Taipei Video Tech #5 ☂ 活動篇
這篇文章會分享在第五屆串流產業沙龍,看似輕鬆自在的活動氛圍背後,主辦團隊如何克服新的挑戰!
去年七月底 TVT#4 透過活動 Rundown 有效地提升活動執行效率,首次加入的破冰交流活動也受到大家好評,現場更預告要在 2019 年再辦一次聚會…一直等到12月初,主辦人之一 Shuen-Huei (Drake) Guan 確認邀請到來自舊金山的 Netflix 主管 Te-Yuan Huang 分享,同時也獲得 AWS Taiwan 贊助場地,並且決定在 12/27 進行 Taipei Video Tech #5,不過,這時候只剩下三週時間能籌備活動!
計畫仍趕不上變化
【破冰活動被消失!】原本想要延續頗受好評的破冰活動 (新機制+ Q list 都已經確認),但就在活動前一週,收到特別邀請的東京朋友 Abema TV 代表 Yusuke Goto 也回覆答應飛來台灣分享,等於這次有三場 Talk,為控制活動時間,只能忍痛將破冰活動割捨。
【超搶手?活動貼紙】當我還在思考要如何加速報名簽到、領取識別證的流程時,在活動前三天收到 AWS 辦公室安檢政策的提醒,不但上樓必須要有識別證,下樓離開也要出示可供識別的物件、辨別是參加活動的人,警衛才會放行,這代表要多安排一位工作人員站在大樓出口處,只為了回收識別證…就在萬念俱灰的時候,靈光一閃,上次製作的活動貼紙只發出十分之一,這次不就剛好能用來當作參加活動的證明,因此現場在我威脅利誘之下,活動貼紙很順利地被搶光,而且無論進場或離場都相當流暢!
新嘗試創造驚喜
【首次打造活動主題】Taipei Video Tech 第一次嘗試設定場次專屬的主題,有別於其他地區 Meetup 採用單字或一段話敘述,我們選擇以「 icon」 來呈現,透過主題 icon (☂ 紅色雨傘)來加深與會者對 TVT #5 的印象。美中不足的是我們選定 icon 的時候,已經來不及請到專業志工設計主視覺,只好自己土法煉鋼出底下的主視覺:
【氣派場地+精緻茶點】我們除了有幸能走入 AWS Taiwan 位於信義南山廣場的新辦公室,同時還有精心準備的會前餐點,讓每位入場的來賓都十分驚豔,一舉活絡現場氣氛!
【問卷抽獎飆升回收率】前兩屆我們嘗試透過問卷方式,希望透過調查讓TVT 能夠越辦越好,只是問卷回收率低的可憐,所以本場活動,我們不但重新設計問卷內容,更藉著歲末時分,邀集主辦單位贊助當作問卷抽獎的贈品,希望藉此能提升填寫問卷的意願。
有了上次刺激的經驗,這次我有先做好要接手主持的心理準備,但還是十分擔心到活動尾聲,賓客都急著想要離開,沒有填寫問卷的意願。現場我趁最後一場Talk 說完,立刻手拿麥克風上台,直接進入問卷抽獎的流程,幸好大家也相當捧場,幾乎全部與會者都留在座位上。透過線上問卷結合抽獎輪盤,讓我一不小心把問卷互動的橋段,搞得像是尾牙抽獎,最終讓活動在熱烈的氣氛中落幕!
一起來看看 TVT#5 問卷調查結果吧!
問卷回收率突破 5 成,和之前相比提升超過 3 倍,本次總計有 47 份回覆問卷:
☂ 100% 會推薦人來參加 Taipei Video Tech
☂ 98% 樂於參與 Networking ,自由交流時間最佳長度為 15 mins
☂ 近 45% 偏好主持人問答舉手統計的互動方式
☂ 最受歡迎的 Talk 內容是企業案例分享
☂ 技術趨勢、產業動態、認識朋友、講者/講題都能夠吸引大家來參加 TVT
數大,便是美?人數破紀錄的反思
以往舉辦這種可延續性的活動,都希望越來越多人知道、吸引更多人參加,但當這次 TVT 人數突破新高,逼近百人的規模時,也出現了不同的聲音,這樣還是 Meetup 嗎?難道要變成研討會了?
從第三屆到第五屆,三場活動執行下來,花最多時間思考的部分都是在如何創造更多的交流,以及加速/減少傳統活動的流程,希望讓大家輕鬆自在的參與,並透過互動認識更多業界的朋友。人數成長最直接的影響,當然就是活動掌控複雜度以及降低交流深度,這部分仍會持續討論,相信在未來的活動中,可以摸索出最佳的平衡。
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*特別感謝 CATCHPLAY Kevin 協助現場拍攝精彩的照片