Wie man in einer unproduktiven Arbeitsumgebung produktiv sein kann

Du schnappst dir deinen Kaffee und starrst auf deinen Computerbildschirm, während du versuchst, dich daran zu erinnern, was du gerade tun wolltest, als du gebeten wurdest, an einem Zoom-Meeting teilzunehmen, das nirgendwo hinführt und nichts löst.

Nach der Besprechung schickt dir ein Kollege eine Nachricht, damit du ihm bei etwas hilfst. Du kannst nicht glauben, dass er es nicht allein herausfinden konnte.

Dein Boss war in den letzten Tagen nicht da und platzt plötzlich herein, um alle aufzufordern, mit dem, was sie gerade tun, aufzuhören, weil das Schiff bald untergeht. Das passiert jeden Monat.

Oder vielleicht bist du zu Hause. Obwohl du tausend Dinge für die Arbeit zu erledigen hast, ruft dieser Haufen Wäsche deinen Namen und der Familienhund bettelt um einen Spaziergang.

In dem Maße, wie offene Büros immer hipper werden und das Arbeiten von zu Hause aus immer mehr zur Norm wird, könnte es sein, dass du versuchst herauszufinden, wie du in einer unproduktiven Arbeitsumgebung produktiv sein kannst. Keine Angst! Es gibt Hoffnung.

Alles, was es braucht, ist, sich eingefahrener Gewohnheiten bewusst zu werden und seine regelmäßigen Abläufe zu optimieren. Ich weiß, leichter gesagt als getan. Aber es ist nicht unmöglich. Hier sind einige Tipps, um in einer unproduktiven Umgebung den Überblick zu behalten…

1. Kauf dir lärmreduzierende Kopfhörer

Ich habe ein Paar benutzt, während ich ein Buch schrieb. Das Haus meines Nachbarn war sechs Monate lang im Bau. Ohne meine bewährten lärmreduzierenden Kopfhörer wäre ich nicht in der Lage gewesen, ein Wort zu schreiben. Diese Kopfhörer — gepaart mit ein wenig weißem Rauschen oder brain.fm — machen einen Riesenunterschied.

Anmerkung: Diese Dinger funktionieren wirklich. Wenn du das tust, kleb dir ein Schild auf den Rücken, um sanft auf dich zuzugehen, denn es kann beängstigend sein, wenn du jemanden nicht erwartest.

2. Setz dir Grenzen mit deiner Zeit.

In jedem unproduktiven Arbeitsbereich gibt es einige wenige Unterbrecher, die routinemäßig Hilfe brauchen, die gerne plaudern, die Rat suchen. Sie werden dich jagen. Versuch, ob dir das Spaß macht: vielleicht ein “ON AIR”-Licht, das anzeigt, dass du nicht verfügbar bist, oder vielleicht eine automatische Antwort, die du im Morgengrauen erstellst und die ankündigt, dass du an diesem Tag (jeden Tag?) für eine bestimmte Zeit nicht verfügbar sein wirst.

3. Lerne, wie man am besten Zeit blockt.

Mach das in der Nacht davor oder gleich morgens. Leg dir Zeiträume für deine Projekte fest, damit du einen Plan hast. Es kann sehr entspannend sein, in deinen Tageskalender zu schauen und zu sehen: “OK, ich mache dies bis 12 Uhr, dann mache ich das bis zwei Uhr”. Setz die ein Zeitfenster für Eintönigkeit wie das Beantworten von E-Mails und dergleichen fest und schalte dann diese Benachrichtigungen für den Rest der Zeit aus. Sag den Menschen in deinem persönlichen und beruflichen Leben, dass sie bei einem Notfall anrufen sollen, statt Texts oder E-Mail zu schicken. Auf diese Weise weißt du schon, dass es notwendig ist, ranzugehen.

4. Teil deinen Tag in kreative + reaktive Arbeit ein.

Versuch das, um dir deine Zeit effektiver einzuteilen. Kreative Arbeitsprojekte sind Projekte, die deine ungeteilte Aufmerksamkeit und den vollen Umfang deiner geistigen Fähigkeiten erfordern. Plan diese früh am Tag, wenn du dich energiegeladen fühlst. Reaktive Arbeit — das Beantworten von Telefonanrufen, E-Mails, unwichtigen, aber unvermeidlichen Besprechungen und so weiter — kann für die zweite Hälfte des Tages geplant werden.

