Notre logiciel de RH

Nous avons développé notre propre outil de gestion des RH. Voici sa présentation, screenshots à l’appui. Enjoy the tour !

A l’origine de la création

Demandes de congés, émission des fiches de paie, stockage et mise à jour des coordonnées des salariés, etc. Dès qu’on est plus de 10 à bord, il devient vite compliqué de naviguer dans ces données. Il existe des outils RH tout faits, mais aucun ne correspondait exactement à nos attentes. Comme nous sommes une bande de geeks, et qu’on voulait avoir la liberté du sur-mesure, nous avons développé notre propre plateforme de gestion d’équipe !

Un accès privé

Commençons comme il se doit, en vous montrant comment on rentre dans le monde Capsens RH. Après avoir recherché dans le moteur https://rh.capsens.eu/, on parvient à une page d’accueil permettant de choisir son statut : salarié, partenaire (pour le comptable) ou administrateur (pour ceux/celles qui ont le dernier mot !). Les actions possibles diffèrent bien sûr en fonction du compte, les partenaires ayant un pouvoir de revue et d’audit, les administrateurs détenant notamment le droit d’accepter ou refuser des demandes et de créer des utilisateurs.

Une double sécurité contrôle l’identité de l’utilisateur : l’habituel mot de passe, mais aussi une clé de sécurité, un code d’authentification étant envoyé par sms au moment de la connexion.

Un panel de fonctionnalités

On pénètre alors enfin l’univers Capsens RH ! La plateforme a été développée en scrum avec pour product owner François, l’associé RH.

1) Politique de home-office

Nous proposons à toute l’équipe de travailler à distance une fois par semaine, le jour de leur choix. Il faut cependant prévenir au moins 48h à l’avance, le temps de s’organiser en conséquence si besoin.

Sur Capsens RH, chacun a la possibilité de déposer une demande de home-office en ligne, celle-ci étant directement enregistrée et validée si elle respecte les critères établis. La coordination avec l’agenda google de la boite se fait alors de manière instantanée et permet de mettre tout le monde au courant. Si le délai est trop court, l’acceptation doit être donnée manuellement par un des administrateurs.

2) Absences exceptionnelles

Pour les congés vacances ou maladie, le principe est le même : chacun est responsable de renseigner ses dates d’absence, en sélectionnant la nature et la durée des congés demandés (RTT, congés sans solde ou payés, …). Si le motif est médical, on peut immédiatement saisir le justificatif. Comme de coutume, il revient à un administrateur de gérer validations requises !

3) Chèques déjeuners et notes de frais

La gestion des notes de frais et des chèques déjeuners est une autre fonctionnalité clé de la plateforme. Il est ainsi possible de rapidement visualiser les coupons versés et ceux restant à distribuer, mais aussi de centraliser les demandes de remboursement. Chacun est en effet libre, à tout moment, de saisir sa requête en en indiquant le montant, la date et le motif et en téléchargeant le justificatif nécessaire (facture, ticket de caisse…).

Une interface optimisée

Nous avons prêté attention non seulement à l’utilité qu’on aurait de notre site, mais aussi à son design, qui se devait d’être attrayant et efficace pour en faciliter l’exploitation.

Une navigation fluide

Le passage d’une page à une autre se fait de manière intuitive, avec différents onglets aux noms explicites :

- le Tableau de bord qui permet aux administrateurs de rapidement visualiser une série de paramètres,

- la Gestion Utilisateurs qui fournit la liste de toutes les personnes enregistrées,

- la Gestion Demandes pour s’occuper de congés, notes de frais et home-office,

- la Comptabilité pour octroyer les primes et chèques déjeuners,

-la Configuration pour que chacun entre ses informations personnelles (date et lieu de naissance, coordonnées bancaires, adresse, téléphone…)

La diffusion de messages clairs

On peut par ailleurs créer des textes d’annonces qui défilent de manière voyante, en continu, lorsque l’on consulte la plateforme.

Cela permet de s’assurer de la transmission en interne des informations importantes.

Des process automatisés

Un des principaux intérêts de Capsens RH est qu’il permet de centraliser les informations de chaque salarié afin que le comptable y pioche chaque mois et réalise les fiches de paie. Il récupère ainsi les informations sur les vacances, malades, etc. ainsi que les informations classiques (salaires, etc.) lui permettant de travailler simplement. On préfère que ce soit le comptable qui s’occupe des bulletins de paie plutôt que le logiciel, pour mieux gérer les exceptions. La synchronisation des congés et du home-office se fait instantanément sur l’interface teamweek et le Google Calendar de CapSens. Enfin, il est possible d’éditer pour chaque onglet un document en format pdf, csv ou excel, pour exporter et communiquer un récapitulatif des données si besoin.

Bref, on est content !

Pour énumérer rapidement les bienfaits de notre “Capsens RH”, on peut citer :

• la centralisation des docs et des infos, qui évite de les saisir deux fois (coordonnées et infos personnelles, titres de transport, justificatifs de frais…) et nous fait gagner du temps
• moins d’erreurs et plus de transparence en interne
• notre comptable est heureux !
• On le fait évoluer à notre guise

On vous présente très bientôt nos autres outils internes ;)