Teamweek, l’ERP nouvelle génération adopté par Capsens

Répartir les plannings au sein d’une équipe est souvent une opération complexe à mener, avec de nombreux paramètres à prendre en compte : charge de travail à effectuer, délais à respecter, le retard d’un projet affecte les autres… Après quelques délibérations et recherches en interne, nous avons choisi d’utiliser Teamweek pour gérer au quotidien la coordination de nos développeurs et organiser l’avancement des projets en fonction de l’agenda de chacun.

Rapide présentation de l’outil

Conçu spécifiquement pour faciliter la planification en entreprise ou au sein d’un groupe de personnes, Teamweek a été créé en 2013 en mode startup par des membres de Toggl, logiciel spécialisé dans la gestion de planning et le reporting. Gratuit jusqu’à 5 utilisateurs (soit 5 personnes « à staffer »), le service facture en abonnement par mois, sur la base du nombre d’inscrits : https://teamweek.com/pricing.html

Concrètement, comment ça marche ?

On se crée un compte, et on peut alors former des groupes d’utilisateurs. On choisit alors une série de settings, paramètres de préférence classés en différents onglets. Voici les principaux :

• My Profile pour déterminer le jour de début de la semaine, l’affichage ou non des weekends, le réseau horaire, l’envoi ou non de notifications et emails…

• Users pour ajouter/supprimer des membres et gérer leurs droits

• Integrations pour gérer la synchronisation et les liens directs avec d’autres applications, telles des notifications automatiques sur l’outil Slack, l’importation de cartes Trello, les mises à jour sur Google Agenda…
• Help, Tops&Shotcuts pour donner son feedback dès que nécessaire

Deux interfaces permettent de gérer son planning sous un angle différent :
1) Groupe : visualisation du planning de tous les membres qui composent un groupe donné
2) Projects : affichage uniquement des personnes travaillant sur un projet particulier.

Comment utilise-t-on Teamweek chez Capsens ?

Après vous avoir détaillé les fonctionnalités de l’outil, passons maintenant au cœur de notre sujet : à quoi nous sert donc Teamweek on a daily basis !
Chez Capsens, nous n’exploitons qu’un seul groupe, car notre organisation fait que nous avons essentiellement besoin d’une vision générale d’attribution des tâches et des disponibilités des développeurs.

Nous sommes en revanche très friands de l’organisation par projet, celle-ci correspondant bien à la nature de notre activité. Cela nous permet instantanément de voir quelles personnes travaillent pour une plateforme donnée. A noter : il est également possible de conserver les projets passés dans une « archive », ou de rassembler plusieurs projets (si ces derniers concernaient une même entité) …

Quand on est connecté en tant qu’utilisateur, on a accès à son propre emploi du temps avec les éléments sur lesquels on devrait être en train de travailler, mais on peut aussi voir les agendas des autres, pour pouvoir se coordonner et consulter si besoin.
L’ajout d’évènements et l’assignation se fait facilement, à la manière de Google Agenda : on clique sur le jour/la semaine qu’on souhaite marquer et on complète la durée du travail, le projet concerné, des commentaires éventuels…

Chaque projet se voit assigner sa couleur, ce qui rend l’identification plus facile.

Pourquoi Teamweek ?

Les + :
• COLLECTIVITE : branchement à nos outils privilégiés Trello et Slack et intégration possible à de nombreuses autres API (GitHub, GitLab, Basecamp, Toggl, Podio, Asana, JIRA, Bitbucket)
• ERGONOMIE : interface intuitive et simple d’utilisation, affichage par projet
Le — :
• Peut revenir assez cher. Près de 900 €/an pour CapSens.

Quels autres outils existent sur le marché ?

Il en existe beaucoup, et nous vous conseillons de faire vos recherches pour déterminer celui qui vous serait le plus adapté !

Vous pourrez trouver ci-jointe une liste de quelques outils qu’on a recensés pour vous, mais celle-ci est loin d’être exhaustive…

• Roadmap : Créé par la société 3drops. Au design très proche de Google Agenda, il a été pensé pour optimiser la planification et la gestion de projets. Le prix de l’abonnement dépend du nombre d’administrateurs (19 dollars/mois par admin) et non du nombre de membres. Si vous souhaitez en savoir plus, on vous invite à vous faire une idée en consultant leur site internet : https://onroadmap.com/.
• Teambook : Fondée en 2013 en Suisse par une équipe de consultants (sur la base de leurs propres besoins d’organisation et de gestion RH), Teambook compte aujourd’hui plus de 7000 utilisateurs. L’abonnement se fait en fonction du nombre de projets gérés en même temps. Vous pourrez découvrir ce qu’ils proposent sur : http://www.teambookapp.com/index.html.
• Allocate : Cette fois, le tarif mensuel dépend à la fois du nombre de personnes autorisées sur un compte et du nombre de projets en cours. Si vous souhaitez en savoir plus, jetez un coup d’œil à leur blog, accessible depuis leur site : https://www.allocatehq.com/.

Conclusion

Nous espérons que cette petite virée au cœur de notre ERP vous a plu et pourra vous inspirer ! Bien sûr, il ne s’agit absolument pas d’un modèle, mais seulement d’un exemple parmi tant d’autres, de comment on peut s’organiser proprement et efficacement quand on n’est pas encore une grosse boite, mais que les effectifs s’étoffent à grande vitesse… En soulignant que Teamweek est aussi utilisé par de grands groupes tels JC Decaux, qui l’emploie pour gérer les plannings de ses équipes techniques.
Une nouvelle application mobile vient tout juste de sortir à la mi-juillet 2017, pour améliorer encore les visuels et l’expérience utilisateur. On vous en dira des nouvelles !

N’hésitez pas, comme d’habitude, à nous communiquer vos remarques et commentaires éventuels, que nous nous ferions un plaisir de découvrir (et nous sommes bien sûr preneurs de tout conseil pour nous améliorer…)