A fool with a tool is still a fool

Jira und Confluence werden genutzt, um Projekte zu organisieren. Doch arbeitet man damit automatisch agil? Nein — mit Sicherheit nicht!

Chaos in der Projekt-Orga?

Nur, weil man Tickets in Jira pflegt und ein Projekt in Confluence anlegt, arbeitet man noch lange nicht agil. Dazu gehört deutlich mehr.

Gleichzeitig ist der Einsatz dieser Tools kein Garant für eine gelungene Projekt-organisation.

Professionelle Anwenderkenntnisse sind nötig, um eine individuell passende Konfiguration zu finden und die Möglichkeiten optimal auszuschöpfen. Daher passt der Spruch: “A fool with a tool is still a fool”.

Erst optimieren, dann digitalisieren

Bei Projekten mit einem halbherzigen Methodenmix werden Unzulänglichkeiten in der Organisation kurzerhand zur Schwäche der eingesetzten Projektsoftware umdeklariert.

Kein Wunder, denn viele Team-mitglieder arbeiten zum ersten Mal mit Jira und Confluence.

Fehlenden Anwenderkenntnisse und eine generelle Abneigung gegen neue Tools führen schnell zu Aussagen wie:

„Die Anwendung ist mir zu kompliziert, ich müsste total umdenken — da hab´ ich keinen Bock drauf.” Klar ist: Probleme in der Projektorganisation werden nicht durch den Einsatz einer Software gelöst. Unscharfe Ziele, schlecht abgestimmte Prozesse oder der Showstopper “Das haben wir doch immer so gemacht” — dagegen sind auch Jira und Confluence machtlos.

Thorsten Dirks, heute Aufsichtsratsvorsitzender bei Eurowings, hat diese Erkenntnis schon 2015 in klare und oft zitierte Worte gefasst: „Wenn Sie einen Scheißprozess digitalisieren, dann haben Sie einen scheiß digitalen Prozess.“

Gewusst wie: Reporting per Mausklick erzeugen

Ein zentrales Thema in Projekten ist das Reporting. Es ist wichtig für Projektverantwortliche und andere Entscheider auf Managementebene, um den aktuellen Projektstatus einzuschätzen. Jira und Confluence bieten diverse Funktionen, die das Reporting unterstützen. So können Daten aus zuvor festgelegten Feldern auf Knopfdruck ausgelesen und in einem Bericht zusammengestellt werden.

Aber diese Features sind kein Selbstläufer, man muss sie gut beherrschen. Oft sind die für das Reporting verantwortlichen Personen nicht in der Lage, die richtigen Informationen aus den Projektmanagementsoftware zu extrahieren und diese sinnvoll und verständlich aufzubereiten.

Basteln? Ja, aber bitte nicht an der Projektsoftware

Richtige Reihenfolge ist entscheidend

Das nicht vorhandene Wissen wird kompensiert durch fleißiges Herumwerkeln an der Konfiguration von Jira und Confluence. Es werden zusätzliche Felder kreiert, häufig ohne Mehrwert. Im Gegenteil.

Projektmitarbeiter sind genervt und verunsichert, wo sie welche Daten wie oft eintragen sollen. Die Reports werden fehlerhaft und die Mitarbeiter müssen noch mehr Zeit für die Dokumentation aufwenden. Beides führt zu Frust und wirkt sich negativ auf die Akzeptanz der eingesetzten Software und natürlich auch auf die Teameffizienz aus. Im worst case kann das sogar zum Scheitern des Projekts führen.

Meines Erachtens ist es eine der wichtigsten Aufgaben von Unternehmens-führungen, jeden einzelnen Mitarbeiter dafür zu sensibilisieren, gegenüber neuen Abläufen, Strukturen und Tools grundsätzlich offen und positiv eingestellt zu sein. Agil beginnt im Kopf — das gilt besonders für die Leitungsebene.

Read the f***ing manual

So banal es im ersten Moment klingt, aber es gibt so viel Dokumentation, in der mögliche Konfigurationen und Einsatzszenarien von agiler Software anschaulich erläutert werden. Fortgeschrittene können ihre Erfahrungen mit der aktiven Community in User Groups teilen und hier auch offene Fragen klären.

Aus eigener Erfahrung empfehle ich folgendes Vorgehen:

Für das initiale Aufsetzen und die Konfiguration von Jira und Confluence sollte genau eine Person mit entsprechender Erfahrung verantwortlich sein. Wichtig ist, dass diese Person gegenüber dem Projektteam erklärt, warum es welche Felder gibt, welche Infos darin dokumentiert werden sollen und dies anhand von Beispielen untermauern.

Das ist transparent und sorgt schon vor Projektstart dafür, dass Missverständnisse ausgeräumt werden. Mitten im laufenden Projekt die Strukturen in Jira und Confluence zu ändern oder in beiden Programmen aufzuräumen, ist sehr aufwendig und frustriert alle Beteiligten.

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