Proje Yönetimi

Giriş

Proje Nedir?

Benzersiz bir ürün, hizmet veya sonuç üretmek için yürütülen geçici bir girişimdir.

Proje Yönetimi Nedir?

Proje ihtiyaçlarını karşılamak için bilgi, beceri, araç ve tekniklerin proje aktivitelerine uygulanmasıdır.

- Zaman: Projenin belirli bir başlangıç ve bitiş zamanın olması ve bu süre zarfında tamamlanması proje başarısı için önemlidir.

- Kapsam: Projede yapılması gereken tüm çalışmaların belirli, tanımlı ve bir çerçeve şeklinde ifade edilmesi ve proje sürece bu kapsama bağlı kalınması proje başarısı için önemlidir.

- Maliyet: Projede yapılacak harcamaların tahmini maliyetler olarak hazırlanması ve tahmini maliyetler çerçevesinde projenin yürütülmesi proje başarısı için önemlidir.

Bu üç kriterin proje süresi boyunca dengede tutulması sonucunda Kalite sağlanmış olur ve projede kalite müşteri bekletişinin karşılanması anlamına gelir.

Temel Kavramlar

- Proje

- Belirli bir başlangıç bitiş zamanı vardır. — Bitiş zamanı olmayabilir.

- Benzersizdir — Rutin olarak tekrar eder.

- Daha önceden yapılmamıştır. — Daha önceden yapılmıştır. Nasıl yapılacağı bilinir

- Aşamaları vardır. Kaynakları kullanır. — Aşamaları vardır. Kaynakları kullanır.

- Organizasyon Süreç Varlıkları: Projenin yürütüldüğü organizasyona ait iş süreçleri, prosedürler, planlar ve tüm bilgi tabanlarıdır. Örn; Satın alma prosedürleri vs.

- Çevresel İşletme Faktörü: Proje ekibinin kontrolünde olmayıp, projeyi etkileyen, sınırlayan ya da yönlendiren koşullarıdır. Örn; Siyasi ortam veya Pazar koşulları vs.

- Alt Proje: Bir projenin genellikle kurum dışı veya başka bir departmanca gerçekleştirilecek olan aşamasıdır.

- Proje Yönetim Ofisi: Kendi alanına giren projelerin merkezi olarak ve koordinasyon içinde yönetimiyle bağlantılı çeşitli sorumluluklar üreten organizasyonel birimdir.

- Paydaş: Proje süresince veya proje sonunda olumlu, olumsuz etkilenen veya proje veya sonuçlarını olumlu, olumsuz etkileyen herkes.

- Aşamalı Olgunlaşma: Proje çalışmaları arttıkça faaliyetler detaylandırılır. Proje ilerledikçe gerçekçi hedefler belirlenir. Proje taraflarının zaman içinde proje yönetimine ve organizasyonuna güveni artar.

- Program: Farklı amaçlar doğrultusunda oluşturulan projelerin birbiriyle koordineli olarak planlanması ve genel kazanımın sağlanması için oluşturulan projeler kümesi

v Projeler bir araya gelerek program oluşturur. Programlar bir araya gelerek portföyü oluşturur.

- Portföy: Stratejik iş hedeflerini karşılaştırmak için yürütülen proje ve/veya program topluluğu ile diğer işlerin etkili yönetimini sağlamak üzere beraber gruplanmasıdır.

Proje Süreçleri

Bir sonuca ulaşmak için gerçekleştirilmesi gereken faaliyetler serisine süreç denir. Süreçlerin girdileri, çıktıları, araçları ve teknikleri vardır.

· Proje Yönetim Süreçleri: Projenin yönetilmesi için gerekli süreçlerdir. Genellikle standarttır.

· Ürün Bazlı Süreçler: Bir ürünün belirlenmesi ve oluşması için gerekli süreçlerdir. Uygulama alanına göre değişiklik gösterir.

Proje Yönetim Süreç Grupları

Proje Yönetimi Bilgi Alanlar

- Proje Entegrasyon Yöntemi

- Proje Zaman Yöntemi

- Proje Kalite Yöntemi

- Proje İletişim Yöntemi

- Proje Tedarik Yöntemi

- Proje Kapsam Yöntemi

- Proje Maliyet Yöntemi

- Proje Kaynak Yöntemi

- Proje Risk Yöntemi

- Proje Paydaş Yöntemi

Proje Yöneticisinin Yetkinlikleri

- Beceri

- Performans

- Bilgi

Proje Yöneticisinin İletişim Becerileri

- Liderlik

- Ekip Kurma

- Motivasyon

- İletişim

- Etkileme

- Karar Alma

- Siyasi ve Kültürel Farkındalık

- Müzakere

- Güven Oluşturma

- Çatışma Yönetimi

- Koçluk

Projelerde Başarı İçin Gereken Kriterler

- Proje amaç ve kısıtlamalarının belirlenmiş olması

- Planlamaya zaman ayrılması

- Projede personel ihtiyacının sağlanması

- Proje izleme ve kontrolünün etkin yapılması

- Proje yöneticisinin etkinliği

Proje Süreç Grupları

Proje Başlangıç Süreçleri

Proje Başlatma Belgesinin Geliştirilmesi

- Proje varlığını onaylar

- Proje yöneticisi formal olarak atanır ve organizasyona duyurulur.

