Reunión de Retrospectiva: Actividad principal (4 de 5)

En los artículos anteriores revisamos las estructura para nuestras reuniones de retrospectiva, por otro lado aquí continuaremos detallando la actividad principal que es el centro de nuestra búsqueda de la mejora continua.

Como indicamos anteriormente, las actividades podrían ser del tipo Formando Equipos, Mejora de moral, Retrospectiva y Futurospectiva.

Formando equipos

Estas actividades están pensadas para equipos nuevos que se reúnen para definir sus reglas del juego. Por otro lado, en {apside} contamos con una definición clara de valores y queremos que cada integrante se apropie de ellos y de ser necesario sugieran actualizaciones a dichos valores. Dado lo anterior la idea es utilizar la actividad que llamamos “Traspaso valórico”, aunque de todas maneras tendremos una actividad adicional en caso de ser necesario.

  • Traspaso valórico: Actividad para equipos que ya cuentan con un conjunto de valores y necesitan involucrar a nuevos integrantes. Esta actividad considera la lectura de los valores, reflexionar sobre la importancia de estos para el equipo y como vivirlos en el día a día. Es de vital importancia dejar tiempo adicional para sugerir cambios a los valores.
  • Actividad de Comportamiento General: Esta actividad permite identificar el comportamiento aceptable e inaceptable en el equipo. Dividir la pizarra en dos columnas “No seas así” y “Así eres fantástico”, solicitar a los participantes que indique en cada columna que comportamiento no aceptarían y cuales sí.

Mejora de moral

Un equipo con la moral baja trabajará desganado y sin motivación por lo que es de vital importancia detectar estos estados y contar con un plan de acción. El libro “Fun Restrospectives” no considera esta separación, pero si cuenta actividades para subir la moral del equipo que se encuentran bajo otra categórica. Las actividades elegidas para subir la moral del equipo son:

  • Vista de 360 grados: Buena actividad para mejorar la moral , debe solicitase a cada participante que escriba un buen comentario del resto del equipo, luego pida a uno de ellos que se ubique al centro de un círculo, mientras que los otros leen sus buenos comentarios. Cambie el participante del centro hasta que todos haya recibido feedback. Con pequeños ajustes es posible realizar on-line.
  • Aplaude si adivina: El objetivo es adivinar un buen momento de un compañero de trabajo bajo un contexto dado. La actividad consiste en entregar dos papeles a cada participante, uno con el nombre de un compañero y otro en blanco en el que deberán escribir un momento especial que hayan vivido en el proyecto y guardarlo sin que otro lo pueda ver. Cuando todos hayan terminado de escribir, el moderador preguntará a cada uno por el compañero que le tocó y cuál cree que fue su momento especial. Si acierta, su compañero deberá aplaudir, de lo contrario él dirá en voz alta su momento especial escogido, posteriormente continuará tratando de adivinar al compañero que a este le tocó hasta completar el total de participantes.

Retrospectiva

Para esta categoría, existen muchas actividades donde la gran mayoría considera hablar sobre lo bueno y lo malo, pero necesitamos saber además qué cambiar o incluso identificar qué eliminar de nuestro proceso, donde todas las actividades de retrospectiva deben tener como salida una lista de acciones de mejoras. Las actividades que consideraremos son:

  • www: Worked wel, kinda worked, dindn’t work: Esta actividad permite identificar las cosas que se hicieron bien, cosas que requiere modificar y cosas que no funcionaron. Consiste en dividir la pizarra en tres: Bien, Modificar y Mal. Luego pida a los participantes que ingresen sus notas idealmente agrupándolas. Al finalizar discuta sobre ellas y busque acciones para mejorar.
  • KALM (Keep, Add, More, Less): Es muy similar a la anterior, pero con la diferencia de considerar el valor que trae cada acciones realizada en nuestro proceso. Permite identificar “Qué hemos estado haciendo bien y con valor”, “bien pero sin valor”, “bien pero realizarlo con más frecuencia da más valor”, “nueva idea con más valor”. Esta actividad la encontramos excelente porque considera identificar los posibles desperdicios que estemos realizando. Por ejemplo, aquí podemos identificar que un documento ya no es necesario para el cliente si este no le entrega valor.
  • Problemas conocidos: Es una actividad para realizar de manera excepcional donde los problemas ya se conocen y se requiere una vuelta de timón urgente. Requiere mayor seguimiento de las acciones acordadas. Para llevarlo a cabo, liste los problemas conocidos en un pizarra y luego divida el equipo en grupos de 2 a 3 personas para que busquen soluciones a los problemas conocidos. Luego revise las soluciones y con el compromiso de todos genere una lista de acciones.

Mientras se genera la discusión independiente de la actividad es posible que la acción propuesta no sea la correcta, para lo cual se propone realizar la actividad de los 5 por qué, que consiste en preguntar 5 veces por qué al problema dado. En un caso práctico, por ejemplo, si tenemos un software que pasó a producción y generó problemas, podemos decir que la acción es que tengas más cuidado, pero al realizar los 5 por qué se podría determinar que el problema fue por falta de capacitación al ingeniero. Es una forma sencilla y ágil de resolver problemas utilizada en Lean

Futurospectivas

Esta categoría permite adelantarnos a problemas antes que ocurran o en otras palabras identificar los riesgos y crear un plan de mitigación. Las actividades que escogidas son:

  • Actividad Pre-mortem: Permite identificar las actividades que podrían salir mal o que podrían generar un gran desastre y crear un plan de mitigación. Para nuestro caso utilizaremos esta actividad como parte de las reunión de inicio de proyecto. Para comenzar, pida a los participantes que indiquen los riesgos o preocupaciones que pondrían en peligro el proyecto y causar el desastre. Luego para cada uno indicar su mitigación con un lápiz o papel de otro color, con esto discutir y crear un plan de acción.
  • Criterios de éxito: Con una mirada distinta a la anterior, permite identificar el estado de éxito y fracaso de nuestro proyecto. Consiste en dividir la pizarra en 4 columnas: Intención, Objetivo, Éxito Si, Fracaso Si. Luego en conjunto con el equipo debe identificar cúal es la “intención” del equipo, posteriormente los “objetivos” de la intención junto a su caso de “éxito” y “fracaso” en la misma línea. Discuta con los participantes y genere una lista de acciones.

Muchas de las actividades anteriores requieren una pizarra lo que limita su ejecución on-line para lo cual se pude utilizar el siguiente tablero en linea “Fun Retro”.