Wie Du deine Mailflut bewältigst, indem du bessere Mails schreibst (die maximal 5 Sätze lang sind)

​​Wir kennen das alle: Überfüllte Postfächer, die nur noch nerven und uns von der Arbeit abhalten. Gemäss einer Studie haben 2018 knapp 4 Milliarden Menschen zusammen täglich 262 Milliarden E-Mails verschickt.

Doch warum entsteht eine E-Mail-Flut?

Am leichtesten erklärt sich das, wenn wir uns “Das Email Chit Chat”-Spiel anschauen, das jeder von uns mal gespielt hat.

Du emailst Deiner Kollegin Nina eine Frage:

…Sie antwortet mit einer kryptischen Antwort…

…die du prompt mit einer Nachfrage konterst….

…daraufhin schreibt dir Nina, dass Sie es nicht genau weiss und du bitte bei einer anderen Abteilung nachfragen solltest…

…daraufhin fragst du sie, ob sie einen Ansprechpartner hätte…

…worauf Sie dann den Namen zurückmailt….

…Du schreibst dem neuen Kontakt mit Nina in cc deine Anfrage und bekommst eine Abwesenheitsnotiz, auf der kein Vertreter vermerkt ist….

1 Frage = 6 Mails

Wow, eine einfache Frage, die jetzt 6 Mails produziert hat und euch netto eine halbe Stunde gekostet hat. Brutto umso mehr, da mit jeder Unterbrechung auch eure Aufmerksamkeit unterbrochen wird und so eure Produktivität sinkt.

So leicht entsteht eine Flut von E-Mails:

Indem Fragen nicht ausreichend beim ersten Mal beantwortet, Aussagen missverstanden werden oder einsilbige Rückfragen erfolgen, jagt eine E-Mail die nächste.

Eine Methode der Mailflut zu entgehen, besteht darin weniger E-Mails zu schreiben und stattdessen zum Hörer zu greifen oder konsequenter mit Workspace Collaborations Tools wie Slack oder Microsoft Teams zu arbeiten.

Eine andere Methode besteht darin bessere, produktivere E-Mails zu schreiben.

Hier sind 7 Tipps, die helfen!

1 — Die 5 Sätze Regel

Die Fünf-Sätze-Regel ist eine persönliche Richtlinie, nach der alle E-Mails unabhängig vom Empfänger oder Betreff fünf oder weniger Sätze umfassen. Der Vorteil dieser Regel liegt darin, dass wir gezwungen werden, uns sehr genau auszudrücken und nicht in “Schwafel” zu verfallen, indem wir unstrukturiert den Gedanken freien Lauf lassen und nicht zum Punkt kommen (“Stream of of Consciousness”).

2 — Die Betreffzeile enthält bereits Eckdaten und Kategorie

Nutze die Betreffzeile, indem du konkrete Sätze schreibst und füge ein CTA ein in eckigen Klammern: [ACTION], [FYI], [FOLLOW UP]. 
Es darf gerne ein Satz sein, der bereits ein paar W-Fragen (Wer, Wie, Was, Wo, bis Wann) enthält.
Dadurch wird für dich die Zielsetzung der E-Mail klarer, während der Empfänger sofort die Dringlichkeit einordnen kann.

3 — Schreibe den Grund Deiner E-Mail direkt in der ersten Zeile

Aus deinem ersten Satz sollte der Kontext deiner Mail hervorgehen, bei dem du deine Anfrage direkt aussprichst. Bei langen E-Mails wie zu organisatorischen Änderungen, Projekt-Updates und Statusreports empfiehlt sich eine kurze Zusammenfassung bevor der Anhang folgt. Im Militär gibt es dafür das Akronym BLUF — Bottom Line Up Front, im Businesskontext hat sich tl;dr — too long didn’t read etabliert. Dabei platzierst du gleich zu Beginn den Kern deiner E-Mail.

4 — Antizipiere alle W-Fragen, die aus deiner E-Mail entstehen könnten und beantworte Sie im voraus

Es bietet sich an, vor jeder E-Mail die Frage zu stellen: «Was möchte ich mit dieser E-Mail erreichen?» und welche Fragen muss ich vorab in meiner E-Mail beantworten, damit ich die gewünschte Antwort erhalte?
Hier bietet es sich an mit «Wenn…, dann…»-Formulierungen zu arbeiten.

5 — Schreib am Ende deiner E-Mail einen Call-to-Action und die next Steps.

Am besten schliesst du deine E-Mail mit einem Call-to-Action ab.
Beispielsweise solltest du formulieren, was für eine Antwort du bis wann erwartest. Keinesfalls sollte die E-Mail dabei mit offenen Fragen beendet werden. Stattdessen empfiehlt sich bereits einen Lösungsvorschlag auf deine Anfrage zu formulieren. Das können auch die nächsten Schritte eines Prozesses sein. («Wenn du mit meinem Vorschlag einverstanden bist, werde ich dich zu unserem nächsten Teammeeting am 28.1.2019 einladen, damit du uns das Konzept präsentieren kannst.»)

6 — Formale Anforderungen

— Unterteile lange Mails in zwei Teile: Summary, Long Read.

— Füge visuelle Elemente ein, um komplexe Sachverhalte zu veranschaulichen (Screenshots).

— Vermeide Abkürzungen.

— Lies die E-Mail vor dem Absenden einmal durch. Wenn Sie wichtig ist zweimal :) Lies die Mail deiner Kollegen gut bevor Du antwortest. Gerade wenn dein Kollege sich an die Regel haltet, dann steht schon die Antwort, die Du suchst. So kannst Du präzise zurückfragen oder zum Hörer greifen.

— Benutze Absendeverzögerung, um last minute Änderungen vornehmen zu können («Sorry, Anhang vergessen»)

— Antworte auf Fragen direkt in der vorherigen E-Mail (in einer anderen Farbe, fett gedruckt etc.)

7 — Vorsicht mit “cc”. Es ist ein carbon copy und kein CoverMyAss

Überlege dir gut, wer das Mail benötig und wer nicht. cc heisst carbon copy und nicht CoverMyAss. Verzichte konsequent auf CoverMyAss und nimm Leute raus wenn sie für die aktuelle Diskussion nicht relevant sind. Das mag sie stören, aber langfristig hilft es ihnen zu fokussieren.

Fazit

Im Gegensatz zu persönlichen Gesprächen haben wir bei emails “nur” die persönlichen Sprache als Ausdrucksmittel zur Verfügung. Zum einen müssen wir immer gut abwägen, wann eine email überhaupt sinnvoll ist und zum anderen müssen wir mit unserer Sprache achtsam und gewissenhaft umgehen, um unsere Botschaften beim Empfänger unmissverständlich zu platzieren.

Der englische Schriftsteller und Sprachforscher Samuel Johnson auf den Punkt:

Wie immer hat Winston Churchill das letzte Wort (Auch wenn dieses Zitat wie immer nicht von Ihm ist).