- Proje ürünü/hizmetini tanımlar

- Projenin hedeflediği iş gereksinimini tarifler

- Proje yöneticisini ihtiyaç duyacağı kaynakları tedarik etmesi yetkilendirir

Proje Başlatma Belgesi

· Proje aracı ve gerekçesi

· Ölçülebilir proje hedefleri ve başarı kriteri

· Üst seviye proje tanımı, ürün karakteristikleri

· Kilometre taşı listesi

· Özet bütçe

· Üst seviye riskler

Proje Onay Gereksinimleri

- Atanmış proje yöneticisi, sorumlulukları ve yetki seviyesi

- Proje başlatma belgesini onaylayacak kişilerin adları ve sorumlulukları

Paydaşların Belirlenmesi

Proje yöneticilerinin belirlenmesi sürecin, projeden etkilenen satış ve organizasyonlarının belirlenmesi ve onların proje başarısına yönelik olarak ilgi, katılım yönlerini belgelemek üzere yapılan çalışmasıdır.

Proje Paydaş Listesi

- Tanımlama Bilgisi: Ad Soyad organizasyondaki yeri, görev yeri, projedeki rolü, iletişim bilgisi

- Değerlendirme Bilgisi: Temel gereksinimleri, beklentileri, projedeki potansiyel etkisi, hangi aşama ile en çok ilgili olduğu

- Paydaş Sınıfı: İç/Dış, Destek/Tarafsız/Karşıt

Paydaş Analiz Matrisi

Proje Planlama Süreçleri

Planlama

- Yapılacak işlerin yol haritası, alternatif yaklaşımları belirlemeye yarar

- Potansiyel güçlükleri keşfetmeye, geleceği görmeye yarar

- Verimlilik için esas teşkil eder.

- Kontrolü sağlamak için önemli bir araçtır.

- Kurumsal hafızayı destekler

Gereksinimlerin Toplanması

Proje hedefleri ulaşmak için paydaşlarının ihtiyaçlarını tanımlama ve belgeleme sürecidir.

Kapsamın Tanımlanması

- Projede Kapsam Bildiriminin (Scope Stetment) ayrıntılı hazırlanması projenin başarısı açısından çok önemlidir.

- Başarısız projelerin çoğunda, kapsamın iyi kontrol edilmesi ve başlangıçta anlaşılan kapsamın fazlasıyla değişmesi etkin olmalıdır.

- Proje Kapsam Bildirimi oluşturulur ve projenin temel kısıt, varsayım, teslimat ve tahminleri, başlangıç sürecine göre daha detaylı olarak belirlenir.

İş Kırılım Yapısının Oluşturulması

- Projenin bütün kapsamı oluşturulur ve özetlenir.

- İKY’de olmayan işin proje kapsamında olmadığı kabul edilir.

- Her bir alt seviyeye indikçe iş paketleri netleşir.

- İş Kırılım Yapısı oluşturma sürecinde projenin teslimatlar (deliveryables) ortaya çıkar.

Aktivitelerin Tanımlanması

İKY’de belirlenmiş olan teslimatları ortaya çıkarabilmek için gerçekleşmesi gereken fiili aktivitelerin tanımlanması ve dökümente edilmesidir.

Aktivitelerin Sıralanması

Gerçekçi ve ulaşılabilir bir zaman programı oluşturmak için aktiviteler arasında ilişki yapısının oluşturulması sürecidir. Aktivitelerin sıralanması, Her aktive/km taşının en az bir ölçülü/ardılı olmalıdır.

Aktivite Kaynakları Tahminleme

- Aktiviteyi gerçekleştirmek için gerekli kaynaklar belirlenir.(insan, makine, malzeme vs.)

- Projedeki her bir aktivite için proje yönetici gerekli gördüğü miktarda ve tipteki kaynağı aktiviteyi atar.

- Bu işlemin sonunda her aktivitede hangi vasıfta ve miktarda kaynağın atandığının listesi çıkar.

Aktivite Sürelerinin Tahmin Edilmesi

- Her aktiviteye atanmış olan kaynak miktarı ve tipine göre aktivitelerin süreleri tahmin edilir.

- Süre tahminlemede dikkate alınması gereken pek çok faktör vardır.

1- İşin Özelliği

2- İşin Yeri

3- İşin Teknik Açıdan Zorluğu

4- Arananların Deneyimi

Zaman Çizelgesinin Geliştirilmesi

- Süre tahminleme ve aktivite çıktıklarına dayanarak, aktivitelerin başlangıç ve bitiş tarihlerinin belirlenmesidir.

- Tekrarlanan bir süreçtir, proje planlar yapıp Zaman Çizelgesi Temel Çizgisi (Schedule Baseline) olarak kaydedildikten sonra zaman içinde güncellemeler yapılabilir.

Zaman Çizelgesinin Geliştirilmesi Araç ve Teknikleri

Kritik Yol Metodu (Critical Path Method): Projenin en erken ne kadar sürede tamamlanacağını gösteren analiz yöntemidir. Kritik yolda ki aktivitelerden birinin gecikmesi projenin gecikmesi anlamına gelir.

Zaman Sıkıştırma Teknikleri: Projenin bitiş tarihini öne çekmek için kullanılan tekniklerdir.

Crashing (Kaynak Yükleme) bir aktiviteye ekstra kaynak yükleme anlamına gelir.

Fast Tracking (Paralel Çalışma) ise bağlantılı iki aktiviteden öncül olanı bitmeden ardılına başlamak (iki işi bir süre paralel yapmak ) demektir.

Maliyetlerin Tahmin Edilmesi

Proje Aktiviteleri için harcanacak kaynakların (insan, makine, malzeme) maliyetlerinin tahminlenmesi sürecidir. Projede maliyet değerleri bir para birimi ile (TL, USD, EURO) ifade edilir. Kapsamı, kaynak ihtiyacı ve süresi daha önce belirlenmesi aktivitelerin bu aşamada parasal değeri (maliyet) ölçülmeye çalışılır.

