Atenção: o ano já começou! Como está a produtividade em sua empresa?

Diz-se que no Brasil o ano só começa, de fato, após o Carnaval. Planos pensados para 2017 acabam sendo postergados e a produtividade das empresas, impactada nesse período de feriados e festividades.

Para garantir o sucesso, é preciso buscar a otimização da produtividade das equipes, a fim de que a sua empresa não apenas gere resultados, mas gere resultados com rapidez e gastando o mínimo de recursos possível.

Quer saber como? A seguir, confira nossas dicas!

Fonte: LinkedIn

Trabalhar muito não é sinônimo de produzir muito

Um equívoco comum no ambiente de trabalho é pensar que quanto mais horas de trabalho, maior será a produtividade. Isso não poderia estar mais longe da realidade.

Conforme estudo sobre produtividade mundial feito pela The Conference Board, o Brasil tem a pior relação de produção desde a década de 1950. Um funcionário americano produz US$ 119 mil por ano. No Brasil, é preciso quatro pessoas para gerarem o mesmo valor. Outra pesquisa demonstra que, embora no Brasil a jornada média de trabalho seja de 44 horas semanais, a produtividade do brasileiro é considerada quatro vezes menor do que a dos profissionais alemães, que trabalham seis horas a menos.

Por mais que muita gente ainda pense que há uma relação indiscutível entre tempo em local de trabalho com a produtividade, como vimos, é preciso quebrar esse paradigma. É preciso repensar as formas de mensuração de desempenho, ter clareza de onde se quer chegar e otimizar o tempo de trabalho com ações que promovam maior produtividade e utilização mais qualitativa do tempo laboral.

Dicas para aumentar a sua produtividade e a de sua equipe

• Utilize mapas mentais: o mapa mental é uma metodologia simples para organizar suas informações de forma prática, gerando um diagrama de ideias que pode ser facilmente compreendido e que auxilia no seu processo de formulação de insights. Há diversos aplicativos como o Mind Meister, Mind Note, Free Mind e XMind que podem auxiliá-lo nessa tarefa.
• Faça uma coisa de cada vez: ao contrário do que se imaginava, ser multitarefa não é algo produtivo em qualquer contexto. Um estudo apontou que tentar realizar diversas tarefas ao mesmo tempo pode fazer com que sejamos 40% menos produtivos.
• Crie hábitos produtivos: tenha uma rotina quando chegar na empresa de realizar primeiro o que for prioritário, por exemplo. Assim, você garante sua produtividade e evita a procrastinação.
• Organize seu dia seguinte: antes de sair do trabalho ou mesmo antes de dormir, organize as prioridades do dia seguinte. Esse hábito ajudará a deixá-lo mais focado para lidar com os desafios do próximo dia.

Enfrentando e eliminando as causas de baixo rendimento

Não basta se organizar, é preciso valorizar o tempo que todos temos para fazer com que um incremento de produtividade seja alcançado com sucesso. Isso envolve identificar os elementos que comprometem o desenvolvimento da equipe e combatê-los com disciplina e profissionalismo.

A procrastinação se manifesta na falta de compromisso com as tarefas que acabam sendo empurradas para depois (atrapalhando o andamento de todo o processo), no uso de redes sociais e conversas paralelas em horário de trabalho e até mesmo na falta de organização pessoal. Tais práticas devem ser minimizadas para dar lugar a atividades que promovam uma otimização na produtividade.

Auxiliar sua equipe a desenvolver capacidades e comportamentos mais produtivos também é importante. De acordo com a avaliação do autor e especialista Travis Bradberry, entre as atitudes dos profissionais altamente produtivos estão resolver problemas por completo assim que eles surgem, não sair da empresa sem planejar as atividades do dia seguinte, a delegação de tarefas, a resiliência, fazer uma tarefa por vez (segundo um estudo, tentar realizar diversas tarefas ao mesmo tempo pode fazer com que se seja 40% menos produtivo), saber dizer ‘não’ e fazer uso estratégico do e-mail.

Realizar uma pesquisa de clima com sua equipe, a fim de identificar os fatores que estão favorecendo uma redução no engajamento e na produtividade dos colaboradores também é fundamental para combater o baixo rendimento organizacional.

A importância de investir em produtividade ao inovar

Para sobreviver aos períodos de crise e de mudanças do mercado e da concorrência, é preciso inovar. Realizar projetos de inovação é um processo que consome recursos humanos e financeiros, e tem uma chance de falhar em seu objetivo. Descobrir quais decisões podem levar a projetos bem-sucedidos ou ser apenas desperdício de recursos é fundamental.

Ter uma equipe enxuta e produtiva e um planejamento inteligente faz com que os projetos de inovação da empresa sejam guiados, e mais ágeis e econômicos em caso de falhas. Ao inovar, é importante errar de forma rápida e sem gastar muito, o que é essencial para o aprendizado contínuo.

Ser produtivo ajuda também no momento de testar e gerar novas variáveis para o projeto de inovação. Isso faz com que a etapa de teste e prototipação tenha melhor qualidade e seja clara e transparente em seu objetivo.

Ferramentas e soluções integradas para aumento de produtividade

Ferramentas web disponíveis gratuitamente podem ser úteis para organizar os processos e otimizar a produtividade da equipe.

Serviços como o Asana, Slack e Trello podem ser utilizados tanto individualmente quanto em conjunto, centralizando toda a comunicação e o controle de tarefas. Os aplicativos contam com convergência e atualização em tempo real em todos os dispositivos, como tablets, smartphones e laptops.

Algumas ferramentas permitem, inclusive, maior integração entre as soluções já utilizadas pela empresa, como é o caso do Zapier, que integra suas soluções por meio de gatilhos e automatização de processos. Sempre que um documento for atualizado no Planilhas Google, por exemplo, o Zapier pode fazer com que o usuário seja alertado no Gmail, ou fazer com que o arquivo seja baixado diretamente em uma pasta do Dropbox.

É preciso estar sempre atento ao que está disponível para a sua empresa e como essas soluções podem impactar na produtividade de seus colaboradores.

Auxiliando equipes de alta performance a desenvolverem sua produtividade

Buscar opções e métodos para aumentar a produtividade de suas equipes faz parte da liderança focada em seus colaboradores se tornarem parte de equipes de alta performance, que alcançaram um nível elevado de comprometimento e alinhamento entre si, sendo altamente engajadas e eficientes na resolução de problemas e geração de inovação.

Equipes de alta performance são fruto de lideranças que focam na melhoria constante de performance e aprendizado. E para manterem-se otimizadas, precisam de ferramentas que possam organizar e potencializar suas habilidades.

Nós, da Bemind, trabalhamos com soluções digitais feitas sob medida para que sua empresa desenvolva e mantenha equipes de alta performance comprometidas e produtivas.

Você ficou com alguma dúvida sobre o tema? Tem alguma dica adicional? Deixe sua mensagem nos comentários!