Menjadi Lebih Baik #13
Pilah-pilih Prioritas
Kalau semuanya penting, berarti tidak ada yang penting!
Pernahkah kamu merasa bingung dengan setumpuk to-do-list yang berkepanjangan?
Tidak hanya dalam lingkup pekerjaan saja, namun juga pada rutinitas harianmu yang mungkin saja super penuh. Tidak jarang saking banyaknya hal yang (menurutmu) harus dikerjakan, ujung-ujungnya malah tidak ada satupun yang selesai dengan baik.
Hmm, kenapa, ya?
Ikuti instagram kami di @belajardesain.io untuk mendapatkan update #BelajarDesain terbaru dan bagaimana agar menjadi lebih baik — bagi diri sendiri, pekerjaan, ataupun orang lain.
Penting (important) dan Mendesak (urgent)
Apakah kamu familiar dengan kata-kata:
“Eh, asli ini penting banget. Gue butuh lo buat mulai project-nya.”
Atau ini:
“Bisa ikut meeting sekarang? Urgent.”
Bicara soal penting (important) dan mendesak (urgent), sebenarnya ada sebuah tool bernama Eisenhower Matrix yang mungkin dapat membantumu memahami kedua kata di atas. Tool ini juga berguna untuk mengenal tipe-tipe aktivitas yang dapat menentukan daftar prioritasmu.
Nah, berdasarkan matrix tersebut, ada empat jenis tipe (kuadran) yang bisa kita pelajari.
Kuadran #1 Penting & Mendesak: Lakukan Sekarang! 🏃♂️🏃♀️
Di kuadran ini biasanya berisi aktivitas yang mendesak dan apabila tidak dilakukan, akan fatal akibatnya. Kuadran ini juga memiliki efek jangka panjang.
Aktivitas dalam tipe ini biasanya berisi mengenai deadline pekerjaan atau tugas, kondisi yang tidak terduga, butuh respons cepat, dan sebagainya. Tapi, sebagian besar situasi-situasi macam ini sebenarnya bisa dicegah kalau misalkan kita merencanakannya dengan baik.
Nah, jika berbicara mengenai perencanaan, ini akan membawa kita ke kuadran selanjutnya, yaitu…
Kuadran #2 Penting & Tidak Mendesak: Rencanakan! 🗓
Kuadran 2 berisi hal-hal yang patut kamu jadwalkan dengan baik karena aktivitas-aktivitas ini sebenarnya sangat penting bagi kamu, yah, walaupun tidak mendesak, memang.
Sebagai contoh, isi kuadran ini adalah seperti menjadwalkan diri untuk berolahraga, rutin makan makanan sehat, dan tidur yang cukup. Terkesan sepele, namun efeknya juga bersifat jangka panjang. Kuadran ini seharusnya menjadi fokus kita untuk melakukannya secara rutin dan berkala.
Kuadran #3 Tidak Penting & Mendesak: Delegasikan ke orang lain 💪🏼
Yup, delegasikan hal-hal yang ada di kuadran ini kepada orang lain apabila kamu tidak bisa melakukannya.
Tanyakan pada dirimu: apakah kamu adalah seorang penanggung jawab di banyak project? Jika jawabannya ‘ya’, ada baiknya kamu mulai mendelegasikan sedikit tanggung jawabmu kepada orang lain dan mulai fokus pada tujuanmu sendiri.
Kuadran #4 Tidak Penting & Tidak Mendesak: Lupakan saja~ 👀
Hmm, sepertinya kuadran ini tidak usah terlalu banyak dibahas, ya? Lebih baik gunakan waktumu untuk melakukan hal-hal di kuadran 2 dan 1.
Lalu, selanjutnya apa?
Dari teori Eisenhower di atas, dapat diketahui bahwa sebenarnya hal-hal yang kita lakukan bisa dikelompokkan menjadi beberapa tipe (kuadran).
Nah, kalau sudah tahu mengenai penting dan mendesak tadi, selanjutnya apa, ya?
1. Tetapkan Goals
Maksud ‘goals’ di sini tidak harus sekeren rentetan daftar resolusi 2020 atau apapun itu, kok. Cukup bertanya sesimpel, "Apa targetmu hari ini?"
Maksud goals dan target di atas adalah kumpulan beberapa poin penting dan mendesak yang kamu tentukan sendiri. Efeknya bisa jangka pendek maupun panjang, tergantung situasi dan kondisi yang dihadapi olehmu. Dengan menentukan goals atau target ini, kamu bisa mengira-ngira scope aktivitas yang harus kamu tangani sendiri.
💡Tips: Buat checklist harian
Sekilas terkesan sepele, namun hal ini cukup ampuh, lho! Cukup siapkan kertas dan pulpen, tulis to-do-list, dan tempel di barang yang pasti akan kamu gunakan terus seharian (contoh: di meja kerja atau laptop). Cara ini cukup manjur untuk kamu yang mungkin suka skip atau lupa prioritas harian.
