Taipei Video Tech #4 活動篇
這篇文章會談談關於陰錯陽差成為 Taipei Video Tech #4 主辦成員兼代班主持人的心情、活動設計規劃以及問卷調查狀況，恩….沒有技術含量，單純從行銷公關角度揭露社群 TVT #4 Meetup活動秘辛！
自3月首次參與串流產業沙龍 Taipei Video Tech #3，以PR公關的身份支援活動，在現場擔任攝影、場控、控台….等等….一個人怎麼同時在活動現場擔任三種不同角色？經歷過公關公司摧殘，早已經習慣注意哪裡有漏，不要問、先解決，結果就是在現場弄得自己手忙腳亂😱
一人身兼多職，絕對是活動的大忌，那多找一點志工來幫忙不就解決了？！KKStream身為主辦單位之一，在公司大方支持下，有很多同仁一起投入，除了技術主管、美術設計、BD(商業拓展)還有大批軟體工程師能幫忙，因此我們缺的不是人手，而是對活動的理解。
第一次參與TVT#3的時候，在現場能強烈感受到社群活動獨有的熱情與自由，我覺得這樣的氛圍是很迷人的，但同時以往經驗也告訴自己，活動執行不能充滿隨興，自由輕鬆是給來參加活動的人，對主辦方與工作人員來說，應該抱持著認真與責任，同時兼具隨機應變的彈性。
因此埋下如何改善執行效率來提升活動品質的念頭！
<提前登場 🙋♂>
7/31 Taipei Video Tech #4 約是在 6月初開始邀約講師，一直到6月底確認日期/場地，這次我在很早期就加入執行團隊，開始撰寫活動邀請訊息。
<成為主辦一員>
帶著一絲懷疑去參加主辦人的活動討論會議…我懷疑的是自己角色定位，由於非軟體技術出身，既然這是串流技術的社群，理所當然是串流技術專家擔任主辦人，才能名正言順地號召產業夥伴一起聚會。
不過基於活動執行的掌握，我與活動創辦人之一KKStream — Neal 先針對第4屆活動進行內部討論後，帶著我們發想的議題一起前往和UmboCV — David與新加入的CatchPlay — Rex 參加主辦人會議。感謝3位主辦人給了很大的空間發揮，科技知識的差距並沒有將我拒於千里之外，反而是把活動辦好的信念將我們串聯在一塊。
<從思緒到實作>
缺乏分工是造成現場混亂的主因，為了達到明確分工的目標，我決定打破以往的慣例，寫出TVT有史以來的第一份活動Rundown，規劃活動流程並妥善分配：時間、任務、人力、物品。
活動Rundown (不只是Agenda)，是要把現場所有角色的任務規劃出來，經過反覆推敲流程、找出合理的配置，最終在腦海中建構出活動的虛擬場景。此外，務必在活動前進行完整說明，確認交付每一位成員的責任，同時也讓彼此了解其他人的工作，增加現場臨時支援的彈性。選擇從Rundown下手的原因是這類型的檔案具備重複使用的特性，以及即便活動本質是單純的社群聚會，讓工作人員可以一起看見活動全貌與詳細分工，更能強化參與度以及責任感，凝聚出執行團隊的向心力！
我們在Taipei Video Tech #4中嘗試加入新的元素並遇到不少挑戰：
- 配合台北101 Google辦公室規範，事前報名和現場報到都提升難度
- 為了促進與會者彼此交流，設計破冰活動，創造活動趣味性
- 設計製作籌劃已久的TVT 活動限定貼紙，藉此提升問卷填寫意願
<如同往常充滿變數的活動現場 💣>
舉辦活動沒有不發生臨時狀況的，這次當然也不例外。我們盡量排除一些可能遇到的情形，但意外往往是想不到的，像是電腦接上HDMI之後，現場喇叭莫名地跳針…或是引導與會者前往Google 會議室途中，被101大樓轉接電梯樓層困住…這類的小插曲👻
不過萬萬沒料到的是….在中場休息過後，麥克風在重新開場前一秒交到了我的手上，就這樣成為代班主持人，要負責帶領大家進行破冰活動（自己挖的洞，自己跳 🙈）
<問卷回饋>
Taipei Video Tech #4 有23家企業、超過70位產業夥伴參與，特別設計製作的活動貼紙，成功讓活動問卷回收份數，和前次相比大幅增加5倍！
問卷回饋整理：
- 活動時間滿意度 100%
- 感興趣議題前三名為：Streaming、AI 與 DevOps
- 超過61%回覆希望有 lightning Talk
- 超過40%表示下次能合辦或擔任工作人員
最後是滿滿的鼓勵以及期待繼續舉辦的留言
其中最讓我感動的是這句：“交換名片的構想可以感受到用心”
其實破冰行動是個人的突發奇想，出發點是想讓Taipei Video Tech多一點改變，但又擔心社群活動卻強迫進行互動，是不是會造成大家反感。直到會後 David第一時間和我反應，覺得互動時間可以再拉長一點，才讓我稍微寬心一些，以及最後看到問卷留言，原本的擔憂總算一掃而空！
<推動改變的反思>
在Taipei Video Tech #4 活動期間，我一直在掙扎：「Meetup活動是不是應該不受拘束、無須嚴謹的規劃 V.S 要妥善的分工與安排」會不會我以為專業的活動執行，反而限制Meetup，甚至讓Taipei Video Tech走味了？
只有一次的嘗試還無法確認解答，那就繼續找尋正確的方向吧！Taipei Video Tech 活動離完美還差很遠，代表仍有很多值得努力與改進的部分，至於如何找出 Meetup 活動的自由與嚴謹之間的平衡？我想邊做邊調，一步步摸索出最佳解答，畢竟我們已經在現場大膽預告今年會舉辦第五屆串流產業沙龍！
走得多慢都無所謂，只要你不停下腳步。
“It does not matter how slowly you go so long as you do not stop.”
─ 安迪‧沃荷 ( Andy Warhol )
P.S 台灣最高樓 Taipei 101 無敵晚霞與百萬夜景，絕對💯
