Tentang desain, produktivitas, dan kreativitas.
Saat Kamu Harus Presentasi (Part 2)
Karena Menyiapkan Materi adalah Kunci
Kalau kamu pernah lihat presiden atau pemimpin-pemimpin yang pandai membawakan presentasi atau pidato, yakin deh, pasti ada tim yang khusus menyusun materinya supaya enak dan jelas untuk dibawakan.
Tapi karena kita bukan presiden, mau tak mau, tiap presentasi kita harus siapin sendiri materinya. But it’s okay! Artikel ini akan membantu bagaimana cara menyiapkan materi presentasi yang baik.
Note: Artikel ini lumayan panjang. Kamu bisa langsung scroll ke bagian paling akhir untuk membaca kesimpulannya.
Ikuti instagram kami di @belajardesain.io untuk mendapatkan update #BelajarDesain terbaru dan bagaimana agar menjadi lebih baik — bagi diri sendiri, pekerjaan, ataupun orang lain.
Artikel Menghadapi Presentasi ini terdiri dari tiga bagian. Bagian pertama akan membahas tentang apa yang harus dilakukan pertama kali saat ditunjuk presentasi. Bagian kedua membahas bagaimana cara menyiapkan materi yang baik, dan bagian ketiga, adalah tips saat kita sedang membawakannya.
Baca artikel Presentasi bagian pertama:
Sebelum kita mulai menyusun materi…
Biasanya isi pikiran kita selalu dipenuhi oleh bayangan tentang bagaimana presentasi akan berdampak pada diri kita kedepannya.
“Duh gimana ya nanti kalau pas presentasi gue lupa mau ngomong apa? Malu banget dong nanti!”
“Kalau nanti presentasi berhasil, apa gue bakal banyak dikenal orang? Apa jabatan gue bakal naik?”
Tapi berapa banyak yang berpikir, apa sih dampak presentasi kita pada audience?
Presentasi itu bukan tentang apa benefit buat kita, tapi apa benefitnya buat orang yang mendengarnya!
Ketika presentasi selesai dan audiens keluar ruangan, harus ada sesuatu yang mereka bawa, entah ide, gagasan, atau bahkan sekedar info. Jangan sampai, kamu mengakhiri presentasi dengan isi yang menggantung dan meninggalkan pertanyaan di kepala audiens.
Satu hal yang membedakan antara presentasi yang mantap dan biasa-biasa aja, adalah seberapa jelas pesan di materi kamu bisa tersampaikan.
Untuk itu, tips-tips dibawah ini bisa langsung kamu terapkan dalam menyusun materi presentasi.
Tips #1 — Mulailah dari Akhir
Ngga ada yang lebih menyebalkan daripada meladeni obrolan yang ngga ada arahnya. Sama halnya dengan presentasi yang ngga jelas tujuannya.
Untuk itulah, sebelum kamu mulai bikin materi, tentukan dulu hal ini:
Di akhir presentasi, saya mau audiens paham bahwa……”
Kamu mau audiensmu ini dapat apa setelah keluar ngedengerin presentasimu? Ngerti cara pakai basic photoshop? Paham gimana cara menjadi kaya dengan mudah? Bisa mengaplikasikan metode research kualitatif?Jangan sampai mereka tidak mendapatkan apa-apa dari presentasimu.
Oh ya! Pastikan juga kamu mengkomunikasikan goal mu secara eksplisit di awal presentasi.
Justru dengan memberi tahu tujuan akhir mu kepada audiens di awal, mereka ngga perlu lagi menerka-nerka maksud presentasimu apaan, dan bisa lebih fokus dalam memperhatikan materi yang kamu bawakan.
Contoh penerapannya:
“Semua yang hadir disini, begitu Anda keluar dari ruangan ini, Anda akan tahu bagaimana caranya keluar dari kemiskinan , dan bisa membeli Ferari dalam waktu 3 tahun saja!”
Di sisi lain, kamu pasti bisa menyusun materimu lebih mudah karena udah kebayang kira-kira mau ngomongin apa aja.