💡Tips: Sesuaikan dengan tujuan jangka panjangmu
Seperti yang tertulis di post Instagram ini, tujuan jangka panjang (contoh: tujuan tahunan) bisa diturunkan, lho, ke dalam to-do-list harianmu.
Katakanlah kamu ingin jauh lebih sehat dan bugar di 2020 ini. Nah, untuk menuju goals itu, kamu bisa menyisipkan kegiatan olahraga ke dalam to-do-list harian.
2. Cobalah untuk Berkata ‘Tidak’
Terkadang tumpukan kerjaan itu terjadi karena kita sendiri yang tidak mampu (atau bahkan tidak mau?) untuk menolak ‘tawaran’ pekerjaan itu. Di satu sisi kamu lelah, tapi sebenarnya kamu enggak enak juga untuk menolaknya.
Jangan, jangan gitu.
Kamu pasti punya tujuan dan target sendiri, kan? Coba ingat lagi Eisenhower Matrix di atas: mana sih yang penting dan mendesak? Pekerjaan mana yang sebaiknya kamu delegasikan ke orang lain?
Jangan sampai kamu kebingungan sendiri nantinya, ya :)
💡Tips: Kenali diri sendiri ❤️
Jangan saking ambisiusnya, ujung-ujungnya kamu lupa dengan limit dirimu sendiri. Dan jangan saking terlalu semangatnya, kamu list sekian banyak pekerjaan yang sebenarnya terlalu berat bagimu.
Kamu merasa bahwa list pekerjaanmu terlalu menumpuk? Cek lagi, mana yang penting dan mana yang mendesak.
Kamu terlalu lelah dengan seluruh list yang ada? Jangan-jangan sebenarnya kalau kamu tidak melakukannya pun juga tidak apa (untuk beberapa pekerjaan).
Atau mungkin, kamu terlalu berat untuk mengerjakannya sendirian? Coba untuk meminta bantuan kepada orang lain.
Yang jelas, coba kenali dan pahami diri sendiri. Cobalah untuk menyeimbangkan segala pekerjaanmu dengan kapasitas masing-masing, ya :)
3. Fokus dan konsisten
Oke, anggaplah kamu sudah membuat daftar prioritas harian yang baik: sesuai dengan target, yakin bisa diselesaikan dengan lancar, dan sesuai dengan kapasitas diri sendiri. Di daftar itu tertulis pula jadwal harian yang merupakan turunan dari target jangka panjangmu.
Ingatlah untuk fokus menjalankan list pekerjaan itu agar selesai hari ini.
Untuk jadwal rutinitas harian, ingatlah bahwa segala jenis list yang kamu rencanakan hasilnya akan lama terlihat jika kamu tidak konsisten.
Dalam pembuatan prioritas ini memang dibutuhkan komitmen yang oke dan pasti akan ada sebuah ‘pengorbanan’ yang dilakukan, sekecil apapun itu. Sebagai contoh, waktu untuk bersantai pasti akan berkurang. Waktu tidurmu juga mungkin saja berkurang kalau tujuan jangka panjangmu sangat besar.
Tapi tenang, pasti usaha tidak akan mengkhianati hasil, kok.
4. Belajar dari Pengalaman
Namanya belajar pasti tidak luput dari yang namanya kesalahan, bukan?
Hal ini berlaku juga pada saat mengatur prioritas dan goals kita. Terkadang muncul rasa overwhelmed alias kerepotan untuk memenuhi to-do-list yang sudah ditetapkan.
Tanyakan pada dirimu sendiri: Apakah hasilnya sesuai target? Apakah prosesnya melelahkan? Kesulitan apa yang muncul?
Dari proses ini, kamu akan memiliki pembelajaran sendiri dalam pengerjaan suatu hal. Nantinya, kamu akan mampu memilah dan memilih hal yang dapat di-handle dengan baik tanpa ada yang terabaikan. Dan yang pasti, goals yang kamu tetapkan di awal juga lambat laun akan terwujud ;)
Menentukan prioritas memang susah-susah gampang. Intinya, susun prioritas berdasarkan tujuanmu, sesuaikan dengan situasi dan kondisi, serta lakukan dengan konsisten. Jangan lupa untuk mengevaluasi hasil pekerjaan dari deretan list prioritas itu, lalu cobalah untuk menyesuaikan diri untuk list prioritas berikutnya.
Satu lagi, fokuslah pada hal-hal yang berdampak paling besar, paling baik, dan paling bermanfaat bagimu, ya :)
Hari ini, kamu sudah #BelajarDesain dan menjadi lebih baik tentang Pilah-pilih prioritas.
Ikuti instagram kami di @belajardesain.io untuk mendapatkan update #BelajarDesain terbaru dan bagaimana agar menjadi lebih baik — pada diri sendiri, pekerjaan, ataupun orang lain.
