Trello — zorganizujte cokoli s kýmkoli

Nezáleží, jestli dnes tolik populární webovou aplikaci Trello používáte každý den, nebo se s ní chystáte teprve seznámit. Nejefektivnější s ní budete, pokud ji použijete správným způsobem ke správnému účelu. V IGNUM Trello používáme už několik let. Teď už víme, kdy nám v práci pomáhá a kdy je spíš koulí na noze.

Tvůrci Trella říkají, že: “Trello je levný, flexibilní a vizuální způsob, jak organizovat cokoli s kýmkoli.” Na rozdíl od mnoha jiných softwarů „na řízení projektů”, je ale vymyšlené tak jednoduše a univerzálně, že se jej naučíte používat během pár minut a dokážete si jej i rychle přizpůsobit vlastním potřebám. Základem je totiž docela obyčejná nástěnka — jen je převedená do počítače.

Jistě vás potěší, že Trello i jeho aplikace pro mobily a tablety jsou úplně zadarmo a bez omezení. Vyzkoušet si jej můžete na Trello.com. Způsobů, jak a k čemu nástěnky využít, je celá řada. Firma, která za Trellem stojí, dokonce nabízí celou knihovnu inspirací pro byznys, domácnost nebo školu.

V čem je síla Trella?

Základní princip Trella vychází ze systému známého jako kanban. V klasickém kanbanu se vše odehrává na obyčejné tabuli, která je rozdělená do sloupců. Každý úkol pak má svou kartičku, která postupně putuje mezi sloupci. Každý sloupec představuje nějakou fázi zpracování úkolu.

V roce 2011 napadlo několik newyorských vývojářů tento systém převést do webové aplikace. Základní princip zůstal stejný, jen se vše odehrává na webové stránce nebo aplikaci na mobilu. Díky tomu autoři mohli původní kanban obohatit o mnohé užitečné funkce a vychytávky, které jsou možné jen v online světě.

Na papírové kartičky na nástěnce by se vám asi nesnadno dávaly přílohy v podobě obrázků nebo rozsáhlých dokumentů nebo odkazy na ně. Úkoly by se nedaly pohodlně filtrovat podle termínu dokončení nebo osoby zodpovědné za daný úkol. Určitě byste si nemohli nechávat e-mailem posílat upozornění o tom, že někdo na nástěnce kartičku přesunul. A také byste nemohli nad daným úkolem diskutovat přímo „na kartičce”. Nezáleží přitom, jestli se nacházíte v kanceláři nebo na služební cestě na Bahamách.

Jak se nám v IGNUM osvědčilo Trello?

V IGNUM nám Trello dobře slouží už několik let. Používáme jej pro spolupráci a řízení malých i větších projektů ale i běžné provozní práce. Každé oddělení má svou nástěnku, kde řídí svou provozní nebo vývojovou činnost. Máme i nástěnky, které se používají napříč celou firmou, jako třeba nástěnka pro koordinaci vývoje veškerých systémů a technologií a služeb. Osvědčily se nám i nástěnky, kde koordinujeme spolupráci s externisty, kteří nám pomáhají s marketingem nebo vývojem některých produktů a systémů, jako je třeba nová DOMENA.cz.

A konkrétněji?

V IGNUM máme sloupce pojmenované podle stavů, ve kterých se úkoly–kartičky nacházejí. Kartička většinou vznikne ve sloupci Nové nápady. Pak se může přesunout do sloupce K realizaci nebo do Sklad nápadů. Když na úkolu začneme pracovat, karta putuje do Rozpracované. Nakonec karta doputuje do sloupce Hotovo. Ve sloupcích, kde to dává smysl, se zároveň snažíme, aby pořadí kartiček odráželo jejich prioritu. Každý úkol–kartička má přiřazeného člověka, který je za něj zodpovědný a který zároveň do karty zapíše datum předpokládaného nebo požadovaného dokončení.

Otevřenost je klíčová

Důležité je, že do naprosté většiny nástěnek mají přístup všichni zaměstnanci IGNUM i většina externistů. Každý tak má okamžitě celkový přehled o všech úkolech a projektech a jejich stavech. Každý zaměstnanec i externista ví, co na něj kde čeká. Zároveň jsou veškeré diskuze vedené v kontextu daného problému. Není problém se odkudkoliv kamkoliv odkázat. Ubylo nám obrovské množství e-mailů a neztrácíme se v různých verzích zadání, závěrů a dokumentů.

K čemu se Trello moc nehodilo?

Trello jsme v minulosti zkusili používat jako archiv dokumentů. Nefungovalo to dobře. Vyhledávání v Trellu není na takový typ použití přizpůsobené, navíc při větším množství dokumentů začala být nástěnka velmi nepřehledná. Do Trella jsme zkoušeli dávat i různé přehledy nebo třeba zápisy z porad apod. Nakonec to s podobnými věcmi vždy dopadlo tak, že jsme našli jiné, lepší nástroje a aplikace, které danou úlohu zvládaly daleko lépe. O některých z nich si napíšeme příště.