Tips #2 — Potong Jadi Beberapa Bagian
Pernah ngga, kamu makan kue ulang tahun tanpa dipotong terlebih dahulu?
Kalaupun kamu beneran pernah, pasti rasanya ngga’ seenak kalau dipotong jadi bagian-bagian kecil. Malah kamu bakal ngerasa muak dan kesulitan menelannya. Intinya kamu ngga bisa menikmatinya deh.
Sama halnya dengan presentasi. Agar materi mu mudah dilahap oleh otak audiens, kamu perlu membagi-bagi kontennya menjadi beberapa bagian kecil. Selain mudah dipahami, hal ini untuk menghindari rasa penat saat menyimak presentasimu.
Apapun topiknya, kamu bisa membagi materi presentasimu jadi tiga bagian besar seperti ini:
Bagian Awal — WHY?
“Kenapa gue harus tau topik ini? Apa untungnya buat hidup gue?
Bagian awal presentasi harus berisi dua hal:
Yang pertama adalah memberi tahu, apa benefitnya buat audiens yang mendengarkan. Karena bagaimanapun, mereka yang mendengarkan kamu adalah orang-orang yang udah memberikan waktunya, bahkan uang!
Maka pastikan mereka tahu sedari awal, apa yang bakal mereka dapatkan dengan mendengarkan presentasimu.
Ini adalah bagian yang tepat dimana kamu bisa mengkomunikasikan goal presentasimu, seperti di singgung di Tips #1.
Yang kedua adalah bagaimana kamu bisa membuat audiens penasaran untuk tahu lebih lanjut tentang presentasimu. Terutama jika tema yang kamu angkat lumayan “pasaran”. Nah, gimana tuh caranya supaya audiens yakin kalo materimu itu sesutu yang beda dari yang lain.
Bagian Tengah— WHAT?
Ini adalah bagian terpanjang dari materi presentasi. Bisa kamu isi dengan informasi apapun, fakta, definisi, sejarah, data-data grafik, atau apapun selama masih mendukung pesan yang kamu bawa.
Biasanya disini kamu bakal tergoda buat membeberkan semua hal yang kamu tahu. Dan biasanya juga disini audiens mulai kehilangan fokus dan merasa bosan mendengar apa yang kamu bawain.
Karena itu, kemampuan kamu membawakan materi, baik gesture, intonasi, & konten dalam slide sangat berpengaruh disini.
Baca juga artikel ini sebagai referensi:
Intinya adalah, pastikan semua informasi masih memiliki benang merah, sehingga membentuk fondasi untuk materi di bagian akhir, yaitu HOW.
Bagian Akhir — HOW?
Ini dia, bagian terpenting dari presentasi yang suka terlewatkan. Bagian terakhir ini adalah jawaban dari pertanyaan di kepala audiens “Ok, terus gue harus bagaimana?”.
Setelah disuguhkan berbagai informasi tadi, harus ada konklusi yang jelas, apa yang harus dilakukan selanjutnya. Apakah sesuatu yang bisa dipraktekkan sama audiens, atau hanya sekedar informasi.
Kalau kamu tidak menyertakan bagian ini di presentasimu, maka ngga usah heran kalau audiens akan ngerasa kurang puas, karena mereka “digantungin” begitu aja.
Dengan menggunakan metode WHY-WHAT-HOW, kamu telah membuat alur presentasi yang mudah diikuti, terstruktur, dan lengkap isinya!
Contoh Pengaplikasian WHY-WHAT-HOW
Misalkan kamu mau mempresentasikan sebuah produk Multi-Level-Marketing, bisa banget kamu praktekan metode ini.
Note: Ini cuma contoh bahwa metode ini bisa digunakan untuk membawakan materi apa saja, bahkan yang paling absurd sekalipun.
Goal
Supaya audiens bersemangat untuk jadi kaya dan ikut bergabung MLM saya.WHY
- Kenapa harus susah-susah bekerja dengan penghasilan kecil, kalau ada cara mudah untuk jadi kaya raya?
- Kenapa bertahun-tahun kerja, tetap ngga bisa beli Ferrari?WHAT
- Apa sih definisi kaya itu?
