Sinkronisasi Jadwal dengan Google Calendar
Saya yakin saat ini tim Anda menggunakan WhatsApp atau messaging app lainnya untuk berkomunikasi satu sama lain. Di organisasi Anda akan ada grup untuk BOD, grup untuk Developer dan mungkin pembagian grup berdasarkan divisi atau fungsi kerja. Hal yang menyulitkan ketika seluruh pembicaraan dilakukan via messaging app adalah begitu mudahnya suatu hal terlewatkan ketika kita tidak pay attention atau kesulitan mengacu kembali terhadap apa yang sudah dibicarakan. Terkadang chat tidak selamanya efektif karena karakteristik chat itu sendiri.
Kemarin, saya mendapatkan suatu pengalaman yang membuat saya menulis blogpost ini. Saya dikontak pukul 5 sore, di tanggal merah, di hari keagamaan yang dirayakan oleh kru Radya. Karena memang kondisinya sulit sekali untuk memberikan solusi sesuai permintaan, saya menyampaikan alasan yang menurut saya masuk akal dan bernegosiasi agar permintaan dipenuhi pada hari ini.
Satu hal penyebabnya, transparansi jadwal. Hal ini mudah terjadi ketika anggota tim tidak mengetahui kegiatan anggota tim yang lain. Untuk menyikapi hal ini, di Radya Labs, kami menggunakan teknik sederhana, menggunakan Google Calendar.
Saat ini, ada empat orang di Radya Labs yang punya fungsi berbeda dan sering kali harus meninggalkan kantor. Pada kasus ekstrim, keempat orang ini bisa bersamaan tidak di kantor. Pada saat yang lain, satu orang perlu mengatur jadwal meeting untuk dihadiri oleh orang lain. Misalnya, saya ditelpon klien, dan minta bertemu di Jakarta, pada saat yang bersamaan berarti saya harus mengetahui jadwal Faizal supaya bisa memenuhi permintaan tersebut.
Sejak awal tahun lalu, kami memanfaatkan Google Calendar, yang dapat dilihat secara bersama oleh kami berempat. Setiap orang yang mendapat jadwal pertemuan, wajib membuat satu entri, mengenai pertemuan tersebut, jam berapa dan orang yang terlibat. Setiap ada permintaan bertemu, kami tinggal memeriksa kalender tersebut. Formatnya sederhana :
Nama Kegiatan @ Lokasi — Nama Yang Terlibat.
Dengan cara ini, saya dapat mengetahui dengan cepat, kapan saja rekan-rekan memiliki jadwal sehingga tidak perlu diganggu atau menanyakan hal-hal yang perlu disiapkan oleh saya terkait pertemuan tersebut. Misalnya, jika Tito akan meeting dengan klien, dan kebetulan pembicaraannya terkait teknologi, sudah kewajiban saya untuk menanyakan beberapa hari sebelumnya, apakah ada yang perlu saya siapkan atau tidak. Atau hal lain, Faizal minggu depan akan meeting dan meminta saran mengenai suatu perkara teknis yang mungkin diperlukan di proyek tersebut.
Dengan hal ini, besar harapan kita dapat melakukan sinkronisasi jadwal dengan baik.
Karena sesungguhnya, sedapat mungkin kita dapat membagi waktu, antara pekerjaan dan hal lain diluar pekerjaan. Dengan sinkronisasi jadwal yang baik setidaknya menjadi salah satu cara untuk mendekati hal tersebut.
