схема бэкапа данных в digital агентствах

сначала отвечу на вопросы, потом опишу общую картину. все субъективно конечно и без волшебства, но при самодисциплине работает.

Мы хотим сделать сервер для компании.Чтобы все документы хранились централизовано в облаке.

здесь одна из сравнительных таблиц https://rb.ru/opinion/oblachnyj-servis/

но по мне хватает и гугл диска или яндекс драйва (либо dropbox), хотя они все немного для разных целей и работают в связке с task менеджером и культурой/дисциплиной компании. об этом ниже после вопросов.

Наша корп почта на яндексе. Что нам важно:

1. документы должны скачиваться по умолчанию в облако, а не на компьютер — а потом с него в облако. Иначе никто не будет этого делать

для всех вышеперечисленных дисков (гугл, яндекс, дропбокс) есть приложения для телефона и ноута, то есть туда все бэкапится с компа сразу.

мы говорили, что скачаешь google drive и попробуешь. Получилось? (это вопрос и одновременно тестирование дисциплины и вовлеченности клиента)

2. У нас разные компы и операционные системы. у кого-то маки, у кого-то виндоусы

программы везде работают точно.

3. К разным папкам должен быть разный доступ. А не у всех ко всему.

это можно делать, но надо привязывать к регламенту/правилам работы с папками, иначе никак.

регламент кто, куда и что шарит предполагает периодическую/выборную проверку его знания и реализации, иначе никак.

также регламент должен включать отдельный документ в облаке (или спец канале слэка) где хранятся ссылки на самые важные папки и доки. иначе никак номер 3.

вот пример такого дока от ARG (мы храним этот реестр в basecamp — нашем общем task менеджере)

4. Сотрудник должен иметь возможность добавлять файлы, но не иметь возможности их удалять.

это можно настроить кое где, но даже при удалении попадает в корзину и владелец аккаунта может восстановить в течении 30 дней. главное не давайте доступ к своему ящику на которые зарегано облако/диск.

5. Скачивания должны фиксироваться. То есть должно быть видно, кто какие файлы скачивал из общей папки.

это сложнее и зависит от выбора облака, но в некоторых вшито. сам не пользуюсь, поэтому не могу точно пока ответить.

6. у нас много гугл-документов. как их хранить в других облаках — не знаю.

нет, для доков лучше всего гугл драйв на наш субъективный взгляд.

Есть ли такая платформа, на которой это все можно?

нет такой платформы, все разные.

итак, а теперь более общий ответ, но должен быть полезен.

Стоит разделять следующие инструменты и функционал, но и использовать все в связке, иначе получается в разы меньше ценности.

1. облако для документов, которые часто редактируете.

лично для меня это google drive, но используют и дропбок и open office.

Что нужно:

- #безопасность выделить хозяина облака, то есть самый надежный ящик с защитой и привязкой телефона. Его скорее всего надо оплачивать, сам давно плачу за 200 гигов gmail около 200 рублей в месяц

- #культура* сделать регламент работы (например, если мне присылают ворд, то всего открываю его только в облаке, а на компе, а pdf и другие файлы бэкаплю в папках диска. всегда)

- #порядок решить где хранить регламент и обновляемый список важных ссылок (у нас это basecamp, у вас может быть канал в слэке, но там не ведется обсуждение. чаты это хаос)

- установить клиенты облака на каждый комп.

*в ИТ командах есть еще стили работы типа эджайл или скрам, но в агентствах это скорее полезно для проектных работ.

2. облако для бэкапа нередактируемых данных

например, это видео или большие отчеты.

у нас для этого яндекс диск (цена 1600 рублей в года за терабайт)

Что нужно:

- #безопасность выделить хозяина облака, то есть самый надежный ящик с защитой и привязкой телефона.

- #культура* сделать регламент работы (например, если мне присылают ворд, то всего открываю его только в облаке, а на компе, а pdf и другие файлы бэкаплю в папках диска. всегда)

- #порядок решить где хранить регламент и обновляемый список важных ссылок (у нас это basecamp, у вас может быть канал в слэке, но там не ведется обсуждение. чаты это хаос)

- установить клиенты облака на каждый комп.

3. Таск менеджер.

обычные (whatsapp, telegram) и профессиональные (slack, campfire и ping в нашем basecamp) чаты это инструмент коммуникаций с клиентом и в команда, но это не задачи!

очень полезно ввести todo менеджеры, где можно ставить задачи с дедлайном и уведомлением. часто это приводит и к личным todo менеджерам для частных задач (у меня это ipnone напоминания и гугл календарь, например).

но если задача рабочая и в ней кто-то задействован из коллега, то всегда дублирую ее в общий таск менеджер. slack это не решение без спец ботов хотя бы.

Что нужно:

введите таск менеджер!

*есть еще инструменты диаграммы ганта, но они скорее затачиваются под проект, чем под все агентство.

Итого,

решение это: два облака, таск менеджер и чаты с дисциплиной/правилом бэкапа данных (документов) оттуда или перевода задач в таск менеджер.

P.S. пару постов с примером организации работы от моего товарища Viсtor Zakharchenko:

как организовать свою библиотеку для всех https://www.facebook.com/photo.php?fbid=10220141356545379&set=a.1195704773998&type=3&theater

как ставить задачи хотя бы для себя https://www.facebook.com/zahareus/posts/10215048901797193

и он вовсе не псих, просто включает дисциплину и это сильно повышает порядок, безопасность и продуктивность.