10 Faktoren sorgen für erfolgreiche IT-Projekte

Warum scheitern so viele Digitalisierungs-Projekte? Die meisten Gründe haben überraschend wenig mit Technik oder knappem Budget zu tun, sondern eher mit unzureichender Planung, mangelnder Kommunikation oder der mentalen Einstellung. Durch meine Tätigkeit als IT-Consultant und Business Analyst habe ich an vielen digitalen Vorhaben mitgearbeitet. Dabei konnte ich zehn Erfolgsfaktoren identifizieren, die dabei helfen, dass die Projekt-Ziele „in time and budget“ erreicht werden.

1. „Agil“ beginnt im Kopf

In Kickoff-Workshops höre ich immer wieder „Mit ‚agil’ kennen wir uns aus. Das hat doch was mit Scrum und Kanban zu tun.“ Falsch! Nur weil die Begriffe geläufig sind oder ein „Daily“ abgehalten wird, arbeitet man noch lange nicht agil.

Es geht vielmehr um die innere Bereitschaft, wirklich schrittweise zu arbeiten. Löse dich von festen Zeit- und Kostenplänen. Das Ergebnis eines agilen Projekts ist eben nicht der ‚Big Bang’ zum Tag X — das eine Release mit allen Features. Es geht darum, eine erste Lösung mit Mehrwert schnell an den Markt zu bringen — speed to market!

2. Formuliere die Produkt-Vision

Die Vision wird bei Wikipedia wie folgt definiert: „The vision describes a compelling idea or values or future state for a particular product. It defines the stakeholders view of the product to be developed, specified in terms of the stakeholders key needs and features…”

Die Vision muss zum Projektstart klar formuliert sein und von allen Stakeholdern getragen werden. Sie beschreibt das Optimum — also die 100 Prozent. Ist die Vision nicht bekannt, kann man auch nicht schrittweise darauf hinarbeiten.

3. Definiere das MVP

Mit Minimum Viable Product (MVP) ist die erste funktionsfähige Version einer Software oder einer Website gemeint, die bereits einen Mehrwert bietet. Das MVP-Release beinhaltet eine Teilmenge der Vision und ist — wie die Vision — zwingend nötig, um überhaupt agil arbeiten zu können.

Was gehört ins Minimum Viable Product?

4. Fange einfach an!

Digitale Projekte sind sehr komplex. Es ist verständlich, dass bei Verantwortlichen stets das latente Gefühl herrscht, noch nicht alles bis ins letzte Detail durchdacht zu haben. Von der Vorstellung des allumfassenden Masterplans muss du dich lösen. Wenn Vision und MVP formuliert sind, kannst du durchstarten. Der Markt, die Konkurrenten und deine Kunden warten nicht!

5. Finde und bewahre ein festes Team

Aufgrund der schon beschriebenen Komplexität laufen digitale Projekte über viele Monate oder sogar Jahre. Die Vorteile eines festen Teams für den Projekterfolg liegen auf der Hand:

  • Umfassende Kenntnisse der wichtigen Projektparameter
  • hohe Identifikation mit dem Produkt
  • eingespielte Abläufe, z.B. in der Planung, Arbeitsteilung und Kommunikation
  • Wissen über Stärken/Schwächen der anderen Teammitglieder

In der Praxis, speziell in der Zusammenarbeit mit großen Agenturen, findet allerdings häufig ein Projekt-Hopping statt. Da arbeiten Entwickler oder Product Owner parallel an drei bis vier Projekten. Die genannten Vorteile kommen dadurch nicht zustande. Also: Halte deine Mannschaft zusammen!

6. Plane eine Roadmap und wichtige Meilensteine

Jeder kennt einen mit MS Project erstellten Plan, der den Projektverlauf für viele Monate präzise auf den Tag festlegt. Und jeder weiß, dass diese Pläne veraltet sind, sobald sie den Plotter verlassen, dank Krankheiten, Personalwechsel, neuen Anforderungen oder vieles mehr. Bei großen Vorhaben, die nach dem Wasserfall-Prinzip laufen, ist ein Mitarbeiter nur mit dem Aktualisieren des Projektplans beschäftigt.

In meinen Projekten hat sich eine agile Roadmap und Milestone-Planung bewährt. Diese skizzieren einen ungefähren Ablauf und sind gleichzeitig flexibel genug, um Änderungen zu berücksichtigen.

7. Priorisiere und fokussiere deine Arbeit

Eigentlich ist es nicht schwer: Das Wichtigste kommt zuerst, die weniger bedeutenden Dinge folgen später. Beantworte dir einfach folgende Fragen:

  • Welche Funktionen bringen deinen Kunden den meisten Mehrwert? und
  • Welche dieser Features sind am schwierigsten umzusetzen?

Verliere die Antworten auf diese Fragen nicht aus dem Fokus.

Fokussieren auf die wirklich Anforderungen mit dem größten Kundennutzen

Die Priorisierung ist essenziell für den Projekterfolg, begonnen beim Formulieren der übergreifenden Vision und runtergebrochen bis hin zu den einzelnen User Stories in der Sprintplanung.

8. User Experience & Technik gehören zusammen

Ich erinnere an Punkt 5 — das feste Team. In diesem Team arbeiten bestenfalls UX-Designer und Entwickler Hand in Hand. Es sind zwar völlig verschiedene Fachgebiete, aber beide sind essenziell für den Erfolg einer Website oder einer Software.

Dein digitales Produkt muss funktionieren und einfach bedienbar sein. Eine Website mit tollen Features, die keiner bedienen kann, ist genauso sinnbefreit wie eine schicke Software, die nicht funktioniert. Sorge dafür, dass sich deine UXer und deine Entwickler gegenseitig lieben.

9. Spreche regelmäßig mit allen Stakeholdern

Große Teams arbeiten oft verteilt an verschiedenen Standorten. Der Smalltalk auf dem Flur oder an der Kaffee-maschine fällt weg. Umso wichtiger ist der regelmäßige Austausch innerhalb des Teams und mit allen Stakeholdern, etwa in Dailys, Telkos, Retros oder anderen Meetings.

Eine der wichtigsten Komponenten der agilen Arbeitsweise ist die Nähe zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer. Damit meine ich auch die stetige Präsentation der Ergebnisse.

So werden teure Missver-ständnisse nach dem Motto: „So haben wir uns das aber überhaupt nicht vorgestellt“ vermieden. Lass alle Stakeholder an deinen Ergebnissen teilhaben — auch an den Fehlern. Transparenz baut Vertrauen auf.

10. Prüfe und teste deine Arbeit

Komm aus deinem Elfenbeinturm heraus. Nur echte Vertreter deiner Zielgruppen können dir sagen, ob deine Ergebnisse zielführend sind. Führe Nutzerumfragen und User-Tests durch. Das gilt sowohl für die Funktionalität als auch für die Bedienbarkeit deines digitalen Produkts.

Du verhinderst damit das Risiko, am Markt und der Zielgruppe vorbei zu entwickeln. Die Ergebnisse von Tests und Umfragen fließen in die nächsten Iterationen ein. Übrigens: Der Aufwand, professionelle Marktforscher hinzuzuziehen lohnt sich. Deren Ergebnisse sind verlässlicher als die Befragung von Freund oder Mutter.

Fazit

Natürlich bestimmen noch viele weitere Rahmenbedingungen, ob und wie erfolgreich ein digitales Projekt ist. Die von mir genannten Faktoren können eine sehr gute Basis sein. Am wichtigsten ist mir dabei der erste Punkt — die echte Bereitschaft, iterativ zu arbeiten.