Sieben Top-Gründe sprechen für einen externen Projekt-Strategen

“Die Geschäftsmodelle digitalisieren” ist die häufigste Antwort von Managern, wenn man sie nach ihrer Formel für die zukünftige Wettbewerbsfähigkeit ihrer Unternehmen fragt. In Branchen wie der Autoindustrie oder dem IT-Sektor ist die Digitalisierung weitestgehend vollzogen. Doch viele Unternehmen anderer Branchen stecken noch mitten in der digitalen Umwälzung.

Komplexe Entscheidungen treffen

Digitalisierungsprojekte sind langwierig und teuer, vor allem weil sie auf allen Ebenen sehr komplex sind. Historisch gewachsene heterogene IT-Landschaften müssen modernisiert und standardisiert werden. Es ist zu entscheiden, ob Virtualisierungs- und Cloud-Services genutzt oder Bereiche der IT outgesourct werden. Zudem sind die gewohnten Prozesse zu hinterfragen und neu zu gestalten.

Silo-Denken überwinden

Fachlich ist zu klären, welche Informationen zu digitalisieren sind, wie diese aufbereitet und auf welchen Plattformen sie ausgespielt werden.

Essenziell ist eine ganzheitliche Herangehensweise. In vielen großen Unternehmen verbreitetes Silo-Denken, also die Einstellung „Hauptsache, ich und meine Abteilung stehen gut da“, sind ökonomische und ideologische Killer für eine erfolgreiche Digitalisierung!

Und natürlich müssen die Mitarbeiter mitgenommen und von der Notwendigkeit und den Vorteilen der digitalen Umwälzung überzeugt werden.

Das macht ein externer Projekt-Stratege besser

Ein Weg, Silo-Denken und Egoismus zu überwinden, ist der Einsatz eines externen Projekt-Strategen. Dieser koordiniert aus einer ganzheitlichen und unparteiischen Perspektive die Zusammenarbeit der beteiligten Bereiche. Darüber hinaus bringt er diese sechs weiteren Vorteile:

  • Fokussierung auf Projekterfolg: Externe kennen nur ein Ziel: Das Vorhaben erfolgreich zu Ende bringen. Salopp gesagt sind sie nicht da, um neue Freunde zu finden. Eine interne Besetzung hat hingegen auch andere Intentionen, zum Teil ganz unbewusst, etwa gute Beziehungen zu den Kollegen nicht zu gefährden, die Geschäftsführung nicht zu verärgern oder schlicht die eigenen Karriere voranzubringen.
  • Expertise und Erfahrung: Ein Profi von außen kann gezielt nach den notwendigen Skills und hilfreichen Projekterfahrungen ausgewählt werden. Interne Besetzungen sind oft mit Kompromissen bei Know-how und Mindset verbunden, ganz nach dem Motto: “Der hat doch gerade Zeit“.
  • Ehrliche und konsequente Kommunikation: Planungsfehler, Ressourcenmangel oder ineffiziente Prozesse werden von einem externen Profi früh und offen angesprochen. Das gilt auch für unrealistische Vorstellungen und Ziele der Projektverantwortlichen.
  • Wertschätzung und Support vom Management: Experten von außerhalb wird mehr zugetraut, ganz einfach weil sie speziell für diese Aufgabe ausgewählt (und bezahlt) werden. Auf Basis dieser Wertschätzung gibt es in kritischen Projektphasen auch eine stärkere Rückendeckung von der Geschäftsleitung. Bei internen Lösungen gilt oft „Der Prophet im eigenen Land ist nichts wert.“
  • Unabhängig von Firmenpolitik: Interne Projektmanager haben im eigenen Unternehmen meist Fürsprecher und Gegner. Machtkämpfe und Stellvertreterkriege innerhalb der Firma gefährden jedoch den Projekterfolg. Das Gleiche gilt für persönliche Animositäten mit Kollegen, deren motivierte Mitarbeit entscheidend für das Gelingen ist. All diese Störfaktoren sind für einen Externen irrelevant.
  • Frischzellenkur für Innovation und Motivation: Eine neue, unbeeinflusste Perspektive, andere Methoden und ‚Out of the Box-Thinking’ sind besser als „Das haben wir schon immer so gemacht.“ Vom extern eingebrachten Know-how profitieren sowohl die Projektmitarbeiter als auch das Unternehmen langfristig.

Management muss Digital Leader identifizieren

Wenn das Projektmanagement ausgelagert wird, können sich die Führungskräfte auf die schwierige Aufgabe konzentrieren, die Kollegen mitzunehmen. Gerade ältere Mitarbeiter befürchten, dass ihr Wissen und ihre Fähigkeiten nicht mehr gebraucht werden oder fragen sich, ob der Change Prozess überhaupt notwendig ist. Hier müssen Ängste sensibel abgebaut, Neugier geweckt und die Notwendigkeit der Umwälzungen geschickt vermittelt werden.

Hilfreich ist es die “Digital Leader” in der Belegschaft zu identifizieren — und die gibt es in jedem Unternehmen. Das sind nicht nur die Digital Natives, also die mit dem World Wide Web Aufgewachsenen, sondern auch die Digital Immigrants. Diese sind neugierig, experimientierfreudig und so fasziniert von den neuen Möglichkeiten, dass sie andere mit ihrer Begeisterung anstecken können.

Fazit

Externe Projekt-Strategen erhöhen die Wahrscheinlichkeit signifikant, dass Ihr Vorhaben ‘in time’ und ‘in budget’ abgeschlossen wird. Als Experten verfügen sie über das nötige Fachwissen, Projekterfahrungen und methodische Skills. Sie können offen kommunizieren, unbeeinflusst von ‚Firmenklüngel’ agieren und wissen mit Erwartungen professionell und realistisch umzugehen.