Die zentrale Heimplatzanmeldung.
Ein Formular, eine Anmeldung -
alle Heime sind informiert.
Wer in Konstanz bisher für Angehörige einen Heimplatz anmelden wollte, wurde in ein bürokratisches Hamsterrad geschickt. Für jedes Wunschheim musste ein Formular mit den gleichen Informationen ausgefüllt werden. Im Falle der 12 in Konstanz zur Verfügung stehenden Heime bedeutete das 12 Formulare und gegebenenfalls die Kontaktaufnahme durch 12 verschiedenen Heime. Bis zu dieser Rückmeldung haben Angehörige keinerlei Informationen über den aktuellen Status ihrer Anmeldung.
Auch für die Pflegeheime war der administrative Aufwand groß, sowohl im Fall der Anmeldung wie auch bspw. bei der Änderung der Daten zum Pflegegrad von Betroffenen. Die Pflegeheime mussten alle schriftlich eingegangenen Anmeldungen verwalten und hatten keinerlei Informationen darüber, ob die Betroffenen tatsächlich noch Bedarf oder bereits einen anderen Heimplatz erhalten haben.
Der Mensch steht wieder im Mittelpunkt.
Mit der zentralen, digitalen Heimplatzanmeldung müssen sich die Betroffenen jetzt nur einmal anmelden und können sich für die gewünschten Heime per Mausklick registrieren. Nun ist es möglich, alle Angaben im Nachgang zu ändern, Daten zu aktualisieren und den aktuellen Status der Anmeldung abzurufen. Die Pflegeheime sind untereinander besser abgestimmt und können relevante Information über die Kommentarfunktion der Plattform mit den anderen Heimen teilen.
Jedes Heim hat eine eigene zentrale Warteliste. Das erleichtert den Gesamtprozess für alle Beteiligten, schafft Übersicht und reduziert den administrativen Aufwand, wodurch die Mitarbeiter sich wieder mehr den Bewohnern der Heime widmen können.
Ein oftmals unangenehmer und mit Zeitdruck verbundener Vorgang, der in Präsenz evtl. mehrfach durchlaufen werden musste, kann nun nur einmal in der vertrauten Umgebung zu Hause ohne Termindruck in aller Ruhe durchgeführt werden. Nach ersten Rückmeldungen reduziert sich die Arbeitszeit bei der Sachbearbeitung in den Heimen. Diese Zeit steht dem Heimpersonal wieder zur Betreuung der Bewohner:innen zur Verfügung. Die Möglichkeit, sich um einen Heimplatz zu bemühen, wurde um eine smarte, digitale Variante erweitert.
Es ist für jeden was dabei.
Nutzer:innen der Zentralen Heimplatzanmeldung sind die Bürger:innen der Stadt Konstanz, pflegende Angehörige, gesetzliche Betreuer, aber auch die professionellen Dienste und Einrichtungen. Das Projekt wurde mit den elf ortsansässigen Pflegeheimen und einem Pflegeheim im Landkreis Konstanz umgesetzt.
Die Beschäftigten in den jeweiligen Heimen stellen gleichfalls eine nicht unwesentliche Nutzer:innengruppe der Heimplatzanmeldung dar. Sie profitieren wesentlich von einer transparenten Darstellung sämtlicher aktiver Anmeldungen der in Konstanz befindlichen Heimen. Die Prozesse für die Abwicklung der Belegung der Heimplätze sind maßgeblich vereinfacht und der bisher von Hand betriebene Aufwand für die Abstimmung der Heime untereinander, massiv reduziert worden.
Ansatz und Umsetzung
Unser Ansinnen war stets eine nutzerzentrierte Anwendung zu schaffen. Wir begannen im 4. Quartal 2019 mit dem Projekt, wurden dann aber zu Beginn 2020 in unserem geplanten Vorhaben, gerade im Bereich der Nutzertests massiv ausgebremst — ab März 2020 fuhr unsere Verwaltung für 3 Monate in den Lockdown. Wir bezogen daher die Nutzer:innentests auf das Personal der Heime und die Abteilung Altenhilfe, Praktikantinnen des Studiengangs „Public Management“ und Beschäftigte der bamero AG, dem technischen Dienstleister. Die Erkenntnisse aus diesen Nutzertests ließen wir in die Entwicklung der Anwendung einfließen. Bisherige Rückmeldungen der Bürger:innen, die die Zentrale Heimplatzanmeldung genutzt haben, bestätigen, dass wir für die Version 1.0 wohl sehr gute Arbeit geleistet haben. Gerade in Zeiten von Corona sind die Menschen sehr froh darüber, dass für diese Leistung eine persönliche Anwesenheit in den Heimen nicht mehr erforderlich ist.
Das Wichtigste in Kürze
Initiierende Stelle:
Stadtverwaltung Konstanz
Sozial- und Jugendamt Abteilung Altenhilfe in Konstanz
Umgesetzt für:
Stadt Konstanz
Ebene:
Kommune
Team:
Alfred Kaufmann, Leiter Sozial- und Jugendamt, Initiator
Marianne Stumpf Sozial- und Jugendamt, Projektverantwortliche
Siegfried Ehrlinspiel, CIO der Stadt Konstanz und Unterstützer
bamero AG, Entwicklung Front- und Backend
Dauer
Von der ersten Idee (2019) bis zum GoLive (2020) ist ein Jahr vergangen.
Budget
Die Anwendung kostete bisher 52.000,-€.
Nachgefragt bei Siegfried Ehrlinspiel
Worauf sind Sie besonders stolz?
