Utiliser Trello pour gérer son recrutement
Comme toute boîte en croissance, le recrutement est un enjeu clé, surtout dans l’univers du développement web. Depuis 2013, notre équipe n’a cessé de s’agrandir. De quatre employés, nous sommes passés à 11 en 2015 puis à 18 aujourd’hui.
Recruter autant de personnes (auxquelles il faut ajouter les stagiaires qui ne sont là pour quelques mois mais qui nous aident énormément dans notre développement et dans la rédaction des articles de notre blog…) n’est pas chose aisée.
Et comme toute startup, nous avons commencé sans DRH, sans grille de salaire, et sans processus de recrutement à 12 rounds. En réalité, nous sommes quatre à nous occuper du recrutement : mon associé, le CTO, le directeur commercial et moi-même. Au fur et à mesure, nous avons donc décidé de créer notre propre processus de recrutement à l’aide de Trello.
Une carte Trello par candidat
Nous créons une carte pour chaque candidature que nous recevons. Dans cette carte, nous recensons les informations principales sur le candidat et la checklist de tout ce que l’on doit faire pour l’évaluer et le recruter le cas échéant. Il est (normalement) impossible d’oublier une étape en procédant de cette façon !
Dans le titre de la carte, nous mettons le nom et le prénom du candidat. Après, on utilise les Power-Ups de Trello pour rajouter quelques informations essentielles sur lui comme son école, son téléphone, son mail et la date de son entretien chez nous. Grâce aux Power-Ups, ces informations sont bien mises en avant sur le board et ne sont pas cachées comme ça aurait pu l’être si on les avait mis dans la description.
En pièce jointe, nous ajoutons son CV et sa lettre de motivation (pour les quelques fainéants qui en copient collent une ou les quelques courageux qui en font encore une pour chacune de leur candidature …). La partie commentaire permet de centraliser les échanges entre les différentes personnes impliquées dans le processus de recrutement. Enfin, nous assignons des étiquettes pour identifier le type de poste recherché par le candidat (stage, CDI, Auto entrepeneur…).
Comment fonctionne notre board de recrutement ?
Nous avons une première liste avec des cartes qui recensent les profils types que nous recherchons. Dans la description de ces cartes, nous décrivons les hard-skills et les soft-kills qu’on aimerait recruter. Se mettre d’accord sur les critères d’évaluation précis et objectifs nous aident à choisir le meilleur profil pour le poste souhaité.
Après avoir créé la carte d’un candidat, nous allons progressivement la faire glisser dans les différentes listes de notre Trello. Nous effectuons un premier tri parmi les candidatures que nous recevons en parcourant les CV et les lettres de motivations.
Néanmoins, nous ne nous contentons pas de recevoir passivement des candidatures. Nous partons aussi à la recherche de profils idéals : recherches Linkedin, extension de notre réseau grâce au networking, recommandations etc. Il faut être proactifs sur le recrutement parce que c’est uniquement de cette façon qu’il est possible de dénicher les meilleurs. Même si ça demande beaucoup de temps et d’énergie, c’est essentiel parce que sans équipe exceptionnelle, il n’y a pas de succès entrepreneurial.
Si Batman a postulé, nous planifions un entretien avec lui, et le glissons dans la liste dédiée aux entretiens. Par contre, si Superman postule, nous appelons le Daily Miror pour savoir s’il est un bon journaliste à mi-temps, et nous le mettons dans la liste KO. Pas question de prendre un mec en slip qui défaille face à la première pierre verte venue …
Après ce premier filtre, les développeurs que nous recrutons passent deux à trois entretiens : un entretien technique avec notre CTO et un à deux entretiens personnels avec les fondateurs ou notre directeur commercial. A la fin de ces entretiens, nous avons ainsi plusieurs avis sur les différentes facettes du candidat. Notre but ici est de minimiser le risque d’un mauvais recrutement.
Après chaque entretien, un petit commentaire sur le candidat est rédigé à chaud. C’est au moment des points plannings hebdomadaires que nous débattons tous les quatre du potentiel de chaque candidat. Si nous sommes satisfaits, nous glissons sa carte dans la liste OK. Sinon, nous la passons dans la liste KO.
Avant nous avions une liste Pourquoi pas pour les candidats pour lesquels nous hésitions ou pour ceux qui nous avaient pas particulièrement convaincus mais que nous gardions sous la main si nous n’arrivions pas à trouver quelqu’un d’autre. Mais nous avons décidé de la supprimer parce qu’elle ne faisait que retarder la prise de décision et que mieux valait prendre personne que prendre quelqu’un qui nous décevrait.
Ensuite, nous contactons toutes les personnes dans les listes KO et OK pour les prévenir, et si nous avons décidé de recruter un candidat, nous négocions avec lui. Attention, le salaire n’est pas l’alpha et l’omega d’une négociation. Si c’était le cas, les startups n’arriveraient pas à attirer des talents parce qu’elles n’ont pas les mêmes ressources financières que les grandes boites. Ce qu’elles doivent faire, c’est mettre l’accent sur la qualité des missions et des enjeux du poste qu’elle propose et sur son environnement de travail parce que ce sont ses principaux avantages sur le marché du travail.
Combien de nos anciens stagiaires sont venus nous dire qu’ils s’ennuyaient dans leur stage dans une grosse boite et qu’ils préféraient avoir des responsabilités chez Capsens, indépendamment des différences salariales. Un de nos ex-stagiaire est même devenu champion du monde de la pause du midi la plus longue lors de son second stage de césure dans une grande banque française…
S’il l’accepte notre proposition, nous le passons dans la colonne OK — Recrutés et nous lui envoyons un mail pour qu’il nous transmette les documents administratifs nécessaires à son recrutement.
En bref
Quels sont les avantages d’utiliser Trello ?
- Toutes les informations RH sont centralisées tant sur les candidats que sur le processus de recrutement.
- Toutes les personnes impliquées dans le recrutement (les deux fondateurs, le CTO et le directeur commercial) sont au courant en clin d’œil de l’état du recrutement et peuvent exprimer rapidement leur avis sur les différents candidats. Trello permet de centraliser tous les commentaires sur un candidat.
- Nous n’oublions jamais aucune étape parce que notre processus de recrutement est systématisé.
- Notre processus de recrutement est standardisé ce qui permet de limiter la part de subjectivité dans l’appréciation du recruteur et de pouvoir comparer les candidats les uns aux autres. Comme cela, le recrutement est optimisé et nous pouvons limiter le risque de recruter des mauvaises surprises.
