Weryfikacja VAT, czyli nowa usługa dla biznesu made by Transparent Data

Transparent Data
Aug 22, 2017 · 3 min read

Jak sprawdzać status VAT kontrahentów, by prawidłowo spełniać obowiązek należytej staranności pisaliśmy w ostatnim artykule ( LINK TUTAJ ). Niemniej nie każda firma ma zasoby czasowe i ludzkie, żeby korzystać z takich narzędzi automatycznej weryfikacji jak platforma informacji gospodarczej Prześwietl.pl. Tak, prześwietlimy tam każdą firmą i pobierzemy dowód wykonania procedury w postaci pdf ze screen’ami ze strony Portalu Podatkowego prowadzonego przez Ministerstwo Finansów oraz strony VIES VAT administrowanej przez Komisję Europejską. Niektóre firmy potrzebują jednak czegoś więcej. Potrzebują całkowicie scedować weryfikację kontrahentów na zewnętrzną firmę.

I tutaj wkraczamy z wielką przyjemnością my — zwinna firma technologiczna, która pracuje z danymi po to, by rozwiązywać biznesowe problemy. Dzięki gromadzeniu informacji z państwowych, wiarygodnych rejestrów w czasie rzeczywistym (tzw. real-time data) na bieżąco jesteśmy w stanie sprawdzić nawet 50 tysięcy firm w 24h pod kątem ich statusu VAT.

I tak po zakończonych testach wydajności oraz realizacji kilkunastu zleceń dla Klientów z różnych branż, uruchamiamy oficjalnie nowe rozwiązanie dla biznesu: weryfikację statusów VAT.

Weryfikacja VAT — jak to wygląda i z czym się to je

W zależności od potrzeb danej firmy oferujemy:

  • monitoring statusów VAT, czyli otrzymujemy bazę numerów NIP firm od Klienta, którą na bieżąco weryfikujemy i przesyłamy zwrotnie raporty o wszelkich zmianach w statusach,
  • weryfikację statusów VAT, czyli sprawdzamy przesłaną nam bazę kontrahentów i w odpowiedzi Klient otrzymuje od nas informacje o każdej firmie wraz z dokumentacją potwierdzającą (zdjęcia ze stron krajowego rejestru VAT oraz europejskiego VIES z datą wygenerowania, która stanowi pełnoprawną dokumentacją poprawnego wykonania procedury dla Urzędu Skarbowego),
  • API zintegrowane z wewnętrznym systemem Klienta, takim jak CRM czy program księgowy, które na bieżąco nadpisuje informacje o aktualnym statusie VAT/VIES firmy i umożliwia pobranie dokumentacji z oficjalnych stron rejestrowych bezpośrednio z interfejsu Klienta.

Korzyści dla Ciebie płynące z rozwiązania:

  • automatyzacja procesu weryfikacji kontrahentów, a więc znaczne przyspieszenie procedur,
  • spełnienie obowiązku należytej staranności w VAT,
  • zyskanie koniecznej dokumentacji do takich czynności jak procedura ubiegania się o ulgę na złe długi,
  • gwarancja posiadania niezbędnego dla fiskusa udokumentowania procesu weryfikacji VAT w postaci pdf’ów z datami sprawdzenia,
  • poprawność udokumentowania faktur, nawet tych objętych odwrotnym obciążeniem w VAT, na poziomie 100%,
  • możliwość zlecenia sprawdzenia VAT nawet 50 tys. firm w 24h, czyli pewność dotrzymania deadline’ów nawet w gorących okresach rozliczeń.

Case study Klienta, czyli przykładowa realizacja rozwiązania

Klient: Dostawca energii elektrycznej dla firm

Problem biznesowy: konieczność regularnego monitoringu obecnych klientów firmowych, którym wystawiane są comiesięczne faktury oraz potrzeba przyspieszenia weryfikacji VAT/VIES nowych kontrahentów. Ponadto dział księgowy nie jest w stanie sam sprawdzić danych wszystkich firm, które zalegają z płatnościami na tyle długo, by firma mogła ubiegać się o ulgę na złe długi ze wszystkich umów (tj. wszystkie firmy trzeba zweryfikować w jeden dzień — w przeddzień składania deklaracji podatkowej), co przekłada się na straty finansowe przedsiębiorstwa.

Rozwiązanie: Klient podesłał nam w pliku Excel bazę numerów NIP swoich obecnych Klientów, a my na na bieżąco automatycznie ją monitorujemy, raportując cyklicznie o wszystkich zmianach w statusach VAT. Całą procedurę dokumentujemy odpowiednimi zdjęciami ze stron Ministerstwa Finansów i Komisji Europejskiej.

Powierzona nam baza jest z miesiąca na miesiąc aktualizowana o dane nowych kontrahentów, tak aby dział księgowy i sprzedażowy miały na czas wszystkie potrzebne im informacje zwrotne.

Dzięki temu zmniejszyliśmy do zera procent błędnie udokumentowanych faktur, a firma bezproblemowo otrzymuje zwrot kwot VAT z transakcji z zalegającymi kontrahentami.

Chcesz dopytać o szczegóły usługi? SKONTAKTUJ SIĘ Z NAMI

Może to właśnie nasze rozwiązanie będzie Twoim asem w rękawie ;)

)
Transparent Data

Written by

Blog Transparent Data

Oficjalny blog zwinnej i szybkiej firmy technologicznej Transparent Data, lidera #RegTech . Nasze specjalizacje to: #BI Business Intelligence Technologies, Dedicated Services (#API), #DataIntegration, #DueDiligenceServices i #DataAcquisition. www.transparentdata.pl

Welcome to a place where words matter. On Medium, smart voices and original ideas take center stage - with no ads in sight. Watch
Follow all the topics you care about, and we’ll deliver the best stories for you to your homepage and inbox. Explore
Get unlimited access to the best stories on Medium — and support writers while you’re at it. Just $5/month. Upgrade