İki Katı İşi Yarı Zamanda Yapma Sanatı: Scrum

İş süreçlerini ve yönetimsel süreçleri iyileştirmek amacıyla Dr. Jeff Sutherland’ın geliştirdiği Scrum, kitabının ilk sayfalarında şöyle ifade ediliyor: “Scrum geçmişin katı kuralları olan yukarıdan aşağıya doğru emredici bir proje yönetim metodolojilerinden radikal bir şekilde farklıdır.”

Bu yazımda J.J.Sutherland’ın İki Katı İşi Yarı Zamanda Yapma Sanatı: Scrum isimli kitabından aldığım notlarımı ve kitapla ilgili yorumlarımı aktarıyorum. Keyifli okumalar dilerim.

Kitapta en çok dikkatimi çeken nokta bürokratik ve geleneksel metotların terk edilirken; disiplinin halen kendini koruyor olması oldu. Ama disiplin deyince aklımıza katı ve sert kurallar gelmesin, öz disiplin çok daha açıklayıcı bir kavram olacaktır.

Dr. Jeff Sutherland Scrum’ı başka bir düşünce biçimine geçilmesi olarak ifade ediyor. Sutherland için yeni düşünce biçiminin inşası, sistemlere getirilen farkındalık üzerine başlıyor:

“Sadece insanların çabalarının organize edilmesinde yeni bir yönteme ihtiyacımız olduğunun farkında vardım.”

Yakın zamanda gözlemleme imkanı bulduğum bir kurumda uzun saatler boyunca çalışan mühendisler vardı. Hatta öyle bir duruma gelmişlerdi ki projeleri yetiştirebilmek adına günlerce, evet gerçekten günlerce, evlerine gidemiyorlar ve kurumda uyumak zorunda kalıyorlardı…

Scrum’ı okumadan önce çalışma aşklarından dolayı onları içimden tebrik etmiştim. Fakat kitabı okuduktan sonra buğunun ardındaki silik “gerçekleri” gördüm. Mühendisler işini seviyor olabilirdi; ama yönetim ve sistem noktasında kesinlikle bir problem vardı.

Örneklerle Scrum

11 Eylül Saldırısı Örneği

İletişim her alanda çok önemlidir. Doğru iletişim ise her şeyden önemli. Scrum’da iletişimin iş süreçlerindeki önemi çok çarpıcı bir örnekle aktarılıyor.

9/11 olarak bildiğimiz 11 Eylül saldırıları El-Kaide’nin Birleşik Devletler’de düzenlediği dört koordineli terör saldırısı dizisidir ve resmi kayıtlara 2.996 kişinin saldırıda hayatını kaybettiği geçmiştir. Böylesine çirkin bir terör saldırısının ardından güvenlik açıkları çokça tartışılan bir konu olarak süregelmiştir.

“Anlattığı şey, hepimizin kendimizi içine gömülü bulduğumuz sistemin yaratıkları olduğumuz.”

Tartışmalar sonunda 11 Eylül Komisyonu kuruluyor ve Komisyon saldırının neden önlenemediğine dair bir araştırma yapıyor. Araştırma sonucundaki raporda şu ifadelere yer veriliyor: “FBI’ın bilgi sistemlerinin zayıf durumu, bir analistin bilgiye erişiminin bilginin bulunduğu operasyonel birim ya da timlerdeki bireylerle bireylerle olan kişisel ilişkilerine dayandığı anlamına gelmekteydi.”

Öyle gözüküyor ki sistemler sıkı bürokratik süreçlerle işlevsiz hale geliyor. Scrum’ın en önemli özelliği, uygulandığı sisteme yenilik getirmesi. Korku kültürünün hakim olduğu bir ortamda, geleneksel sistemlerin giderek işlevsiz hale gelmesi her bakımdan israfa yol açabiliyor. Sutherland bu durumu “FBI ne bildiğini tam olarak bilme yeteneğinden yoksundu.” şeklinde ifade ediyor.