Bütçenin Belirlenmesi

Her aktiviteye atanan tahmini maliyetlerin iş paketleri ve proje bazında yukarıya doğru toplanması ve zaman eksenine yerleştirilmesidir. Bu çalışma sonunda projenin dönemlik parasal ihtiyacı Maliyet Temel Çizgisi (Cost Baseline) ortaya çıkar.

Kalite Yönetim Planı

Proje Kalite yönetim süreçlerinin belirli bir ürün proje veya sözleşme için nasıl uygulanacağını tarif eden doküman Kalite Yönetim Planı’dır.

- Ürünün, projenin, sözleşmenin kalite hedeflerini tanımlar.

- Doğrulama ve kabul kriterlerini belirler.

- Süreçlerin ve ürünün uygunluğunu güvence altına alır.

İnsan Kaynakları Planın Geliştirilmesi

Rollerin sorumlulukların, gerekli becerilerin ve raporlama ilişkilerinin belirlenmesi, belgelenmesi ve personel yönetim planının geliştirilmesi sürecidir.

İletişim Planlanması

Proje taraflarına gerekecek olan bilgileri ve iletişim gereksinimin belirlenmesi sürecidir. “Kim hangi bilgiye ihtiyaç duyacak? Ne zaman ihtiyaç duyacak? Bu bilgi nasıl iletilecek?” sorularına cevap arar.

Risk Nedir?

Proje için belirlenmiş hedefe ulaşılmasını pozitif veya negatif yönde etkileyecek, gerçekleşmesi kesin olmayan konulara risk denir.

Riskin Tanımlanması

- Belirlenen risklerin belirlenmesi

- Tetikleyiciler; Risklerin oluşmasına sebep verecek etkenlerim listesi

- Alınabilecek potansiyel önlemler

- Risk kategorilerinde güncellemeler

Niteliksel ve Niceliksel Risk Analizi

Her iki analiz riskler tanımlandıktan sonra gerçekleşme olasılığı ve etki alanları belirlenir.

Niteliksel risk analizi, tanımlanmış risklerin gerçekleşme olasılığı ve etki gücü değerlendirilir.

Nicel risk analizi sürecinde ise, her bir olasılığı ve proje hedeflerine etkisi sayısal olarak ortaya çıkartılır.

Risk Yönetiminin Planlanması Araç ve Teknikleri

- Riskten kaçınma mümkün olduğunca risk almamak, planı değiştirmek veya projenin belirli bir bölümünden vazgeçmek

- Risk denetleme riskin sorumluluğunu üçüncü partiye vermek

- Riski azaltmak önlem almak

- Risk kabullenme riskin gerçekleşeceğini öngörmek, buna karşın önlem almak, projede mutlaka rezerv koymak gereklidir.

Tedarikçinin Planlanması

Projenin ihtiyaçlarının en iyi karşılanması için tedarik edilecek ürün veya hizmetlerin belirlenmesi sürecidir.

Tedarik Planlaması Araç ve Teknikleri Tedarik Dokümantasyonu

- Yap/Satın al Analizi — İhaleye davet

- Uzman görüşleri — Teklif talebi

- Kontrat tipi seçme — Fiyat talebi

i) Sabit Fiyatlı kontrat — Bilgi talebi

ii) Değişken Maliyetli kontrat

iii) Zaman-Malzeme Tabanlı kontrat

Paydaş Yönetimini Planlanması

Projenin yaşam döngüsü boyunca paydaşların etkin bir biçimde katılımını sağlamak için, ihtiyaçları, çıkarları ve projenin başarısına potansiyel etkilerinin analize bağlı olarak uygun yönetim stratejisinin geliştirilmesi sürecidir. Paydaş listesi kullanılır. Habersiz, dirençli, tarafsız, destekleyici, lider kategorilerinde analiz yapılır.

Proje Yönetim Süreçleri

Proje yönetim planında belirlenen işlerin yerine getirilmesine yönelik süreçlerdir. Bu süreçler esnasında değişiklik isteklerinin (change request) gelmesi beklenir.

Kalite Güvencesinin Sağlanması

Kalite beklentilerinin sağlanması için gerekli olan süreçlerin işleyişi denetlenir.

Proje Ekibinin Oluşturulması

Yürütme sürecini başlangıcından itibaren çalışacak kişilerin iş tanımları kesinleştirilir ve bu bilgi proje ekibine bildirilir.

Neden Ekip Geliştirme

Ekip üyelerinin projeyi daha az maliyetle, daha kısa zamanda ve daha yüksek kalitede tamamlayabilmeleri için bilgi ve kazanımlarının artırılması.

Yüksek moral ve daha az çatışma için ekip üyelerinin birbirilerine olan güvenlerinin ve uyumlarının arttırılması

Ekibin ve üyelerin kişisel üretkenliğini arttırmak için ekip ruhu oluşturarak birbirine bilgi ve tecrübe aktarmalarının sağlanması

Proje Ekibinin Yönetilmesi

Ekip üyelerinin performansı ve birbiriyle olan etkileşimi takip edilir.