Hinweis: Block während des kreativen Teils des Tages alles aus, was nicht zu deiner kreativen Arbeit gehört. Keine E-Mails, Telefonanrufe, Textnachrichten, soziale Medien usw

5. Geh nicht zu jedem Meeting, wenn du nicht musst.

Wenn du für ein Unternehmen mit vielen Meetings arbeitest, solltest du herausfinden, wann deine Anwesenheit wirklich erforderlich ist, da diese Meetings in den meisten Fällen unproduktiv sind. Vielleicht kannst du eine Ausnahmegenehmigung erhalten, wenn du nicht wirklich gebraucht wirst. Wenn du wirklich gebraucht wirst, plane die Besprechungen für eine Zeit, die für dich funktioniert (siehe: #3: blocke deine Zeit). Im Grunde fällt dies unter “Hab keine Angst, das Wort zu ergreifen”. Wenn du nie etwas sagst, wirst du es nie wissen.

6. Wenn du keine Brandschützerin bist, lass dich nicht darauf ein, jedes Feuer zu löschen.

Es gibt diese reaktiven, ständig-Feuer-löschen Umgebungen, die eine Seele ermüden können, à la das ganze Unternehmen könnte jede Sekunde zusammenbrechen, wenn wir DAS nicht tun! Vielleicht kannst du eine grassroots Kampagne durchführen, um zu analysieren, was dringend ist und was nicht. Eine schöne Konsequenz ist, dass du anfangen wirst, dich proaktiv (und nicht reaktiv) zu verhalten, damit sich diese “dringenden”, aber unproduktiven Szenarien nicht wiederholen.

7. Wenn du in der Arbeit untergehst, setze Prioritäten.

Setz dich mit deinem Vorgesetzten/Boss zusammen, um bei der Priorisierung deines Arbeitspensums zu helfen. Dann kannst du deine Zeit blockieren (#3), vielleicht von zu Hause aus arbeiten und vielleicht einige Besprechungen überspringen (#4). Um es klar zu sagen, ich beziehe mich auf die überwältigende Arbeitsbelastung, die sich daraus ergibt, dass du vielleicht in einem Unternehmen arbeitest, in dem jeder eine Menge Hüte trägt, oder vielleicht wurde kürzlich jemand entlassen und seine Arbeit in deine eingegliedert. Das liegt nicht daran, dass du nicht weißt, wie du mit deiner Zeit und/oder Ablenkungen umgehen sollst. Fazit: Glaub nicht, dass andere Leute wissen, dass du überlastet bist. Es ist dein Job, deine Meinung zu sagen.

8. Wenn dein Chef nicht konsequent ist, bitte um Bestätigung.

Das kann frustrierend und unproduktiv sein. Du fängst an, an etwas zu arbeiten, nur um dann auf halbem Wege angewiesen zu werden, die Richtung zu ändern; etwas wurde mit höchster Priorität behandelt, und dann gibt es ein neues Etwas, das plötzlich eine noch höhere Priorität hat; aber warte, jetzt gibt es etwas noch Wichtigeres; eigentlich ist das Erste immer noch das Wichtigste, jetzt, wo sie daran denken, und übrigens, wo stehst du da? Wenn du so einen Chef hast, lass dir die Priorisierung der Arbeit bestätigen.

9. Wenn deine Kollegen nicht ihr Gewicht tragen, tu Folgendes.

Kommuniziere, aber verpetze niemanden. Du kannst z.B. eine Gruppen-E-Mail an alle Beteiligten schicken, mit dem Chef im CC, und nachfragen wer wofür verantwortlich ist. Auf diese Weise ist es schriftlich und es gibt keine Vermutungen. Wenn das Szenario diese Art der Kommunikation nicht zulässt, ist es das Nächstbeste, mit dem/den Kollegen selbst zu sprechen. Auch hier ist es wichtig, das Wort zu ergreifen!

Der einzige verlässliche Weg, in dieser Welt zu anderen Ergebnissen zu kommen, ist, sein eigenes Verhalten zu ändern. Erwarte nicht, dass sich jemand ändert.

Ein großer Teil der Produktivität in einem unproduktiven Arbeitsumfeld besteht darin, über die eigenen Bedürfnisse zu sprechen und für sich selbst einzutreten. Nur so weißt du schon, welche Ressourcen und Freiheiten dir zur Verfügung stehen.

Ein großartiges Nebenprodukt all dessen, für sich selbst einzutreten, ist, dass sich dein Selbstvertrauen verbessern wird; deine Selbstwirksamkeit wird gestärkt; du wirst dich ermächtigt fühlen, nach dem zu fragen, was du brauchst; die Welt wird anfangen, für dich statt gegen dich zu arbeiten.

Perspektive ist alles, wenn man lernt, in einem unproduktiven Raum produktiv zu sein. Geh nicht davon aus, dass jemand weiß, was in deiner Welt geschieht, und rechne nicht damit, dass sich etwas ändert, ohne dass du dich vorher änderst. Sei nicht unproduktiv, sei proaktiv und dann produktiv.

Alles beginnt mit dir.