Un taller Beta 100% digital
Una guía para realizar tus encuentros virtuales
La incertidumbre que ya estaba presente en la forma de hacer negocios hace varios años, se intensificó ante la llegada del COVID-19 y hoy se apodera de todos sin importar cargos, generación, estatus, religión o país en el que vivimos. Es por eso que esta situación, aún más que antes, nos demanda una tremenda capacidad de adaptación de equipos y organizaciones, como también nuevas miradas y una apertura a explorar modelos diferentes a la hora de gestionar nuestros proyectos.
Entendiendo la situación global que estamos viviendo, creemos que Beta puede ser una herramienta que potencie iniciativas, proyectos, y emprendimientos que estén intentando aportar soluciones al desafío COVID y no queremos que el aislamiento se convierta en un obstáculo. Es por eso que a continuación vamos a compartir, desde el aprendizaje de la comunidad, una guía para realizar talleres Beta en digital.
¿Con qué herramienta conectarnos? A continuación describimos qué herramienta recomendamos usar y algunas buenas prácticas para lograr una experiencia similar con los participantes que en un taller presencial.
De las herramientas disponibles que venimos probando, Zoom sigue siendo la plataforma ideal para encontrarnos y convocar al grupo de personas interesados en participar de nuestro taller Beta en digital. Así como un encuentro físico, a través de pantallas también podemos trabajar y coordinar para que una idea encuentre su rumbo.
Las reglas de juego para todos los participantes durante la reunión a través de estas herramientas digitales son claves para que los encuentros se desarrollen de manera óptima.
Algunas reglas que recomendamos son:
- Mantener el micrófono apagado cuando no estés hablando.
- En caso de tener un aporte, comentario o pregunta, canalizarlo primeramente a través del chat y el facilitador lo tendrá en cuenta, o simplemente mediante la opción de Zoom de “levantar la mano”.
- Prender la cámara durante los espacios de preguntas, reflexiones o dinámicas puede construir la confianza del espacio y facilitar la empatía entre los participantes, para talleres de Beta Cards es recomendable prender la cámara en todo momento para dinamizar las conversaciones.
- En caso de ausentarse unos minutos durante la videollamada por algún motivo, recomendamos apagar tanto el micrófono como la cámara durante ese lapso.
- Salas para grupos pequeños: zoom cuenta con una opción que te permite dividir la reunión en grupos pequeños, ideales para desarrollar un taller colectivo, donde cada grupo puede trabajar o debatir sobre algún punto en particular. Dependiendo de cómo esté pensado el encuentro, el host puede decidir si asignar a los participantes a las salas de forma aleatoria o manual. Como También puede ir recorriendo las distintas salas para observar cómo va el proceso e ir aclarando dudas, o simplemente reasignar a los participantes en cualquier momento. (Obs: por defecto no está habilitada esa opción. Hay que hacerlo en la configuración siguiendo estos pasos)
¿Qué pasa con lo lúdico?
Como de manera digital no podemos interactuar con las tarjetas físicas, a continuación mostramos una herramienta que permite desarrollar el taller de una forma más fácil y poder lograr utilizar las tarjetas de manera digital.
Para contar con la experiencia visual y lúdica que plantean las tarjetas en un formato presencial, estamos explorando Miro para que el contenido de las tarjetas puedan verse durante las reuniones digitales. Esta herramienta cuenta con su versión gratuita con limitaciones y su versión paga con mayores funciones. Para una breve introducción de su uso se puede consultar este video.
Pusimos una disposición de la comunidad una cuenta paga cuyo acceso lo damos por medio del canal de comunicación principal de la misma. @Gisse se encargó de crear el template con todas las tarjetas.
Pasos para utilizar Miro en tu taller digital de Beta:
Paso 1: Loguearse con la cuenta habilitada.
Paso 2: Crear el tablero en el lugar correcto.
Paso 3: Seleccionar el template con todas las tarjetas cargadas.
Paso 4: ¡Realizar el proceso! A veces tarda unos segundos en cargar todo el contenido pero luego de eso ya queda todo listo para hacer el taller.
3. Herramientas complementarias
Intrínsecamente, Beta cuenta con una serie de herramientas digitales que hacen que hacen de la experiencia sea más completa y le aporte un valor agregado para el usuario. En el caso de hacer el taller de manera digital, sugerimos potenciar el uso de algunas de ellas:
- Presentación: nos ayuda a iniciar el taller de forma correcta, para presentar la metodología de Beta, las reglas de juego y presentarse como facilitadores. Además, es muy práctico para hacerlo en zoom. (Recomendamos seguir todos los pasos e introducción que se muestra en la presentación)
- Resumen final: el uso del resumen le brindará a los participantes un entregable estándar de lo que fueron trabajando de su idea durante el taller con solo cargar la info en un formulario.
- Evaluación: sostener la evaluación en la versión digital va a permitir medirte con el cliente en ese proceso.
Como todos, desde Beta estamos reinventando formatos, explorando el uso de nuevas herramientas, y buscando adaptar todo lo que esté a nuestro alcance en pos de nuestro propósito: Emprender más fácil.
Este es el momento de apoyarnos, colaborar y de enriquecernos unos a otros como facilitadores de procesos de innovación, más aún en contextos como el actual. El mundo nos necesita y nosotros estamos acá para ayudarte.
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- Artículo redactado por Belén Varela con la colaboración de Hermes González, Rodrigo Weiberlen, Liz González, Gonzalo Recalde y Gisse Peralta.