Yaptırım gücüyle ilişkili yaklaşımlar;

- Ödül vadetme (Reward Power)

- Korkutma (Coercive Power)

- Meşru Güç (Legitimate Power)

- Bilgi gücü (Expert Power) => En ideali

- Dolaylı Güç (Referrent Power)

Çatışma konusuyla ilgili yaklaşımlar

- Yüzleşme / Problem Çözümü (Confronting / Problem Solving)

- İş Birliği (Collaborating)

- Uzlaşma (Compromissing)

- Yumuşatma / Uyum Sağlama (Smooting / Accommodating)

- Geri Çekilme / Kaçınma (Withdrawing / Avoiding)

- Zorlama (Forcing)

Tedariklerin Yönetilmesi

Satıcılardan yanıt alma, bir satıcı seçme ve sözleşme imzalama sürecidir.

- Anlaşmaya varılan bir sözleşme ortaya çıkar.

I. Ürün / Hizmetin Tarifi

II. Tarafların Sorumlulukları

III. Ödeme Biçimi

IV. Tedarik Zamanı

V. Fiyat

VI. Garanti

Paydaş Beklentilerinin Yönetilmesi

Proje paydaşlarıyla iletilesim kurularak, projenin gidiş yönü ile beklentilerinin uyumlu olması için çalışmalar yapılır.

Proje İzleme ve Kontrol Süreçleri

Bu süreç grubu, baştan sona kadar tüm projeyi kapsamaktadır. Tüm proje boyunca izlenmesi gereken konular ve uygulama çalışmaları yapılırken kontrol edilmesi gereken konular, bu süreç gruplarında ele alınır.

Referans alınan temel planlar(Baseline) şunlardır;

- Kapsam Temel Planı

- Zaman Temel Planı

- Maliyet Temel Planı

Entegre Değişiklik Kontrolünün Gerçekleştirilmesi

Değişiklik Kontrol Kurulunda (Change Control Board) şu kişiler muhakkak bulunmalıdır.

- Müşteri Temsilcisi

- Proje Sponsoru

- Proje Yöneticisi

Proje Kapsam Yönetimi

Proje kapsam yönetimi bilgi alanı içinde iki tane izleme ve kontrol süreci vardır;

- Kapsamın Doğrulanması

- Kapsamın Kontrolü

Zaman Çizelgesinin Kontrolü

Projenin zaman çizelgesi ile ilgili değişiklikler kontrol edilir.

Maliyet Kontrolü

Projenin bütçesi ile ilgili olan değişiklikler kontrol edilir.

Kalite Kontrolünün Gerçekleşmesi

Ortaya çıkan teslimatların kalite beklentilerine uyup uymadığını test eder.

Performansın Raporlanması

Projenin performansı değerlendirilir ve sonuçlar ilgili kişiler ile paylaşılır.

Paydaş Katılımının Kontrolü

Paydaşların ilişkilerinin izlenmesi, stratejilerinin ve planlarının onların katılımını sağlayacak şekilde düzenlenmesi sürecidir. Sorun kayıtları önemli araç ve tekniktir.

Proje Kapanış Süreçleri

Projeyle ilgili veya projenin fazıyla ilgili yapılan işlerin resmen bitirilmesi bu süreç grubunda yapılır. Yarıda iptal edilen bir proje için de bu süreç grubundaki çalışmalar yapılır.

Proje ya da Fazın Kapatılması

Bu süreçte yapılması gereken çalışmalar şunlardır.

- Tedariklerin kapatılması

- İşin müşteriye devredilmesi

- Projenin başarısının değerlendirilmesi

- Alınan dersler raporunun hazırlanması

- Kayıtların arşivlenmesi

- Ekibin serbest bırakılması

- Kapanış duyurusu yapılması

Proje kapanış duyurusu ile proje tamamlanmış olur.

Proje Yönetim Bilgi Alanları

Proje Yönetim Bilgi Alanları — Proje Süreci

Proje Entegrasyon Yönetimi

Proje yönetim süreç grupları içindeki çeşitli süreçleri ve proje yönetimini aktivitelerini belirleyen, tanımlayan, birleştiren ve koordine eden süreçleri aktiviteleri içerir. Proje yönetimi bağlamında entegrasyon, projenin paydaş beklentilerini başarıyla yönetmek ve gereksinimleri yerine getirmek suretiyle tamamlanması açısından çok önemli olan birleştirme, pekiştirme, iletişim ve bütünleştirme eylemlerini içine alır.

- Proje Başlatma Belgesinin Geliştirilmesi

Projenin oluşmasına resmi olarak onay veren ve proje aktivitelerinin organizasyonel kaynakları proje aktivitelerine atamak için proje yöneticisine yetki sağlayan bir doküman oluşturma sürecidir. (Başlangıç)

- Proje Başlatma Belgesi: İş ihtiyaçları, mevcut müşteri ihtiyaçları ve ortaya çıkarılması amaçlanan yeni ürün, hizmet ya da sonuç belgesidir.

- Proje Yönetim Planının Geliştirilmesi

Tüm alt destekleyici planları tanımlamak, hazırlamak, bütünleştirmek ve koordine etmek için gerekli eylemlerin belgelenmesi sürecidir. (Planlama)

- Proje Yönetim Planı: Planlama süreçlerinin çıktısı olan tüm alt yönetim planlarını ve temel çizgileri bütünleştirir ve birleştirir.