- Apa yang dimaksud dengan penghasilan pasif?
- Apa sih yang dimaksud dengan bisnis MLM?
- Apa sih bedanya sama kerja biasa?
- Apa saja yang bisa kamu dapat kalau bergabung?HOW
- Join MLM ini, bayar pendaftaran
- Cari teman buat ikutan bisnis ini sebagai bawahanmu
- Ikutan beli produknya
- Ikutan gathering untuk mendapatkan networking
- Beli CD motivasinya dan dengarkan tiap hari
Tips #3 — “Bungkus” Dengan Pembukaan dan Penutup
Nah ini... Percaya atau tidak, satu hal yang paling menentukan keberhasilan presentasimu justru ditentukan dari bagaimana caramu memulai presentasi.
Mau sebagus dan selengkap apapun materi presentasimu, terkadang bisa aja menjadi sia-sia kalau kamu ngga bisa mendapatkan hati dan atensi para audiens dari bagian awal. Sebaliknya, dengan pembukaan yang baik, mau bagaimanapun gajebo-nya materi presentasimu, audiens pasti bakal memperhatikan kok!
Sedangkan penutup, penting digunakan untuk merangkum kembali poin-poin penting dari slide kamu, karena ngga semuanya ingat apa yang sudah kamu jelaskan.
Pembukaan dan penutup memang memerlukan effort lumayan untuk menyusunnya, karena itu akan dibahas di artikel berikutnya yah!
Tips #4 —Buat Batas Waktu Bicara (Time-Boxing)
Berapa lama idealnya waktu untuk presentasi? 20 menit? 30 menit?
Kalau kamu suka menonton presentasi acara TED, perhatikan deh bahwa ngga’ ada pembicara yang melakukan presentasi lebih dari 20 menit.
Hal itu dilakukan karena memang otak manusia hanya dapat memberikan fokus sekitar 10–13 menit untuk memperhatikan suatu topik. Setelah itu, perlahan tingkat fokusnya akan terus menurun.
Karena itulah, penting banget untuk membuat semacam “batas” untuk menentukan berapa lama kamu berbicara untuk tiap bagiannya.
Contoh pengaplikasian:
Kamu diberikan waktu untuk presentasi selama 30 menit. Bagaimana ya cara mengatur waktu nya?
Ada dua catatan penting soal “time-boxing” ini:
Pertama, kamu harus disiplin dengan batas waktu yang telah kamu buat. Boleh lah kelebihan/ kekurangan satu atau dua menit, tapi usahain banget jangan.
Kedua, kamu boleh banget memberitahukan secara eksplisit berapa lama kamu bakal berbicara.
Contoh penerapannya:
“Baiklah semua, sekarang selama sepuluh menit kedepan, saya akan berbicara tentang apa sih, yang dimaksud dengan konsep kekayaan itu. Kemudian sepuluh menit sisanya akan saya jelaskan bagaimana caranya Anda bisa menjadi kaya raya tanpa harus bekerja keras!”
Tapi kalau bisa sih, jangan sampai 30 menit juga presentasinya yah!
Tips #5—Slide Simple-Simple Aja
Banyak banget presentasi yang harusnya bisa menarik, justru jadi berantakan gara-gara slide yang menggunakan terlalu banyak teks, kecil-kecil pula ukurannya.
Akibatnya si pembicara dan audiens jadi sama-sama membaca tulisan di slide, perhatian bakal teralihkan, fokus ke pembicara hilang, dan presentasi pun gagal, ambyar!
Slide materi adalah hal sekunder dalam melakukan presentasi. Artinya hanya sebagai media penunjang kamu untuk berbicara. Tidak perlu berlebihan secara visual dalam mempersiapkannya.
Karena sebenarnya, perhatian audiens seharusnya berpusat kepada kamu sebagi pembicara, bukan pada slide yang kamu sampaikan.
Contoh paling oke adalah presentasinya Steve Jobs. Coba perhatikan bagaimana simpelnya slide yang ia bawakan.
Ingat, slide hanya sebagai penunjang dalam menyampaikan idemu. Asal idenya tersampaikan, tanpa perlu dilayout ala majalah sebenarnya sudah cukup.
