Jak zgłosić beneficjenta do CRBR? Krok po kroku
Tłumaczymy kłopotliwe pola formularza — charakter uprawnień, wartość i opis uprzywilejowania. Z niniejszej instrukcji dokonania wpisu w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych dowiesz się dokładnie jakie dane firmy i samych osób fizycznych należy uszykować, o co zapyta Cię system w kolejnych etapach rejestracji oraz jak bezbłędnie i szybko dokonać wpisu. Praktycznie krok po kroku!
Podstawowa wiedza o CRBR na start
Których firm dotyczy obowiązek rejestracji beneficjenta rzeczywistego
Obowiązkiem zgłoszenia beneficjenta do CRBR objęte są w Polsce wszystkie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, spółki akcyjne, spółki komandytowe, spółki komandytowo-akcyjne, proste spółki akcyjne i spółki jawne.
Aktualizacja 2021: od 31 października 2021 roku obowiązek ten mają również spółki partnerskie, spółdzielnie, fundacje, stowarzyszenia wpisane do KRS oraz trusty.
Kto jest uprawniony do dokonania wpisu
Wpis do CRBR mogą zrobić tylko i wyłącznie osoby uprawnione do reprezentacji spółki, a zgłoszenie podpisać należy w ostatnim kroku kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym ePUAP.
Do kiedy mamy czas na wpis
Jeśli Twoja spółka istniała przed 13 października 2019 roku, na dokonanie pierwszej rejestracji masz czas do 13 lipca 2020. Jeśli z kolei rejestrowałeś spółkę w KRS w tym dniu lub później czy dopiero planujesz założyć firmę, na zgłoszenie do CRBR masz maksymalnie 7 dni.
O tym, jakie kary grożą za brak rejestracji lub podanie fałszywych danych i w jaki sposób zidentyfikować beneficjenta rzeczywistego w swojej spółce, dowiesz się z naszego poprzedniego artykułu:
Pełna instrukcja dokonania wpisu beneficjenta rzeczywistego do rejestru CRBR
Jakie dane należy sobie zawczasu przygotować
Zanim rozpoczniemy rejestrację online (bo tylko w tej formie można dokonać wpisu), warto przygotować sobie:
- podstawowe dane firmy, takie jak numery NIP i KRS, adres siedziby,
- dane beneficjentów rzeczywistych, takie jak imiona i nazwiska, numer PESEL, data urodzenia, kraj obywatelstwa, kraj zamieszkania,
- informacje o uprawnieniach lub udziałach beneficjenta rzeczywistego, czyli procent lub wartość udziałów (jako źródło informacji przyda się tu z pewnością odpis KRS spółki lub/i umowa spółki).
Zgłoszenie beneficjenta do CRBR
Krok 1: Podaj NIP spółki
Gdy wszystkie dane mamy uszykowane, otwieramy stronę Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych, sekcję Utwórz zgłoszenie: https://crbr.podatki.gov.pl/adcrbr/#/utworz-zgloszenie
W pierwszym kroku, musimy wpisać NIP firmy, którą chcemy zarejestrować oraz wybrać z listy rozwijalnej jej formę organizacyjną (do wyboru: spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, spółka akcyjna, spółka komandytowa, spółka komandytowo-akcyjna lub spółka jawna).
Dane zatwierdzamy przyciskiem Dalej.
Zgłoszenie beneficjenta do CRBR
Krok 2: Wybierz zgłoszenie
W drugim kroku, system zapyta nas o rodzaj zgłoszenia, jakiego chcemy dokonać. Do wyboru mamy tutaj Nowe zgłoszenie (rejestrujemy się pierwszy raz) lub Aktualizację zgłoszenia (aktualizujemy wcześniej podane dane).
Jeżeli pierwszy raz rejestrujemy spółkę w CRBR, wpisujemy Datę zdarzenia, czyli dzień, w którym dokonujemy wpisu i klikamy przycisk Utwórz nowe zgłoszenie.
