下去 - PM 自身希望能回應這項期待
當評估幫客戶這一次能讓專案後續更加順利進行，比起說明我們不做的原因，不如用來建立客戶對公司的好感度，但這要適可而止，萬一寵壞客戶，會讓 PM 自己陷入裡外不是人的局面，對專案無益反傷。
別讓你的團隊被瑣事纏身
自己的時間很寶貴，團隊的時間更是。瑣事雖然能很快地處理完，卻不應該每項都被無條件的即時處理，不能有「改一下就好」的想法，讓團隊成員進行高頻率又微小的作業會大大消耗團隊的精力、耐心、與時間，其對專案成本的增加是無形且龐大的，不能只是「因為客戶這麼說」，必須盡量讓團隊進行的每件事都是方向明確而有意義，著重在重要的事情上，團隊的時間才能被有效運用。
例如有時客戶會臨時提出編修，不要馬上回報給內部，先想想這項編修影響到專案的範圍有多大（重要性）、是否需要立即修正（急迫性），並綜觀整個專案是否有其他單元也可能發生一樣的問題，與客戶一起釐清這項問題的全貌，也許就能將未來會被零散提出的問題集中在一次解決，減少與客戶的來回，確認的同時，也能先預告內部某個時間點會有這樣的編修，不會讓內部反應不及而打亂原本的排程。
小結
本文主要寫來警惕自己，一直以來都有許多派說法及理論，看著都懂，但親臨當下時卻難以實踐，期望自己在之後遇到事情，能先冷靜思考，不會只看到事情的急迫性，能同時考慮到重要性，時間有限，該如何將其都用在重要的事情上是一個很大的課題，若能認知到自己正在進行的是「要事」還是「瑣事」，會是成功的一大步吧。
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