- Projenin Yürütülmesinin Yönlendirilmesi ve Yönetilmesi

Projenin hedeflerine ulaşmak üzere ilerlemeyi izleme, gözden geçirme ve düzenleme sürecidir. (Yürütme)

- Teslimatlar

- Proje Çalışmalarının İzlenmesi ve Kontrolü

Proje yönetim planında tanımlanan performans hedefine ulaşmak üzere ilerlemeyi izleme, gözden geçirme ve düzenleme sürecidir. (Düzenleyici ve Önleyici Planlar Yapılır.) (İzleme ve Kontrol)

- Değişiklik Talebi

- Entegre Değişiklik Kontrolünün Gerçekleştirilmesi

Talimatlara, organizasyonel süreç varlıklarına, proje belgelerine ve proje yönetimi planına ilişkin tüm değişiklik taleplerinin değerlendirilmesi, değişikliklerin onaylanması ve yönetilmesi sürecidir. (Kurul olmalıdır.) (İzleme ve Kontrol)

- Değişiklik Talebi Güncellemeleri

- Proje ya da Fazın Kapatılması

Projenin ya da fazın resmi kapanışta tüm proje yönetimi süreç gruplarındaki tüm aktiviteleri sonuçlandırma sürecidir. (Kapanış)

- Proje ya da Fazın Kapanış Belgeleri: Proje ya da fazın tamamlanan proje ya da fazın teslimatlarının başka bir aşamaya örneğin bir operasyon grubuna ya da bir sonraki faza aktarıldığını gösteren resmi dokümantasyondur.

- Tarihsel Bilgiler: Tarihsel bilgiler ve alınan dersler bilgileri, gelecekteki projelerde ve fazlarda kullanılmak üzere alınan dersler bilgi tabanına aktarılır. Bunlar arasında ki sorunlara ve risklere ilişkin bilgilerin yanı sıra olumlu sonuç veren ve gelecekteki projelerde de kullanılabilecek tekniklerde yer alabilir.

* Son ürün veya hizmet ya da Sonuç

* Organizasyonel süreç varlıkları güncellemeleri

Proje Kapsam Yönetimi

Projeyi başarıyla tamamlamak amacıyla projenin tüm gerekli çalışmaları içermesini sağlamaya

yönelik süreçlerden oluşur. Proje kapsamını yönetmek, öncelikle projeye nelerin dahil edileceğini ve nelerin edilmeyeceğini tanımlama ve kontrol etme işidir.

- Kapsam Yönetiminin Planlanması

Proje kapsamında tanımlanacağı, geçerli kılınacağı ve kontrol edileceğini belirleyen kapsam yönetim planı oluşturma sürecidir. (Planlama)

- Kapsam Yönetim Planı

- Gereksinim Yönetim Planı: Gereksinimlerin proje sürecince nasıl analiz edileceğini, belgeleneceğini ve yönetileceğini belgeler. Fazlar arası ilişkilerin, gereksinimlerinin nasıl yönetileceği üzerinde büyük etkisi vardır.

- Gereksinimlerin Toplanması

Proje hedeflerine ulaşmak amacıyla, paydaşların ihtiyaçlarının tanımlanması ve belgelenmesi sürecidir. (Planlama)

Gereksinim Dokümantasyonu: Her bir gereksinimin projeyle bağlantılı iş ihtiyacını nasıl karşıladığını açıklar. Gereksinimler başlangıçta genel bir liste olarak hazırlanabilir ve daha çok bilgi elde edildikçe kademeli olarak daha ayrıntılı hale gelebilir.

Gereksinim İzlenebilirlik Matrisi: Gereksinimlerin başlangıç noktasıyla bağlantısını gösteren ve proje yaşam döngüsü boyunca izlenebilmesini sağlayan bir tablodur. Bir gereksinimin izlenebilirlik matrisinin uygulanması, gereksinimleri iş ve proje hedefleriyle bağlantılı hale getirerek her bir gereksinimin iş değeri katmanları güvence altına almaya katkıda bulunur.

- Kapsamın Tanımlanması

Proje ve ürünün ayrıntılı bir açıklamasının oluşturulması sürecidir. (Planlama)

- Proje Kapsam Bildirimi: Projenin teslimatları ve bu teslimatları yönetmek için gerekli çalışmalar ayrıntılı olarak açıklanır. Proje kapsam bildirimi, ayrıca proje paydaşlarının proje kapsamına ilişkin ortak bir anlayışına sahip olmalarını sağlar.

- İş Kırılım Yapısının (İKY) Oluşturulması

Proje teslimatlarının ve proje çalışmalarının daha küçülür ve yönetilebilir bileşenlere ayrılması sürecidir. (Planlama)

- İKY: Proje ekibinin proje hedeflerine ulaşmak ve gerekli teslimattan yaratmak için yürüttüğü çalışmaların teslimata yönelik olarak hiyerarşi şekilde ayrıştırılmadır. İKY’nin her alt seviyesi proje çalışmalarının giderek ayrıntılandırılan bir tahmini temsil eder. İKY çalışma paketleri için kontrol hesaplarının ve hesap kodları için benzersiz bir belirtecin belirlenmesiyle sonuçlandırılır. Bu belirteçler maliyet zaman çizelgesi ve kaynak bilgilerinin hiyerarşik bir şekilde toplanması için bir yapı sağlar.

- İKY Sözlüğü: İKY’nin oluşturulması süreciyle üretilen ve İKY’yi destekleyen bir belgedir. İKY sözlüğü çalışma paketleri ve kontrol hesaplarında dahil olmak üzere İKY’nin bileşenlerinin daha ayrıntılı olarak tanımlanmasını sağlar.

- Kapsamın Doğrulanması

Tamamlanan proje teslimatlarının kabulünü resmileştire sürecidir. (İzleme ve Kontrol)

- Teslimatlar

- Değişiklik Talepleri

- Kapsamın Kontrolü

Proje ve ürün kapsamının durumunun izlenmesi ve kapsam temel çizgisindeki değişikliklerin yönetilmesi sürecidir. (İzleme ve Kontrol)

Proje bağlamında kapsam terimi şu anlamlara gelebilir:

Ürün Kapsamı: Bir ürün, hizmet ya da sonucu tanımlayan özellikler ve fonksiyonlar

Proje Kapsamı: Belirtilen özelliklere ve fonksiyonlara sahip bir ürün, hizmet ya da sonucu teslim etmek için yapılması gereken çalışmalardır.

