ง่ายๆ กับการอนุมัติรายจ่ายใน BillBox
สำหรับการทำธุรกิจ กระแสเงินสด (Cashflow) นั้นเป็นสิ่งสำคัญ ดังนั้นการควบคุมกระแสเงินสดที่เข้าออกในธุรกิจนั้น จึงเป็นสิ่งชี้วัดความสำเร็จของธุรกิจ
ซึ่งการบริหารกระแสเงินสดนั้น คือการรักษาสมดุลระหว่างรายได้จากเงินสดที่เข้ามา และรายจ่ายจากเงินที่ต้องทำจ่ายไป ให้อยู่ในสถานะเงินสดไม่ขาดมือ เพื่อรองรับสถานการณ์พลิกผันทางธุรกิจ
ดังนั้นการเรียกดูกระแสเงินสด ทั้งขาเข้า และขาออกได้ ผ่านทางระบบดิจิทัล จึงทำให้เรารักษาสมดุลของกระแสเงินสดได้อย่างเหมาะสม
ด้วย BillBox Application เราสามารถกำหนด กระบวนการทำงาน สำหรับการอนุมัติเอกสารเพื่อทำจ่ายได้อย่างง่ายดาย
.
หลังจากสมัครสมาชิก และเพิ่มธุรกิจในระบบแล้ว เราสามารถเริ่มกระบวนการอนุมัติรายจ่ายด้วย BillBox ง่ายๆ ดังนี้
- login เข้าไปใน BillBox Application โดยผ่านลิงค์นี้
2. กรอก อีเมล์ ที่ใช้สมัคร และรหัสผ่าน แล้วกดปุ่ม “เข้าสู่ระบบ”
3. เมื่อเข้าสู่ระบบแล้ว เราสามารถเลือกธุรกิจที่เราจะเข้าไปออกใบแจ้งหนี้ได้
(หรือเราจะสร้างธุรกิจใหม่เพิ่มเติมก็ได้ ในกรณีมีบริษัท หรือสาขาใหม่)
4. เมื่อเข้ามา ระบบจะแสดงภาพรวมการออกใบแจ้งหนี้ ซึ่งเราสามารถเลือกสถานะต่างๆที่เราจะติดตามได้
5. เลือก “ตั้งค่า” แล้วเลือก “จัดการสมาชิก” ซึ่งหน้าจอนี้ เราสามารถเพิ่มพนักงานในบริษัทของเรา เพื่อให้กรอกเอกสารทำเรื่องเบิกจ่ายได้
6. ทำการเพิ่มพนักงานในบริษัท โดยเลือก “เพิ่มสมาชิก”
7. กรอกอีเมล์ขอสมาชิกที่เพิ่ม แล้วเลือก “ส่งคำเชิญ” ซึ่งระบบจะส่งคำเชิญเข้าไปหาผู้ใช้งานในอีเมล์
8. จากนั้นจึงแจ้งให้ พนักงานเข้าไปตรวจสอบ Email เพื่อทำการ ยืนยันการเข้าร่วมบริษัท ด้วยการกดปุ่ม “เริ่มใช้งาน”
9. หลังจากผู้ใช้กด “เริ่มใช้งาน” แล้วจะเห็นชื่อสมาชิกในหน้า ตั้งค่า — จัดการสมาชิก
10. จากนั้นจึงเลือกปุ่ม “…” ที่ด้านขวา ของสมาชิกเพื่อกำหนดสิทธิ์
11. จากนั้นจะพบ เมนู แล้วเลือก “กำหนดสิทธิ์” เพื่อเริ่มกำหนดสิทธิ์ผู้ใช้งาน
12. เลือกสิทธิ์การใช้งานได้ตามตำแหน่งของพนักงาน ซึ่งโดยปกติแล้ว สมาชิกทุกท่านจะสามารถสร้างรายการรับวางบิลได้อยู่แล้ว และทำการ “ยืนยัน”
13. จากนั้นเราจะเริ่มทำการสร้างรายการอนุมัติรายจ่าย (รับวางบิล) กัน โดยเลือกไปที่ “การซื้อ (รับวางบิล)”
14. จะแสดงหน้ารายการซื้อ จากนั้นเลือก “เพิ่มรายการซื้อ”
15. ระบบจะแสดงหน้าจอรับวางบิล
16. จากนั้นจึงกรอกข้อมูลรับวางบิล
17. จากนั้นจึงเริ่มกรอกรายละเอียดการรับวางบิล
(ซึ่งสามารถเลือก “อัปโหลดไฟล์” เพื่อแนบเอกสารอื่นๆ เช่น ใบแจ้งหนี้, ใบส่งมอบงาน เข้าไปในระบบได้)
18. จากนั้นจึงเลือก “เพิ่มรายการซื้อ” เพื่อส่งไปอนุมัติ
19. ซึ่งหากเรามีสิทธิ์เป็น “อนุมัติการรับวางบิล” แล้ว เราจะสามารถเลือกอนุมัติรายการรับวางบิลนั้นได้
20. เมื่ออนุมัติแล้ว จึงให้สมาชิกที่มีสิทธิ์ “เตรียมชำระการรับวางบิล” มาทำการทำเรื่องจ่ายเงินเมื่อถึงวันครบกำหนด
21. เมื่อเราทำการ “ยืนยันการเตรียมชำระ” และ “ยืนยันการชำระ” แล้ว เป็นอันว่าการรับวางบิลนั้นเสร็จสิ้น
