ง่ายๆ กับการออกบิลใน BillBox
สำหรับธุรกิจยุคดิจิทัล ที่เน้นความรวดเร็ว และความสะดวกสบายนั้น เป็นปัจจัยสำคัญในการช่วงชิงความได้เปรียบทางธุรกิจ ดังนั้นการออกบิล หรือใบแจ้งหนี้ ที่ปรับตัวตามยุคสมัยให้รวดเร็ว และสะดวกนั้น ทำให้ความหมายของบิลนั้นเปลี่ยนไป
จากเดิมที่ใบแจ้งหนี้ เป็นเพียงแค่เอกสารสำหรับยืนยันการเรียกเก็บเงินนั้น แต่ในปัจจุบันกลับเปลี่ยนไป ใบแจ้งหนี้ในปัจจุบัน ปรับเปลี่ยนตัวเองไปเป็น “เครื่องอำนวยความสะดวก” สำหรับการชำระ และการกระทบยอดเพื่อช่วยให้ผู้ออกใบแจ้งหนี้นั้น ได้รับเงินได้รวดเร็ว พร้อมทั้งสะดวกสำหรับการยืนยันยอดการชำระ พร้อมทั้งกระทบยอด และจัดเตรียมเอกสารสำหรับการลงบัญชี
ด้วย BillBox Application เราสามารถปรับเปลี่ยนรูปแบบการออกใบแจ้งหนี้ ให้รวดเร็ว และสะดวกทั้งผู้ส่ง และผู้ชำระได้อย่างไร เรามาดูขั้นตอนการออกใบแจ้งหนี้กัน
.
หลังจากสมัครสมาชิก และเพิ่มธุรกิจในระบบแล้ว เราสามารถเริ่มใช้งาน BillBox ง่ายๆ ดังนี้
- login เข้าไปใน BillBox Application โดยผ่านลิงค์นี้
2. กรอก อีเมล์ ที่ใช้สมัคร และรหัสผ่าน แล้วกดปุ่ม “เข้าสู่ระบบ”
3. เมื่อเข้าสู่ระบบแล้ว เราสามารถเลือกธุรกิจที่เราจะเข้าไปออกใบแจ้งหนี้ได้
(หรือเราจะสร้างธุรกิจใหม่เพิ่มเติมก็ได้ ในกรณีมีบริษัท หรือสาขาใหม่)
4. เมื่อเข้ามา ระบบจะแสดงภาพรวมการออกใบแจ้งหนี้ ซึ่งเราสามารถเลือกสถานะต่างๆที่เราจะติดตามได้
5. เลือก “สร้างใบแจ้งหนี้”
6. เลือก “สร้างใบแจ้งหนี้” ในหัวข้อ “ส่งบิลทั่วไป”
7. จากนั้นระบบจะให้กรอกข้อมูลลูกค้า ที่เราจะส่งใบแจ้งหนี้ให้
8. ซึ่งหากเป็นลูกค้าที่เรา “เคย” ส่งใบแจ้งหนี้ไปแล้ว เมื่อเราพิมพ์ข้อมูลชื่อบริษัท หรือเลขประจำตัวผู้เสียภาษี ระบบจะเสนอข้อมูลที่เคยกรอกไปให้เลือก
9. หากเลือกแล้วระบบจะ Autofill ข้อมูลที่เหลือทั้งหมด
10. หรือเราจะเลือกกรอกข้อมูลบริษัทใหม่ๆ ที่เรายังไม่เคยสร้างในระบบก็ได้
11. แล้วเมื่อกรอกถึง “ตำบล” ระบบจะนำเสนอ ข้อมูลอำเภอ และจังหวัดให้เลือกอัตโนมัติ
12. เมื่อกรอกข้อมูลบริษัทลูกค้าที่จะวางบิลแล้ว เราก็สามารถกรอกรายละเอียดการวางบิล และข้อมูลอื่นๆได้
13. พร้อมทั้งเลือกช่องทางการจำระเงิน ที่เราต้องการได้
(โดยหากช่องทางการชำระเงิน เป็นพร้อมเพย์ ระบบจะแสดง QR Code ให้ใบการวางบิล)
14. เราสามารถเพิ่มเอกสารแนบ เช่น ค่ามิเตอร์น้ำ ค่ามิเตอร์ไฟ หรือเอกสารส่งมอบงาน เพื่อแนบไปกับใบแจ้งหนี้ได้
15. และเมื่อสร้างใบแจ้งหนี้แล้ว เราสามารถ “บันทึกเป็นฉบับร่าง” เพื่อรอการตรวจสอบก่อนส่งออกไปได้
16. เอกสารฉบับร่าง จะถูกบันทึกไว้ใน “การขาย” > “ใบแจ้งหนี้ทั่วไป” > “ฉบับร่าง”
17. เราสามารถเลือกข้อมูลฉบับร่าง เพื่อการตรวจสอบก่อนส่งข้อมูลได้
18. เราสามารถเลือกดูตัวอย่างใบแจ้งหนี้ เพื่อตรวจสอบก่อนจะส่งได้ โดยกด “ดูตัวอย่างใบแจ้งหนี้แบบ PDF”
19. เมื่อเราตรวจสอบเอกสารเรียบร้อยแล้ว เราสามารถกด “ส่งใบแจ้งหนี้” ได้
20. เมื่อกดส่งแล้ว ข้อมูลจะย้ายไปอยู่ในส่วน “ส่งแล้ว”
21. เราสามารถตรวจดูได้ว่า ผู้รับเปิดดูเอกสารแล้วรึยัง โดยดูจากสัญลักษณ์ด้านบนอีเมล์
22. แล้วลูกค้าจะได้ อีเมล์ใบแจ้งหนี้ ในลักษณะนี้
(ซึ่ง QR Code สามารถ Scan เพื่อจ่าย ด้วย Mobile Application ของธนาคารใดก็ได้)
23. เมื่อลูกค้าทำการชำระแล้ว สามารถส่งสลิปมาได้จากปุ่มในอีเมล์
24. ลูกค้าสามารถ upload หลักฐานการชำระ ได้ผ่านหน้าเว็ปไม่ว่าจะบนคอมพิวเตอร์ หรือมือถือ
25. เมื่อแจ้งการชำระเงินแล้ว หลักฐานการชำระ จะมาแสดงบนระบบ BillBox
26. เราสามารถเลือกเข้าไปดูสลิป และทำการยืนยันการรับเงินได้
นอกจากนั้น เรายังสามารถส่งบิลผ่าน Line ได้อีก
(หากสนใจติดต่อ sales@billme.co.th)