- Proje Zaman Yönetimi

Proje zaman yönetimi projenin zamanında tamamlanabilmesi için gereken süreçlerden oluşur

- Zaman Çizelgesi Yöneticisinin Planlaması

Proje zaman çizelgesinin planlaması, geliştirilmesi, yönetilmesi, gerçekleştirilmesi ve kontrol esilmesi için politikalar, prosedürler ve belgelerin oluşturulması sürecidir. (Planlama)

- Zaman Çizelgesi Yönetim Planı

- Aktivitelerin Tanımlanması

Proje teslimatları üretmek için yerine getirilecek özel eylemlerin belirlenmesi sürecidir. Bu süreçle Aktivite Listesi, Kilometre Taşı Listesi oluşturulur. (Planlama)

- Aktivite Listesi

- Kilometre Taşları Listesi

- Aktivitelerin Sıralanması

Proje Aktiviteleri arasındaki ilişkileri belirleme ve belgeleme sürecidir. Bu sürecin aktiviteler arası bağımlılıkların belirlenmesi çalışmasıyla işletilmesi gerekmektedir.(Planlama)

- Ağ Şeması

- Aktivite Kaynaklarının Tahmin Edilmesi

Her bir aktiviteyi yerine getirmek için gerekli malzeme, insan, araç ya da gerekçelerin tümünü ve miktarını tahin etme sürecidir. (Planlama)

- Aktivite Kaynak Gereksinimleri

- Aktivite Sürelerinin Tahmin Edilmesi

Tahmin edilen kaynaklara her bir aktivitenin tamamlanması için gerekli çalışma sürelerini yaklaşık olarak tahmin etme sürecidir. Tahmin etme teknikleri (Parametrik, 3 Nokta, Örneksel, vb.) kullanılarak yapılır. (Planlama)

- Aktivite Süre Tahminleri

- Zaman Çizelgesinin Geliştirilmesi

Proje zaman çizelgesi oluşturmak üzere aktivite sıralamalarını, süreçlerini, kaynak gereksinimlerini ve zaman çizelgesi kısıtlarını analiz etme sürecidir.(Planlama)

Kritik Yol Metodu, Kaynak Dengeleme, Zaman Sıkıştırma teknikleri kullanılarak yapılır.

- Baseline

- Zaman Çizelgesinin Kontrolü

Projedeki ilerlemesi güncellemek üzere projenin durumunun izlenmesi ve zaman çizelgesi temel çizgisinde ki değişikliklerin yönetilmesi sürecidir. Varyans Analizi, Önden Gitme ve Beklemelerin Yönetilmesi teknikleri uygulanır (İzleme ve Kontrol)

Proje Maliyet Yönetimi

Projenin onaylanan bütçe çerçevesinde tamamlanabilmesi için maliyetlerin tahmine, bütçelenmesine ve kontrolüne yönelik süreçleri içerir.

- Maliyet Yönetiminin Planlanması

Proje maliyetlerinin planlanması, yönetilmesi, sarf edilmesi ve kontrol edilmesi için politikalar, prosedürler ve belgelerle kurulan süreçtir. (Planlama)

- Maliyet Yönetim Planı

- Maliyetlerin Tahmin Edilmesi

Proje aktivitelerini tamamlamak için gerekli parasal kaynaklar için bir tahmin geliştirme sürecidir. Maliyetleri tahmin etme süreci her bir aktivite maliyetinin kesin olarak ne kadar olacağını bulmak anlamına gelir. Bu nedenle her aktivite için zaman, malzeme maliyeti ve belirlenebilir diğer faktörler üzerinden bir tahmin yapılır. (Planlama)

- Aktivite Maliyet Tahminleri: Proje çalışmalarını tamamlamak için gerekli olan maliyetlerin niceliksel değerlendirmeleridir. Maliyet tahminleri özet şeklinde ya da ayrıntılı olarak sunulabilir. Aktivite maliyet tahminine uygulanan tüm kaynaklar için maliyetler tahmin edilir. Bunlardan bazıları doğrudan iş gücü malzemeleri, teçhizat hizmetleri, bilgi teknolojisi ve enflasyon indirimi ya da beklenmedik durum maliyet yedeği gibi özel kategorilerdir.

- Bütçenin Belirlenmesi

Onaylanmış bir maliyet temel çizgisi belirlemek üzere her bir aktivitenin ya da çalışma paketinin tahmini maliyetlerin bir araya getirilmesi sürecidir. (Planlama)

Bu süreçte tüm tahminler toplanır ve temel çizgi oluşturulur. Temel çizgi oluşturulduktan sonra gelecekteki bütün harcamalar temel çizgiyle karşılaştırılır.

- Maliyet Temel Çizgisi: Projenin toplam maliyet performansını ölçmek, izlemek ve kontrol etmek için kullanılan onaylanmış zaman fazlı planlanan bütçedir.