Zgłoszenie beneficjenta do CRBR
Krok 3: Wypełnij formularz
To, co zobaczymy w systemie w tym kroku, to dwuetapowy formularz wpisu.
W pierwszej części formularza, A. Dane spółki, najpierw zostaniemy poproszeni o uzupełnienie danych identyfikacyjnych firmy, czyli jej numeru KRS oraz pełnej nazwy.
A następnie podać musimy aktualny adres siedziby spółki:
Jeśli chodzi o informacje dotyczące firmy, to już wszystko. Teraz czeka nas trudniejsze zadanie, czyli zgłoszenie informacji beneficjenta rzeczywistego.
Sekcja B. Dane beneficjentów/reprezentantów jest stosunkowo intuicyjnie zbudowana i wygląda tak:
Aby dodać beneficjenta w pierwszej sekcji, B.1., kolejno wpisujemy jego numer PESEL, datę urodzenia, imię i nazwisko, kraj obywatelstwa i zamieszkania — przyznajcie sami, nie jest to nic problematycznego.
Bardziej kłopotliwa dla wielu z Was okazać się może sekcja B.2., gdzie pytani jesteśmy o charakter uprawnień beneficjenta rzeczywistego, ich wartość oraz rodzaj i opis uprzywilejowania:
Zacznijmy więc po kolei tłumaczyć bardziej kłopotliwe pola tej części formularza:
Pole 17. Charakter uprawnień beneficjenta rzeczywistego
- Bezpośrednie uprawnienia właścicielskie — posiada je osoba, do której należy min. 25% udziałów w spółce lub głosów na zgromadzeniu wspólników (będzie to zatem np. wspólnik),
- Pośrednie uprawnienia właścicielskie — posiada osoba, która kontroluje podmiot gospodarczy, który jest w posiadaniu min. 25% udziałów w spółce lub głosów (będzie to zatem beneficjent rzeczywisty innego podmiotu, który rzeczywiście kontroluje zgłaszaną w CRBR spółkę. Np. jeśli spółka X, którą rejestrujemy, należy w 100% do spółki Y, a 90% udziałów spółki Y należy do Jana K., to Jan K. ma właśnie pośrednie uprawnienia właścicielskie w spółce X),
- Inne uprawnienia — to pole zaznaczymy, jeżeli nie sposób wskazać beneficjenta rzeczywistego (np. akcjonariat jest rozproszony) i musimy podać osoby zajmujące wyższe stanowiska zarządcze,
- Reprezentant — warto zwrócić szczególną uwagę na tę sekcję. Reprezentanci z pewnością pojawią się we wpisie zarządu spółek kapitałowych oraz spółek osobowych. W spółkach akcyjnych, w których nie ma zarządu, a jest rada dyrektorów, reprezentantem będzie tylko i wyłącznie dyrektor wykonawczy. Uwaga! Choć prokurenci mają prawo reprezentować spółkę, ich do CRBR nie wpisujemy!
W wielu przypadkach zdarzy się też, że ten sam beneficjent, który ma, dajmy na to, bezpośrednie uprawnienia właścicielskie, jest również i oficjalnym reprezentantem firmy (np. wspólnik firmy, który jest też oficjalnym prezesem firmy). W tym przypadku, koniecznie musimy zgłosić oba te jego uprawnienia — najpierw jedno, a potem drugie. Widzicie długi niebieski przycisk z napisem +Dodaj informacje o udziałach lub uprawnieniach beneficjenta/informację o reprezentacji na samym dole sekcji B.2. i tuż nad sekcją C, zawierającą klauzulę? To właśnie z niego musimy skorzystać, aby zgłosić drugie uprawnienie beneficjenta.
