GovLab Arnsberg. Für interdisziplinäre und gemeinsame Lösungsfindung
In das Aufgabenfeld der Bezirksregierung Arnsberg fallen zahlreiche Verwaltungsvorgänge, vom Zuwendungsbescheid bis zum Planfeststellungsverfahren. Bei der Bearbeitung haben die Mitarbeiter*innen natürlich mit Daten, Office-Anwendungen wie Word und Excel, der Zusammenarbeit mit Kolleg*innen oder Bürger*innen sowie Kommunen zu tun. Zu diesen vier (häufigen) Themengebieten bietet das GovLab daher „Macher.Werkstätten“ für die Mitarbeiter*innen der Behörde an. Dezernate können mit konkreten Problemstellungen in die Werkstatt kommen und mit Unterstützung des GovLabs an besseren Lösungen arbeiten. Beispielsweise können Excel-Dateien optimiert, smarte Dokumente und Vorlagen erstellt oder neue Besprechungsformate ausprobiert werden.
Da anfangen, wo der Schuh drückt
Nutzer*innen des Projekts sind zunächst unsere Mitarbeiter*innen. Wir haben festgestellt, dass die Themen Daten, Office-Anwendungen, Besprechungen und Serviceorientierung häufig „Painpoints“ der Mitarbeiter*innen sind. Aus diesen “Painpoints” entsteht dann oft etwas Innovatives. Es fehlt hier oft an Kenntnis und Kontakt zu einer „Community of Practice“, um diese Themen zu verbessern. Mittelbar profitieren die Bürger*innen und gleichzeitig die Mitarbeiter*innen im Haus von besseren Infos und schnellen Vorgängen.
Die Werkstätten mit den Mitarbeiter*innen dauern in der Regel 4 Stunden (plus 1 Tag Vor- und Nachbereitung)und versprechen, direkt an ihren Problemen zu arbeiten, Arbeitsprozesse zu verschlanken und gleichzeitig kostbare Zeit am Arbeitsplatz einzusparen. Dabei gibt das GovLab Hilfestellungen. Die Mitarbeiter*innen können dann auf konkrete Verbesserungen blicken und lernen, wie sie mit Servicedesign-Methoden konzentriert arbeiten und echte Veränderungen für ihre Arbeitsplätze schaffen können.
Und die Bürger profitieren natürlich auch
Auf der anderen Seite befinden sich die Bürger*innen, die u.a. von den verschlankten Arbeitsprozessen profitieren und z.B. Hilfe bei der Antragstellung durch einen Chatbot erhalten.
Sie stehen im Mittelpunkt sowohl in der Definition des Problems als auch bei der Bearbeitung und dem „Erlernen“ neuer Vorgehensweisen. Der Begriff Service Design sagt es ja schon: Service wird geschaffen bzw. kreiert. In unseren Fällen für die Bürger*innen und unsere Mitarbeiter*innen.
Was dabei rauskommt, wenn wir Handwerker, Informatiker, Juristen und Verwaltungsleute an einen Tisch bringen? Das wissen wir nicht. Aber eines wissen wir genau: Die Chancen für neue Ideen stehen gut!
Nachgefragt bei Antonia Steinhausen und Jona Bialowons vom GovLab.
Wozu braucht es ein Labor wie das GovLab?
Um mithalten zu können. Die Verwaltung muss auch zukünftig verlässlich, bürger*innenfreundlich und zielgerichtet handeln. Im GovLab werden innovative Technologien, Arbeitsweisen und Prozesse in der Verwaltung erprobt. Das hat eine wirkungsvolle Gestaltung der Verwaltung von Morgen und Übermorgen zur Folge.
Wieso haben Sie entschieden mit dem GovLab nach „Innen“ zu arbeiten und sich nicht direkt an externe NutzerInnen zu wenden?