- Maliyet Kontrolü

Projenin bütçesini güncellemek üzere projenin durumunun izlenmesi ve maliyet temel çizgisindeki değişikliklerin yönetilmesi sürecidir. Bu süreçte gerçekleşen maliyetler bütçeyle karşılaştırılır ve ayarlama yapılmasına gerek olup olmadığı kararlaştırılır. (İzleme ve Kontrol)

Proje Kalite Yönetimi

Projeyi yöneten organizasyonun, projenin yapılma amacı olan ihtiyaçları karşılamasına yönelik kalite politikalarını, hedeflerini ve sorumluluklarını belirleyen süreçleri ve aktiviteleri içerir. Proje kalite yönetiminde, politika ve prosedürler yoluyla kalite yönetim sistemi uygulanır ve proje boyunca uygun olduğu durumlarda sürekli süreç iyileştirme aktiviteleri gerçekleştirilir.

- Kalite Yönetiminin Planlanması

Proje ve ürün için kalite gereksinimlerine ve/veya standartlarının belirlenmesi ve projenin bunlara uygunluğunun bunlara nasıl gösterileceğinin belirlenmesi sürecidir. (Planlama)

- Kalite Yönetim Planı: Proje yönetim ekibinin, projeyi yöneten organizasyonun kalite politikasının nasıl uygulanacağını açıklar. Proje yönetim planının bir bileşeni ya da alt planıdır. Kalite kontrol listesini içerir.

- Kalite Güvencesinin Sağlanması

Uygun kalite standartlarının belirlenmesi ve operasyon tanımlarının kullanılmasını sağlamak amacıyla kalite gereksinimlerini ve kalite kontrol ölçülerinin sonuçlarını denetleme sürecidir. (Yürütme)

- Kalite Kontrolünün Gerçekleştirilmesi

Performansı değerlendirmek ve gerekli değişiklikleri tavsiye etmek üzere kalite aktivitelerinin yürütülmesinin sonuçlarını izleme ve kaydetme sürecidir. (Yürütme)

- Onaylanmış Talimatlar

Proje İnsan Kaynakları Yönetimi

Proje ekibinin organize edilmesi, yönetilmesi ve yönlendirilmesine yönelik süreçleri içerir. Proje ekibi projenin tamamlanması amacıyla rol ve sorumluluklar üstlenmiş kişilerden oluşur. Proje ilerledikçe proje ekibi üyelerinin tümü ya da sayısı değişebilir. Proje ekibi üyeleri proje personeli olarak da adlandırılabilir. Proje ekibi üyelerine özel roller ve sorumluluklar atanırken, tüm ekip üyelerinin proje planlamasına ve karar alması sürecine katılmaları yararlı olabilir.

- İnsan Kaynakları Yönetiminin Planlanması

Projeye ait rollerin, sorumlulukların, gerekli kararların ve raporlama ilişkilerinin belirlenmesi ve belgelenmesi personel yönetim planının geliştirilmesi sürecidir. (Planlama)

Proje yönetim planının bir parçası olan insan kaynaklarının nasıl tanımlanacağını, görevlendirileceğini, yönetileceği, kontrol edileceği ve sonuçta görevlere nasıl son verileceği konularda yol gösterici niteliktedir. Kaynak Histogram hazırlanır.

- Proje Ekibinin Oluşturulması

İnsan kaynağının kullanılabilirliğinin doğrulanması ve proje rollerini yerine getirecek ekibin kurulması sürecidir. (Yürütme)

- Proje Personel Atamaları

- Kaynak Takvimleri

- Proje Ekibinin Geliştirilmesi

Proje performansını arttırmak amacıyla yetkinliklerin, ekip etkileşiminin ve genel ekip ortamının iyileştirilmesi sürecidir. (Yürütme)

- Ekip Performansı Değerlendirmeleri

- Proje Ekibinin Yönetilmesi

Proje performansını optimize etmek amacıyla ekip üyelerinin performansının izlenmesi, geri bildirim sağlanması, sorunların çözülmesi ve değişikliklerin yönetilmesi sürecidir. (Yürütme)

Proje İletişim Yönetimi

Proje bilgilerinin zamanında ve uygum şekilde üretilmesi, toplanması, dağıtılması, saklanması, erişilmesi ve nihai olarak tanzim edilmesi süreçlerini içerir. Proje yöneticisi büyük bir bölümünü ekip üyeleriyle ve gerek organizasyon için gerekse organizasyon dışı paydaşlarla iletişi kurmaya ayırır. Etkin bir iletişim farklı kültürel ve organizasyonel geçmişleri, farklı deneyim düzeyleri ve projenin yürütülmesi ya da sonucuna ilişkin farklı bakış açılarını ve çıkarları birleştirerek projeyle ilişkili çok farklı özelliklere sahip paydaşlar arasında bir köprü oluşturur.

- İletişim Yönetiminin Planlanması

Paydaşların bilgi ihtiyaçları ve gereksinimleri ve mevcut organizasyonel varlıklara dayalı uygun proje iletişim planını ve yaklaşımını geliştirme sürecidir. (Planlama)

- İletişimin Yönetilmesi

İletişim yönetimi planına uygun olarak proje bilgilerinin oluşturulması, toplanması, dağıtılması, saklanması, erişilmesi ve nihai olarak tanzim edilmesi sürecidir. (Yürütme)

- Proje İletişimleri

- İletişiminin Kontrolü

Proje paydaşlarının bilgi gereksinimlerinin karşılanmasını sağlamak amacıyla proje yaşam döngüsü boyunca iletişimi izleme ve kontrol etme sürecidir. (İzleme ve Kontrol)

- Çalışma Performans Bilgileri

- Değişiklik Talepleri

Proje Risk Yönetimi

Bir projede risk yönetiminin planlanması, belirlenmesi, analizi, yanıtların planlanması, izlenmesi ve kontrol edilmesi süreçlerini içerir. Proje risk yönetiminin hedefleri projede olumlu olayların olasılığını ve etkilerini artırarak olumsuz olayların olasılığını ve etkilerini azaltmaktadır.

