Productividad sin estrés: organiza tus tareas
Cuando no planificamos nuestras tareas, ya sea la noche previa o con una semana de anticipación, a veces solo toma un abrir y cerrar de ojos para percatarnos de que se han acumulado y ahora tenemos mil pendientes encima.
Procrastinación
Antes solía pensar que el estrés me hacía más productiva. ¿Cuántos de nosotros no hemos experimentado esa sensación de tener mil tareas encima, estresarnos y luego completarlas rápidamente, solo para decir después: ‘¡Oh, puedo trabajar bajo presión!’? Sin embargo, me di cuenta de que esto era simplemente el resultado de mi constante procrastinación, lo cual no siempre es beneficioso ya que aumenta los niveles de tensión.
Procrastinar, el arte de dejar un asunto para mañana, aplazarlo de manera frecuente. También implica la dificultad para empezar y comprometerse con las tareas.
Cuando la procrastinación se convierte en un hábito arraigado, alcanzamos el nivel de procrastinadores profesionales, y es entonces cuando pueden surgir problemas más serios en nuestra vida laboral y personal. Desde posponer citas médicas hasta dejar tareas importantes para el último minuto, este hábito puede tener profundas raíces en nuestros procesos de memoria y atención. Cuando se combina con trastornos como el déficit de atención o la ansiedad, su impacto puede ser aún más pronunciado.
Estrés
No confundas el estrés momentáneo con convertirlo en una parte constante de tu vida cotidiana. Mientras que el estrés ocasional es natural y puede ser manejable, permitir que se convierta en una presencia constante puede tener consecuencias negativas para tu salud física y mental en el largo plazo; existen dos condiciones que podemos experimentar, eustrés y distrés.
La diferencia entre estos dos tipos de estrés radica en su caracterización, que recibe connotaciones tanto positivas como negativas. Por un lado, el eustrés se asocia con situaciones que, aunque generan nerviosismo, no sobrepasan los límites y pueden ser percibidas como positivas, como un examen o un desafío. En contraste, el distrés está relacionado con situaciones extremas y puede manifestarse sin un motivo aparente, desencadenando episodios de ansiedad.
¿Esto nos vuelve productivos? El eustrés, al ser percibido como positivo, puede motivarnos a afrontar desafíos y mejorar nuestro rendimiento. Nos impulsa a concentrarnos, tomar decisiones y actuar de manera eficiente para superar obstáculos. Sin embargo, el distrés puede tener el efecto contrario, ya que puede generar preocupación, ansiedad y dificultades para concentrarnos, lo que puede disminuir nuestra productividad.
Momento de planear
Metodología SMART
Suena técnico, lo sé, pero es más sencillo de lo que parece. Pese a ser algo “metodológico”, únicamente se basa en definir nuestros objetivos; SMART plantea que debemos ser Específicos, Medibles, Alcanzables, Realistas y con una Duración Limitada; es como si se trazara un pequeño camino que te ilustrará el plazo de tiempo que necesitas y los elementos para alcanzar tu meta.
Vamos a ponerlo en práctica;
- Objetivos específicos:
Tenemos que ser concretos, asegúrate que tus metas vayan vinculadas al trabajo que estés realizando; puede ser algo simple como “leer diariamente”.
- Objetivos medibles:
Esto representa cómo nos daremos cuenta de que efectivamente lo logramos. Puede ser un cambio porcentual, un número específico u otro indicador. Siguiendo el mismo ejemplo del libro: ‘leer diariamente 5 páginas’.
- Objetivos alcanzables:
Es importante ser realistas. Aquí surge la pregunta: ¿realmente está dentro de mis capacidades o alcances el poder hacerlo? En el mismo ejemplo, sería destinar 20 minutos de nuestro tiempo libre.
- Objetivos realistas:
Es muy similar a los objetivos alcanzables, mismo que nos facilite crear una estratégia para hacerlo. En el mismo ejemplo, sería comprar un libro o leer un PDF.
- Duración:
Necesitamos un plazo de tiempo, para crear una rutina, y efectivamente dejar de procrastinar. Aquí definiremos fechas límites. “Comprar un libro para leer diariamente 5 páginas durante 1 mes”
Te darás cuenta de que lo lograste si, para el final del mes, has leído en promedio de 150 a 153 páginas. Lo mismo puede suceder con tus tareas en el trabajo, ya sea rellenar informes o hacer llamadas. Tienes que aplicar el método SMART.
Llevar una agenda
- Establece tus metas y prioridades:
Antes de llenar tu agenda, identifica tus objetivos principales y las tareas más importantes que debes realizar. Esto te ayudará a enfocarte en lo que realmente importa.
- Utiliza una agenda física o digital:
Elige el formato que mejor se adapte a tus necesidades y preferencias. Puedes optar por una agenda de papel tradicional o utilizar aplicaciones y herramientas digitales para gestionar tu tiempo.
- Programa tus actividades:
Dedica un tiempo al principio de cada semana para planificar tus actividades. Utiliza bloques de tiempo específicos para cada tarea y sé realista sobre cuánto tiempo te tomará completarlas.
- Prioriza tus tareas:
Identifica las tareas más importantes y urgentes y dales prioridad en tu agenda. Deja espacio para imprevistos y tareas urgentes que puedan surgir durante el día.
- Establece recordatorios:
Utiliza recordatorios o alarmas para asegurarte de completar tus tareas a tiempo. Esto te ayudará a mantenerte organizado y cumplir con tus compromisos.
- Revisa y ajusta tu agenda:
Revisa tu agenda regularmente para asegurarte de que estás cumpliendo con tus compromisos y ajusta tu planificación según sea necesario. No tengas miedo de hacer cambios si surge algo inesperado.
- Practica la disciplina:
Mantén la disciplina y la consistencia en el seguimiento de tu agenda. Cumple con los horarios establecidos y evita posponer las tareas importantes.