Wir möchten vorerst die Digitalisierung in der Behörde vorantreiben, das heißt wir möchten die Mitarbeiter*innen dabei unterstützen, ihre Arbeitsplätze so einfach wie möglich verwalten zu können. Auf der anderen Seite werden in den verschiedenen Bereichen unserer Behörde gleich die Bürger*innen als Kunden in Prozesse eingeschlossen, da sie unmittelbar z.B. von der Antragstellung von Förderungen betroffen sind.Da wir ein vielfältiges Haus sind, haben die Bürger*innen oft Kontakt in verschiedensten Bereichen und man versucht Arbeitsprozesse zu vereinfachen und Bürgerfreundlichkeit herzustellen.
Welche Kompetenzen, die jetzt fehlen und die Mitarbeiter*innen jetzt erlernen, müssen sie demnächst mit in die Arbeit in einer zukunftsfähigen Verwaltung bringen und wie kann Verwaltung das gewährleisten?
Der Computer spielt eine sehr große Rolle in der heutigen Zeit. Auch lebensältere Kolleg*innen, die bisher nichts mit der digitalen Welt zu tun hatten, müssen sich an die digitale Arbeit gewöhnen. Da wird noch einiges mit Papier abgearbeitet. In der Behörde muss den Mitarbeiter*innen die Angst vor Neuem genommen werden, sie müssen frühzeitig ins Boot geholt werden. Wir erklären neue Dinge, so dass erst gar keine Angst aufkommen kann. Dies kann durch Video-Tutorials auf einer gemeinsamen Plattform erfolgen.
Inwiefern spielt das Thema Digitalisierung in den Laboren eine Rolle?
Das Thema Digitalisierung spielt eine große Rolle in unserem Labor. Wenn wir unser GovLab als modernen Raum betrachten, so sind wir schon sehr gut ausgestattet. Ein anliegendes Bild zeigt es. Hier können sich alle Mitarbeiter*innen anmelden, ihre konkreten Probleme schildern und gemeinsam kann an Lösungen gearbeitet werden. Weiter spielt Digitalisierung zum Beispiel in der Optimierung von Prozessen eine Rolle, da wir versuchen diese schneller und einfacher zu gestalten.
Wie stellen Sie ihr (erlerntes) Wissen anderen zur Verfügung?
Wir bieten in der Behörde auch immer Workshops an oder Mitarbeiter*innen kommen auf uns zu und sehen Hilferufe in ihren Abteilungen. So können wir auch Mikro-Workshops anbieten, z.B. „Wie erstelle ich einen Serienbrief?“.
Was war oder ist die größte (unerwartete, auch interne) Herausforderung?
Man muss die Mitarbeiter*innen begeistern, d.h. motivieren, zeigen wo Dinge an ihren Arbeitsplätzen vereinfacht werden können. Das Wichtigste ist eine hohe Akzeptanz der Mitarbeiter*innen zu erlangen, etwas zu verändern bzw. zu vereinfachen. Dies erfordert oft Erklärungsarbeit.
Und worauf sind Sie besonders stolz?
Bereits in der ersten Woche haben wir Anmeldungen für 10 Werkstätten bekommen und ich freue mich sehr darüber, dass die Management-Ebene das Projekt voll unterstützt und den nötigen Freiraum einräumt. Im vergangenen Jahr haben über 30 Werkstätten stattgefunden. Auch in diesem Jahr möchten wir die Macher-Werkstätten erneut auf den Plan rufen. Leider ist die Leitungsstelle derzeit unbesetzt, aber wir werden es in nächster Zeit in die Wege leiten.
Was würden Sie beim nächsten Mal anders machen?
Spontan fällt uns nichts ein. Da unser Motto „einfach machen“ lautet, so fangen wir mit Lösungsfindung in den Workshops in kleinen Schritten an. Fehler sind absolut erlaubt. Man kann auch mal einen Schritt zurückgehen, wenn man merkt, dass man nicht weiterkommt. Die Labor-Ergebnisse müssen auch nicht 100-Prozent sein, 80 Prozent reichen schon aus, um ein gutes Ergebnis oder eine gute Lösung zu erzielen.
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AnsprechpartnerIn
Antonia Steinhausen
Jona Bialowons
govlab@bra.nrw.de
Bezirksregierung Arnsberg
https://www.bezreg-arnsberg.nrw.de/govlab/