Stolz sind wir darauf, dass uns eine einfach zu bedienende Anwendung gelungen ist, die den Betroffenen, sowie ihren Angehörigen in einer Zeit der seelischen Belastung enorm unterstützt und hilft, mit einer schwierigen, familiären Situation in vertrauter Umgebung umgehen zu können. Der Nutzen wurde durch Corona noch immens verstärkt.
Als größte Errungenschaft sehen wir es, dass durch unser Tun (wir machen das jetzt „einfach“, auch wenn keine Personalressourcen vorhanden sind), eine Anwendung in relativ kurzer Zeit entstanden ist, die für unsere Bürgerinnen und Bürger, sowie den Heimleitungen und der Abteilung Altenhilfe einen enormen Mehrwert bringt. Es handelt sich, nach unseren Recherchen, bundesweit um die erste Anwendung dieser Art.
Was genau hat den Anstoß zur Umsetzung gegeben?
Unsere Senioren und Seniorinnen in Konstanz, organisiert über den Stadtseniorenrat, kam mit dem Wunsch nach einem Online-Verfahren für die Heimplatzanmeldung auf das Sozial- und Jugendamt zu. Unser Stadtseniorenrat bietet in deren Räumlichkeiten nicht nur Raum zum Austausch und der Pflege von sozialen Kontakten, sondern bietet auch Kurse für den Umgang mit IT und Internet an.
Wie stellen Sie ihr (erlerntes) Wissen zu Innovationsprozessen anderen zur Verfügung?
Aktuell ist die Stadt Konstanz in verschiedenen Förderprogrammen aufgenommen. Unter anderem das vom Bund geförderte Programm „PRIME“, in welchem neben den Universitäten Bayreuth, Frankfurt a.M. und Konstanz, auch die Fa. Bamero AG Projektpartner ist. Im Rahmen dieses Programms wird eine Datenbank entwickelt, welche die künftige Arbeit in der Erhebung der Prozesse mit Schwachstellen enorm vereinfachen wird. In diese Entwicklung fließen natürlich unsere Erkenntnisse mit ein, des Weiteren sind wir gerne im Rahmen von Interviews und Anfragen bereit, unsere Kenntnisse weiterzugeben.
Was war die größte (unerwartete) Herausforderung?
Ganz klar Corona. Plötzlich Lockdown, Maske, Abstands- und Hygieneregeln. Dadurch wurde es uns enorm erschwert, Nutzertests und Abstimmungen nicht in Präsenz sondern per Videositzung zu treffen.
Was würden Sie beim nächsten Mal anders machen?
Das kommt darauf an. Ich hätte beim nächsten Mal gerne entsprechende, interne Personalressourcen, auf die dauerhaft zugegriffen werden könnte. Mit zu erduldenden Personalwechsel ging Fachkenntnis und Investition in Schulung für die Betreuung des Verfahrens leider verloren und musste anderweitig sichergestellt werden.
Welchen Vorgang gehen Sie als nächstes an?
Aktuell binden wir zwei neue Personen in dem Bereich der Prozessdigitalisierung ein. Dann erfolgt in unserer Verwaltung gerade die Umsetzung der Idee eines zentralen Amtes in welchem IT und Digitalisierung zusammengefasst werden soll. Hierdurch sind wir in der Umsetzung neuer Prozesse erst einmal ausgebremst, da wir die 2 verlustig gegangenen Stellen noch nicht integriert haben und auch noch nicht genau wissen, wo wir uns in 2–3 Monaten wiederfinden werden.
Was würden Sie anderen Behörden raten, die sich aufmachen einen ähnlichen Prozess wie Sie anzugehen?
Das Rad nicht zwingend neu erfinden wollen, von den Erfahrungen und Erkenntnissen anderer profitieren und nachfragen. Die Stadt Konstanz wie auch die bamero AG stehen hierfür gerne zur Verfügung.
Glauben Sie, dass das gleiche oder ein ähnliches Ergebnis mit anderen Mitteln hätte erreicht werden können? Mit welchen?
Ich denke, dass es aktuell keine geeignetere Maßnahme als das Internet und webbasierte Anwendung für diesen Fall gibt.
Welche neuen Kompetenzen wurden eventuell erlernt und welche neuen Kompetenzen benötigt „Verwaltung“ in der Zukunft?
Sicherlich hat die bamero AG gelernt, was alles in einem Prozess für die Heimplatzanmeldung zu beachten ist und die Kolleginnen und Kollegen aus der Privatwirtschaft staunten oft über die Vielfältigkeit der Tätigkeit und die Motivation der Kolleginnen und Kollegen im öffentlichen Dienst.
Wir von der IT haben sicherlich gelernt, wie wichtig es ist, die Betroffenen, ob Bürger oder Beschäftigte in den Heimen oder bei der Altenhilfeberatung mit abzuholen. Sei es durch Nutzer:innentests oder im Vorfeld bei der Aufnahme der Prozesse. Wird hier geschlampt, wird das Projekt kein Erfolg, da nur mit der Nutzung der Betroffenen das Verfahren zum Fliegen kommt.
Ansprechpartner
Siegfried Ehrlinspiel
Personal- und Organisationsamt
Untere Laube 24
78462 Konstanz
Mehr Informationen unter
https://www.heimplatzanmeldung.de
info@heimplatzanmeldung.de
+49 7531 58 455–0
Falls Interesse am Erklärvideo vorliegt, wenden Sie sich bitte an
Florian Kurz von der bamero AG.