Beberapa hal yang bisa dipraktekkan dalam membuat slide.
- Gunakan visual atau teks besar sebagai fokus dalam tiap slide.
- Jangan kebanyakan menggunakan teks, ngga ada bahkan lebih ok.
- Kalaupun terpaksa ada tulisan, pastikan ngga sampai lima baris.
- Ngga perlu terlalu original dalam ngedesain layout. Coba cari “Slide Deck Presentation” di Google atau Dribbble buat referensi.
- Pakai font family Sans (font yang tidak berkait) karena dari lebih mudah dibaca dari jauh.
- Jangan gunakan warna yang kontrasnya berlebihan. Hindari warna kuning karena bakal sulit terlihat jika menggunakan projector.
- Bermain aman. Hati-hati dengan memasukkan video atau gif berlebihan dalam slide. Jika ada video siapkan file aslinya selain sekedar ditempel kedalam slide.
- Selalu siapkan format PDF dari slide presentasimu. Kita ngga tau kalau komputer yang jalanin slidemu punya powerpoint/ keynote atau ngga.
Kalau masih ngga kebayang gimana komposisi slide yang baik, kamu bisa membayangkan slide kamu seperti layout buku cerita anak-anak.
Tips #6 —Tentukan Judul Setelah Kerangka Selesai
Ini dia penyebab macetnya progress bikin materi. Banyak yang belum jadi apa-apa udah mikirin judulnya apa, padahal kontennya sendiri masih mengawang-awang.
Karena itu, lebih baik buat goalnya dahulu, bikin kerangkanya, baru deh kamu bakal lebih punya banyak ide kira-kira mau dikasih judul apa presentasimu itu.
Gunakan kalimat metafora dan clickbait agar membuat penasaran. Misalnya, kita lanjutkan dari contoh kerangka yang udah dibuat diatas soal MLM. Contohnya:
“Menjadi Tajir Melintir tanpa Banyak Mikir” atau
“Punya Ferrari sedari Dini? Bisa!”
Rangkuman
Yes, bikin materi memang hal yang paling melelahkan dari presentasi. Ngga’ cuma waktu dan tenaga, kadang sambil bikin pun kamu harus bayangin nanti kira-kira pas tampil seperti apa membawakannya. Tapi yakin deh, kalau semua akan terbayar manis di akhir.
Jadi intinya, enam tips bikin dalam menyiapkan presentasi:
🎯 Mulai dari akhir. Pikirin dulu goal presentasi ini buat apa ke audiens.
🍰 Potong jadi beberapa bagian (WHY-WHAT-HOW) supaya lebih berstruktur, punya alur, dan lebih mudah dicerna.
Why: Alasan kenapa audiens perlu mendengarkanmu
What: Apa sih konteks permasalahanmu
Why: Konklusinya bagaimana, apa yang harus audiens lakukan
🤝 Pikirkan pembukaan dan penutup dari presentasimu, ingat impresi pertama itu penting!
⏱️ Batasi waktu bicaramu, fokus audiens terbatas di 10–13 menit aja.
📽️ Slide hanyalah pendukung presentasi. Ngga perlu bikin desain yang super estetik. Simple aja, yang penting jelas.
📰 Tentukan judul terakhir setelah kerangkanya jadi.
Kalau semua beres, sekarang bersiaplah untuk menghadapi bagian paling seru dari presentasi, yaitu tampil! Nantikan tipsnya di artikel berikutnya!
Sumber:
- Ted Talks: The Official TED Guide to Public Speaking by Chris Anderson
- Talk Like Ted by Carmine Gallo
- The 7 Habits of Highly Effective People by Stephen R. Covey
- Pengalaman sendiri dan pengamatan ke presentasi di berbagai conference
Hari ini, kamu sudah #BelajarDesain dan menjadi lebih baik tentang Saat Kamu Harus Presentasi (part 2)
Ikuti instagram kami di @belajardesain.io untuk mendapatkan update #BelajarDesain terbaru dan bagaimana agar menjadi lebih baik — bagi diri sendiri, pekerjaan, ataupun orang lain.
