Reunión de Retrospectiva como motor de la mejora continua (1 de 5)

José Verdugo
Apr 18, 2017 · 3 min read
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Luego de ejecutar un proyecto o bien cumplir algún hito en nuestro trabajo, es natural querer que para la próxima ocasión seamos más eficientes. Pero ¿Cómo podemos ser más eficientes? Básicamente esto se pude lograr hablando sobre el pasado con los integrantes del equipo, en otras palabras, el motor que mueve las mejoras continuas son las reuniones de retrospectivas.

Es muy fácil bajar la prioridad a las reuniones de retrospectivas, por diferentes motivos, como que el proyecto o etapa ya se encuentra en otro estado o bien el foco se encuentra en otra actividad. En algunos casos se logra realizar la reunión de retrospectiva, pero con una serie de problemas que finalmente no produce el efecto deseado y que se traduce en pérdida de credibilidad para éste tipo de reuniones. De esta manera identificamos algunos problemas frecuentes que afectan las reuniones de retrospectivas:

  • No cumplir con una agenda u orden para levantar información.
  • Las actividades para levantar información no son las correctas.
  • No se generan acciones para mejorar.
  • No se realiza seguimiento a las acciones
  • El equipo se disolvió o no es posible contar con ellos presencialmente.
  • Las personas invitadas no son las correctas.

Con esto, vemos que es fundamental invertir tiempo para contar con reuniones efectivas y no tomarlo a la ligera. Para nuestro caso identificamos los puntos mínimos que debe considerar una reunión de retrospectiva:

  • Contar con una estructura.
  • Contar con un set de actividades para realizar.
  • La salida debe ser actividades en post de una mejora continuas.
  • Se debe cuidar de la moral del equipo.
  • Considerar la ejecución de reuniones remotas.
  • Mejorar constantemente las reuniones.
  • Considerar que nuestra empresa ya cuenta con valores tanto estratégicos como culturales.
  • No solo considerar las reuniones de retrospectivas.

Como requerimiento especial del último punto, nos referimos a considerar las reuniones previas a la ejecución de proyecto, que llamaremos “Futurospectivas” la cual nos ayudará a buscar riegos y mitigaciones.

Realizar las reuniones mirando al pasado o futuro de manera recurrente y manteniendo el entusiasmo es fundamental para el éxito del equipo. Con el tiempo el equipo se acostumbrará a una cultura de mejora continua y así los puntos de acción salen proactivamente. (Como se indica en el Libro Fun Restrospective)

Como consideración inicial, antes de realizar la reunión debemos identificar el “tiempo” en el que se enfocará la reunión, es decir ¿miraremos el pasado o el futuro? Además debemos identificar el “motivo”, ¿Es para subir el ánimo, buscar mejoras o mitigaciones? Por otro lado, debe tener claro los “participantes” necesarios ya que el objetivo es identificar la raíz del problema o riesgos involucrando al equipo correcto en el plan acordado. Junto a lo anterior debe contemplar si el equipo es nuevo o no ya que de esto dependerá si realiza alguna actividad de integración.

Nuestra definición sobre las reuniones de retrospectiva lo dividiremos en seis artículos, que iremos publicando consecutivamente, tomando como foco los requisitos mínimos indicados anteriormente. En el segundo artículo definiremos nuestra estructura y en las siguientes abordaremos las secciones que requieran actividades y así indicar cuales fueron las que escogimos.

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