- Risk Yönetiminin Planlanması

Bir proje için risk yönetimi aktivitelerinin nasıl yürütüleceğini tanımlama sürecidir. (Planlama)

- Risk yönetim Planı: Projede risk yönetiminin nasıl yapılandırılacağını ve gerçekleştirileceği açıklanır. Bu plan proje yönetimi planının bir alt kümesi haline gelir.

- Risklerin Tanımlanması

Hangi risklerin projeyi etkileyeceğini belirleme ve bunların özelliklerini belgeleme sürecidir. (Planlama)

- Risk Listesi

- Tanımlanan Risklerin Listesi

- Potansiyel Yanıtların Listesi

- Niteliksel Risklerin Analizinin Yapılması

Risklerin gerçekleşme olasılığının ve olası etkilerini değerlendirmek ve birleştirerek daha ayrıntılı bir analiz ya da eylem için riskleri önceliklendirme sürecidir. (Planlama)

- Niteliksel Risk yönetimi

Risklerin gerçekleşme olasılığının ve olası etkilerini değerlendirmek ve birleştirerek daha ayrıntılı bir analiz ya da eylem için riskleri önceliklendirme sürecidir. (Planlama)

- Niceliksel Risklerin Analizinin Yapılması

Tanımlanan risklerin genel proje hedefleri üzerinde etkisi sayısal analiz etme sürecidir. (Monte Carlo-Delphi Tekniği kullanılır.) (Planlama)

- Risklerin Yanıtlarının Planlanması

Fırsatları çoğaltmaya ve proje hedeflerinin karşı karşıya olduğu tehditleri azaltmaya yönelik süreçleri eylemleri geliştirme sürecidir. (Planlama)

- Risklerin İzlenmesi ve Kontrol Edilmesi

Proje boyunca risk yanıt planlarının uygulanması, saptan risklerin izlenmesi, artık risklerin izlenmesi, yeni risklerin saptanması ve risk sürecinin değerlendirilmesi sürecidir. (İzleme ve Kontrol)

- Proje Yönetim Planı Gereksinimleri

Proje Tedarik Yönetimi

Gerekli ürünleri, hizmetleri ya da sonuçları proje ekibi dışından satın almak ya da elde etmek için gereken süreçleri kapsar. Organizasyon, bir proje ürünlerinin, hizmetlerinin ya da sonuçlarının alıcısı ya da satıcısı olabilir.

- Tedarik Yönetiminin Planlaması

Projenin satın alma kararlarının belgelenmesi, yaklaşımını belirlemesi ve potansiyel satıcıların belirlenmesi sürecidir. (Planlama)

- Tedarik Yönetim Planı

- Tedarik Çalışma Planı

- “Yap ya da Satın Al” Kararları

- Tedarik Belgeleri

- Tedariklerin Yürütülmesi

Satıcılardan satın alma, bir satıcı seçme ve sözleşme imzalama sürecidir. (Yürütme)

- Seçilen Satıcılar

- Sözleşmeler

- Tedarik Kontrolü

- Tedarik Kontrolü

Tedarik ilişiklilerinin yönetilmesi, sözleşme performanslarının izlenmesi ve gerekli olduğunda değişikliklerin ve düzeltmelerin yapılması sürecidir. (İzleme ve Kontrol)

- Değişiklik Talepleri

- Tedariklerin Kapanışı

Proje kapsamındaki tüm tedariklerin kapanması sürecidir. (Kapanış)

Alıcı ile satıcı arasında düzenlenmiş hukuki belgeler olan sözleşmeler ile ilgilidir.

Proje Paydaş Yönetimi

Projeyi etkileyecek ya da projeden etkilenecek insanların, grupların veya organizasyonların tanımlanması; paydaşların beklentilerinin ve bunların proje etkilerinin analiz edilmesi ve paydaşların proje kararları ve bunların uygulanmasında etkili biçiminde katılımına yönelik stratejilerin oluşturulması için gerekli olan süreçleri kapsar.

- Paydaşların Belirlenmesi

Projeden etkilenen tüm kişi ve organizasyonları belirleme ve onların çıkarlarına projeyle ilişkilerine ve başarısı üzerinde etkilerine ilişkin bilgileri belgeleme sürecidir.

- Paydaş Listesi

- Paydaş Yönetiminin Planlanması

Projenin yaşam döngüsü boyunca paydaşların etkin bir biçimde katılımını sağlamak için, ihtiyaçları, çıkarları ve projenin başarısına potansiyel etkilerinin analizine bağlı olarak uygun yönetim stratejilerinin geliştirilmesi sürecidir. (Planlama)

- Paydaş Yönetim Planı

- Paydaş Katılımının Yönetilmesi

Projenin, yaşam döngüsü boyunca paydaşların ihtiyaçlarının/ beklentilerinin karşılanması, ortaya çıkan sorunların ele alınması ve paydaşların proje aktivitelerine katılmaya uygun şekilde teşvik edilmesi için paydaşlarla iletişim kurma ve onlarla birlikte çalışma sürecidir. (Yürütme)

- Sorun Kaydı

- Değişiklik Talepleri

- Paydaş Katılımının Kontrolü

Tüm proje paydaşlarının ilişkilerinin izlenmesi ve stratejileri ve planları onların katılımını sağlayacak şekilde düzenlenmesi sürecidir. (İzleme ve Kontrol)

Kaynakça

BTK Akademi — Proje Yönetimi Eğitimi

Emre ALIÇ — Proje Yönetim Danışmanı