Fosforlu Kalemlerle Süslenmiş Planlar

Pek çoğumuz renkli, fosforlu kalemlerle mükemmel olduğunu düşündüğümüz planlar hazırlamışızdır. Ama çok geçmeden, o belki de saatlerce yazıp çizdiğimiz planın, çoğuna uyamadığımızı da görmüşüzdür. Kitapta çalışma şeklinin verimsiz olması ve kullanılan Şelale Metodu’nun hiçbir işe yaramamasıyla ilgili kısmı okurken aklıma öğrencilik hayatımda saatlerce planlar yapıp sonrasında defteri kapatıp bir daha açmadığım zamanlar geldi… Sutherland konuyu kitapta şöyle ifade ediyor:

“Güzel bir şekilde hazırlanmış bu şık plan bir kez gerçekle karşılaştığında hemen dağılır… Eğer bir tutarsızlık varsa sorun şemalarda değil; gerçekliğin kendisindedir.”

Mantık dışı planların uygulanabilecekmiş gibi davranılması sonunda zaman ve emek kaybı getiriyor.

Spor Müsabakaları

Spor karşılaşmalarını çok fazla izleyen biri değilim; fakat bir dönem rakiplerini teker teker eleyerek büyük başarılara imza atan Filelinin Sultanları evimizin baş köşesinde hep misafirimiz olurdu. O zamanlar küçüktüm, fakat şuan bu harika takım çalışmalarını yönetim ve liderlik kavramlarıyla eşleştirebiliyorum.

“Sadece bir kez iyi olmayın., sürekli olarak daha iyi olun. Her zaman geliştirecek bir şeylerin arayışında olun. Her zaman geliştirecek bir şeylerin arayışında olun. Asla bulunduğunuz seviyede kalmayın. Bulunduğunuz yere gelmeniz, daha fazla ilerleme sağlayıp sağlayamayacağınıza yönelik deneyler icat etmektir.”

Sutherland, Scrum uygulamalarında Sprint noktasından bahsediyor. Sprint, bu sistemin olmazsa olmazıdır. Çünkü Sprint ismi verilen bu küçük molalarda ekip üyeleri bir araya gelerek neler yaptıklarını anlatıyorlar ve bir problem var ise bunun nereden kaynaklandığını çözmeye çalışıyorlar.

Toyota’nın başarılı olmasının sebeplerinden biri bu modeli çok iyi uygulamaları. Üretim aşamasında bir yerde sorun olduğu zaman tüm ekip üyeleri orada toplanır ve sistemi durdurup sorunu çözmeye çalışırlar. Burada amaç, kişileri bulup onları ayıplamak ya da eleştirmek değil; sadece sorunu bir an evvel çözmektir. Çünkü ürün son aşamaya geldiğinde geriye dönüp sorunu düzeltmek çok daha zordur. Kitapta bu konuyla ilgili somut verilere de yer veriliyor.

Ben de Toyota’nın sistemini okuduktan sonra voleybol maçlarındaki molaları Sprint anlarına benzettim. Hızlı, efektif, kısıtlı bir zamanda sorunu çözmeye yönelik gerçekleştirilen molalar… Tıpkı iş yerinde oradan oraya koştururken zamanı efektif kullanmak adına bir çırpıda bitirilmesi gereken toplantılara benziyor. Sonrasında problemin çözülüp “zafer” ilanı dört gözle bekleniyor. Bu bir galibiyet müjdesi de olabilir bir projenin sorunsuz tamamlanmasının ardından gelen coşku da…

Bireyleri Değil Sistemi Suçlayın

Çoğunlukla bireylerin yanlışlarını bulup onları suçlama eğilimindeyizdir. Takımın başarısız olmasının sebebi içlerindeki sorumluluk almayan kişidir. Kitapta bunun ne kadar yanlış olduğu örneklerle vurgulanıyor. Toplum olarak da sistemi değiştirmekten ziyade bireylerin yetersiz olduğu, pozisyona uygun olmadığı, işini iyi yapamadığı düşünülür ilk olarak ve tüm başarısızlıklar bireysel sorunlara indirgenir. Halbuki başarısız olan bireyler değil; sistemlerdir. Okulda başarısız olduğunda çocuğunu suçlayan ebeveynden kötü giden aile hayatındaki sorunlu anne babaya kadar suçlu bireylerdir. Halbuki suçlu çocuğun neden başarısız olduğunun ardına düşmeyen eğitim sistemindedir.

Sorun, sistemde olabilir.