Sprawdzanie statusu podatnika VAT wstecz — do czego się przydaje
Sprawdzanie statusu podmiotu w VAT jest jednym z wielu działań w ramach monitorowania uczciwości transakcji. Status VAT danego podmiotu na konkretny dzień wstecz weryfikowany jest na Białej Liście m.in. w celu otrzymania tzw. ulgi na złe długi.
Biała Lista VAT — czym jest
Biała Lista to termin, który pomimo tego, że jest nieoficjalny, to powszechnie jest używany do określenia niczego innego jak znanego przedsiębiorcom jednolitego elektronicznego Wykazu Podatników VAT. Utworzyło ją Ministerstwo Finansów. Biała Lista podatników VAT, gdzie w sposób jawny do dyspozycji użytkowników zgromadzone zostały kompletne informacje o statusie VAT podmiotów gospodarczych, wyparła trzy inne wykazy, które wcześniej funkcjonowały oddzielnie. Były to:
- wykaz podatników VAT czynnych i zwolnionych;
- wykaz firm, które zostały do rejestru przywrócone;
- Czarna Lista, która została nazwana w ten sposób nieoficjalnie, ponieważ zawierała listę jednostek i instytucji wykreślonych z Wykazu Podatników VAT oraz podatników, którzy nie zostali zarejestrowani jako podatnicy VAT.
Wykazem Podatników VAT administruje Szef Krajowej Administracji Skarbowej. Użytkownicy, którzy zaglądają do wykazu, mają też jednocześnie dostęp do potwierdzonych numerów rachunków rozliczeniowych sprawdzanych podmiotów.
Jaki może być status podatnika w VAT?
Status w VAT to inaczej status podatkowy danej firmy, działalności gospodarczej czy stowarzyszenia. W wykazie podmioty gospodarcze mogą widnieć ze statusem:
- czynnego podatnika VAT;
- podatnika zwolnionego z tego obowiązku;
- skreślonego z listy podatników VAT;
- przywróconego na listę podatników VAT.
Jako rezultat wyszukiwania może pokazać się też informacja, że dla danego podmiotu nie odnotowano wpisu, co oznacza, że nie został zarejestrowany jako podatnik VAT.
Każdy podmiot gospodarczy, który prowadzi w Polsce swoją działalność biznesową, jest zobowiązany do rozliczania się z VAT. O zwolnienie z tego obowiązku może wnioskować np. firma, której roczne zyski ze sprzedaży nie przewyższają kwoty 200 000 złotych.
Weryfikacja statusu płatnika VAT na dany dzień
Biała Lista podatników VAT została oficjalnie oddana do użytku jesienią 2019 roku. Od tego czasu jest rozpowszechnioną bazą, do której bardzo często zaglądają księgowi z różnych branż. Robią to w celu uzyskania potwierdzenia, że ich biznesowi partnerzy posiadają status czynnego podatnika VAT w dniu, w którym między firmami przebiega transakcja płatnicza.
Każdy użytkownik ma możliwość zweryfikowania statusu VAT na Białej Liście dla interesującego go podmiotu na dowolnie wybrany dzień, ale z ograniczeniem do 5 lat wstecz. Wyszukiwanie możliwe jest w czterech kategoriach:
- numer konta;
- NIP;
- REGON;
- nazwa podmiotu.
Jeżeli użytkownik chce, to może jednym kliknięciem zmienić datę wyszukiwania statusu z aktualnego na historyczny — wystarczy że zaznaczy pole “Zmień datę” i wybierze dzień w kalendarzu.
Ta czynność jest jednak kłopotliwa dla firm, które codziennie przeprowadzają setki, a nawet tysiące transakcji. Wystawiony w Białej Liście Interfejs programowania aplikacji (API) charakteryzuje się niestety znacznym ograniczeniem wyszukiwania — jednemu konsumentowi pozwala sprawdzić dziennie tylko trzysta firm.
Czy można sprawdzić na raz wiele statusów VAT? — Data Integrator oraz API
Przedsiębiorcy, którzy chcą masowo weryfikować swoich interesariuszy na Białej Liście podatników VAT, mogą korzystać z platformy z informacją gospodarczą Data Integrator, gdzie dzięki modułowi Biała Lista masowe weryfikowanie statusów VAT podatników zajmuje niewiele czasu. Wystarczy zaimportować plik z tysiącami NIPów firm i datami, na jaki dzień status ma zostać sprawdzony. W ten sposób, użytkownicy Data Integratora mogą bez problemu zweryfikować status podatnika VAT aktualny i historyczny.
Proponowane przez nas rozwiązanie pozwala realnie zaoszczędzić sporo czasu i nerwów, bo weryfikowanie podmiotów rozliczających VAT nie jest w żaden sposób limitowane. Co więcej, użytkownik może rewidować za jednym razem w zasadzie dowolną ilość jednostek czy instytucji. W Transparent Data ta usługa jest również dostępna po API. Skontaktuj się z nami w celu poznania szczegółów.
Do czego potrzebne jest sprawdzenie statusu VAT na konkretny dzień, również w przeszłości? Nieco księgowości
Odliczenia podatku VAT
Status w VAT nawet na miesiąc wstecz weryfikują przedsiębiorcy w przypadku gdy np. muszą sprawdzić, czy ich kontrahent miał status czynnego płatnika w miesiącu, w którym została wystawiona przez niego faktura.