Pole 20. Wartość
Podobnie jak jednostka miary przyjęta w polu 19, pole Wartość, które pyta nas o wartość udziałów w firmie, zależy od tego, co zaznaczyliśmy w polu 18 Rodzaj uprawnień właścicielskich:
- jeżeli w polu 18 zaznaczyliśmy wspólnik spółki z o.o., to wartością, jaką musimy wpisać jest kwota wartości udziałów wyrażona w PLN, jakie beneficjent posiada w spółce (to dlatego wcześniej wspominaliśmy, że przed rejestracją w CRBR, warto uszykować sobie odpis KRS firmy — to w nim taką informację znajdziemy),
- w przypadku wspólników spółek jawnych oraz komandytowych wpisać należy wartość wkładów wnoszonych przez wspólnika w PLN (znajdziemy je w umowie spółki),
- w przypadku spółek komandytowo-akcyjnych, jeżeli zgłaszamy komplementariusza, to jako wartość wpisujemy wkład wniesiony do firmy w PLN, a jeżeli beneficjentem jest akcjonariusz, to wpisujemy jego procentowy udział w kapitale akcyjnym spółki,
- w przypadku spółek akcyjnych podajemy procentowy udział w kapitale akcyjnym spółki.
Pole 21. Rodzaj uprzywilejowania i pole 22. Opis uprzywilejowania
Pozycje do wyboru w polu 21 będą się różnić w zależności od wybranej formy organizacyjnej spółki. To, jaki rodzaj uprzywilejowania beneficjenta występuje (jeżeli w ogóle) określa zazwyczaj umowa spółki.
Na przykład w przypadku spółek z o.o., takim uprzywilejowaniem może być ponadproporcjonalny udział w zysku w stosunku do proporcji wkładu do spółki, a w przypadku spółek kapitałowych, uprzywilejowanie akcji lub udziałów danej osoby. W takim przypadku, w polu 22 musimy opisać na czym to uprzywilejowanie polega.
Jeżeli w umowie spółki nie zostało określone żadne uprzywilejowanie, to po prostu zaznaczamy w polu 21 opcję Brak.
Pole 23. Pośrednie uprawnienia właścicielskie
To pole formularza uaktywni się jedynie, jeżeli wcześniej, w polu 17, zaznaczyliśmy Pośrednie uprawnienia właścicielskie.
Pole 23 jest zatem niczym innym, jak miejscem opisu tych pośrednich uprawnień właścicielskich. Wpiszemy tu na przykład “Posiada 64% udziałów w spółce X, która posiada 90% udziałów w spółce Y”.
Dodawanie więcej niż jednego beneficjenta rzeczywistego
Każdego kolejnego beneficjenta dodajemy w analogiczny sposób, wypełniając pola 10–24.
Finalnie, formularz w kroku 3 powinien wyglądać tak:
Każdy z beneficjentów widnieje na liście, a jego pole podświetla nam się na zielono.
Klauzula odpowiedzialności
Jedyne, co pozostaje nam do zrobienia, aby przejść do kolejnego, ostatniego już etapu rejestracji beneficjenta rzeczywistego, to zaznaczenie klauzuli odpowiedzialności karnej za podanie fałszywych informacji.
O tym, jakie kary grożą za złożenie fałszywego oświadczenia w CRBR pisaliśmy w poprzednim artykule TUTAJ.
Zaznaczamy to pole i klikamy w niebieski przycisk Dalej.
Zgłoszenie beneficjenta do CRBR
Krok 4: Podpisz dokument
Jedyne, co pozostało nam do zrobienia, aby zakończyć cały proces rejestracji w CRBR, to złożenie formalnego podpisu. Posłużyć się możemy do tego profilem zaufanym ePUAP lub elektronicznym podpisem kwalifikowanym.
Klikamy zatem w niebieski przycisk w prawym dolnym rogu strony Podpisz dokument.
Tuż po złożeniu podpisu, system zapyta nas, czy chcemy otrzymać mailowe potwierdzenie prawidłowej rejestracji — jeżeli chcemy, naturalnie zaznaczamy tę opcję.
Wpis powinien pojawić się w CRBR tego samego lub następnego dnia.
To, co otrzymamy po wyszukaniu naszej firmy po NIP w CRBR, to plik XML lub PDF z datą wpisu i informacjami o beneficjentach i osobach posiadających uprawnienia do reprezentowania spółki.
Mogą zainteresować Cię również następujące artykuły:
