El objetivo no es la administración sin papel

Cada vez que oigo decir «administración sin papel» pienso que la idea provoca frustración. El objetivo no es eliminar el papel, sino conseguir la administración digital para llegar al gobierno digital. El papel será una anécdota que posiblemente continuará cuando logremos el gobierno digital.

Inmersión digital sin frustración

Existe el sentimiento de fracaso de la administración electrónica cada vez que alguien imprime un documento digital, pero en realidad no es ningún fracaso.

Nadie duda de que el correo electrónico ha triunfado, pero seguimos imprimiendo el correo. Cuando se habla de no imprimir los mensajes es para ahorro económico y medioambiental; nunca nadie piensa que es porque el correo digital no funciona lo suficientemente bien.

El motivo por el que imprimimos el correo 20 años después es el mismo por el que imprimiremos el resto: el entorno de trabajo.

Seguiremos imprimiendo mientras tengamos mesas grandes y pantallas pequeñas. Las aplicaciones informáticas han imitado el papel mediante ventanas, pero no ha funcionado; si os fijáis, veréis que casi todo el mundo trabaja con las ventanas maximizadas en la pantalla. Las tabletas ni siquiera tienen ventanas — y cuando las tienen nadie las usa. En las pantallas trabajamos con sólo un papel a la vista. Las mesas tienen mucha más capacidad. La diferencia es abrumadora.

Cuando las mesas sean de 17 pulgadas y los monitores de 80, si algún día sucede, entonces ya no imprimiremos más.

(Bueno, en realidad es mejor tener dos monitores de 40 pulgadas que uno de 80)

Porque no hablamos de «correo sin papel» tampoco debemos hablar de «administración sin papel». Si lo hacemos, cada vez que alguien imprime parecerá que la administración sin papel no funciona y provocaremos frustración.

Es necesario que hablemos de administración digital y dejar a un lado la cuestión de imprimir.

Cambio de entorno

Algún día tendremos que valorar si el coste de las impresoras, el papel y la tinta (en realidad sangre de unicornio) y el toner (en realidad polvo de estrellas remotas) justifica cambiar las mesas y los monitores. Para que esto suceda, la administración digital debe avanzar hasta el punto de que el original de todos los documentos sea digital y el papel una copia.

Para llegar al original digital tenemos que desarrollar todavía más software de calidad — en eso estamos. Cuando lo uséis, tenéis que imprimir todo lo necesario para hacer bien tu trabajo. Si imprimes mucho, la economía nos llevará hacia los monitores grandes y las mesas pequeñas.

Imprimir no es ninguna frustración con la tecnología sino la evolución lógica de los puestos de trabajo heredados de siglos de trabajo con papel. Todo lo que encontramos en un despacho está pensado para el papel y los ordenadores todavía son un accesorio. Tenemos que cambiar radicalmente el entorno. Poco a poco. Mientras tanto, imprime.


El objetivo es el gobierno digital. Para conseguirlo, antes tenemos que construir la administración digital. Es la fase actual.

The Kitty AI

Vuelvo al correo electrónico. Por mucho que lo imprimamos — todavía — sabemos que lo importante es que el mensaje esté digitalizado; que lo puedas reenviar o encontrar años después. Buscar y reenviar son los usos clásicos, pero hay muchos más. En primer lugar apareció software que lee nuestro correo para evitarnos spam y las estafas del phishing. Más adelante, desde hace un par de años, el software es capaz de identificar compras de vuelos y asistentes digitales nos avisan de todo lo que hay relacionado: añaden la salida y llegada a la agenda y calculan la hora que tienes que salir de casa según esté el tráfico; la puerta de embarque; los atrasos. La app Inbox nos sugiere respuestas y hace los correos más fáciles de leer: «resumen de todas las novedades que te ha enviado Medium, Pocket y Quora»; hace clipping. Si dejas que el asistente digital Google Now lea el correo, sabrá entender qué mensajes contienen fechas límite y avisará: «recuerda que hoy es el último día para renovar el dominio bitassa.net». También pueden identificar eventos y añadirlos a la agenda; entienden qué mensajes están relacionados con compras y nos hacen saber cuando sale o llega el paquete.

Sólo es el comienzo. Sólo el correo.

Ahora imagina qué se puede llegar a hacer con todos los documentos de la administración digitalizados. ¿Cuántos asistentes digitales podremos crear? ¡Muchos! Serán muy útiles para serviros mejor, con más eficacia; con menos errores y descuidos; para tomar decisiones acertadas; para detectar dónde se cocinan problemas; para hacer predicciones realistas y acertadas. Todas esas mejoras llegarán cuando tengamos en marcha el gobierno digital. No es ciencia ficción.

Los programas electorales de los partidos políticos que quieran ser transparentes deberán definir todos los detalles del gobierno digital, porque es seguro que llegará. Bien construido, será clave para aumentar considerablemente la calidad del buen gobierno.

Para llegar al gobierno digital, primero tenemos que conseguir la administración digital. Durante un tiempo será administración con papel; digital, pero con papel. No es un oxímoron.