Przedsiębiorca jest uprawniony do odliczenia podatku VAT tylko wtedy, kiedy faktura zostanie prawidłowo wystawiona, a jak wiadomo, za prawidłowo wystawioną fakturę VAT uznaje się wyłącznie dokument wygenerowany przez czynnego płatnika. Co więcej, transakcja przekraczająca sumę 15 tys. zł musi się odbyć na jedno z firmowych kont bankowych zarejestrowanych na Białej Liście. Inaczej prawo do odliczenia VAT nie przysługuje, chyba że podmiot zgłosi błąd w przeciągu 7 dni do właściwego Urzędu Skarbowego. Więcej na ten temat znajdziesz w artykule Biała Lista Podatników VAT — sankcje i kary.
Ulga na złe długi
Jednostki, które w firmach są odpowiedzialne za zrewidowanie aktualności informacji o kontrahentach, robią to na bieżąco lub w określonym odstępie czasu. Monitorują zmiany w statusie VAT np. gdy chcą dokonać korekty podatku należnego z tytułu wierzytelności nieściągalnych, która nazywana jest ulgą na złe długi.
Jeszcze do niedawna obie strony, czyli wierzyciel i dłużnik, aby być uprawnionym do otrzymania ulgi na złe długi, musieli posiadać statusy czynnych podatników VAT na dzień poprzedzający dzień wnioskowania o ulgę na złe długi. Dzięki zmianom w rozliczaniu VAT od 1 października 2021 ten obowiązek dotyczy już tylko wierzyciela.
Ulga na złe długi może być przyznana w przypadku problemów z wierzytelnością, którą nie została uregulowana w żadnej formie w ciągu 90 dni od dnia upływu terminu jej płatności, który został określony na fakturze czy w umowie. Warto jednak pamiętać, że ulga na złe długi przysługuje tylko w przypadku gdy nie upłynęły 3 lata od daty wystawienia faktury dokumentującej wierzytelność.
Procedura odwrotnego obciążenia w VAT
Podatnicy stosujący procedury odwrotnego obciążenia w VAT należą do kolejnych jednostek, które sprawdzają status VAT. Dotyczy to firm, które sprzedają tzw. wrażliwe towary takie jak m.in.:
- złoto: surowiec lub półprodukt oraz złoto inwestycyjne;
- sprzęt elektroniczny sprzedawany hurtowo (powyżej 20 tys. zł netto dziennie);
- odpady szklane;
- wyroby płaskie ze stali stopowej;
- surowce wtórne metalowe;
- odpady z tworzyw sztucznych.
Odwrotne obciążenie można wdrożyć tylko wtedy, kiedy dostawca jest czynnym płatnikiem VAT. Polega na przekazaniu kupującemu obowiązku rozliczenia i zapłaty podatku VAT. Oznacza to, że sprzedawca musi tylko zadbać o to, by poprawnie wystawić fakturę (podane na niej ceny muszą być cenami netto, nie może też zabraknąć informacji, że do transakcji zastosowano odwrotne obciążenie), a resztą zajmuje się kupujący.
Należyta staranność w VAT
Firmowe działy księgowe zajmują się na bieżąco weryfikacją interesariuszów, z którymi współpracuje ich organizacja, w tym oczywiście aktualnego statusu w VAT. Wykonują to zadanie przykładowo w ramach obowiązku należytej staranności w VAT, o którym więcej możecie przeczytać TUTAJ. Muszą to robić, ponieważ organy finansowe są upoważnione do skontrolowania, czy dana organizacja faktycznie dokładnie prześwietliła swoich partnerów biznesowych przed nawiązaniem współpracy lub zakończeniem danej transakcji.
Przedsiębiorcy narażają się na surowe konsekwencje za zaniechanie tych działań. Należą do nich takie kary, jak zanik prawa do odliczenia VAT przy operacjach na kwotę przekraczającą 15 000 złotych, a dokładniej do zliczenia takiego wydatku w PIT lub CIT do sumy osiągniętych profitów oraz kolektywna odpowiedzialność za długi wierzyciela.
Biała Lista podatników VAT — jakie dane zawiera?
- status VAT;
- numer rachunku rozliczeniowego i imiennych rachunków w SKOK;
- nazwa firmy lub imię i nazwisko przedsiębiorcy;
- NIP;
- KRS;
- REGON;
- PESEL;
- adres;
- dane osób upoważnionych do reprezentowania podmiotu, wspólników i prokurentów;
- data rejestracji, odmowy wpisu do wykazu lub wykreślenia;
- informacja o dacie przywrócenia podmiotu na Białą Listę.
API Biała Lista dla biznesu — weryfikacja numerów kont bankowych i statusu VAT
Data software house Transparent Data oferuje rozwiązania, które pozwalają na szybką weryfikację numerów rachunków bankowych i sprawdzenie aktualnego i historycznego statusu VAT płatnika wraz z udokumentowaniem wyników. Więcej informacji na:
Mogą Cię zainteresować również inne nasze artykuły:
