Zaświadczenie CEIDG — odpis, który poruszy góry

Czym jest wyciąg z CEIDG, jak go uzyskać i do czego może się przydać ten rodzaj dokumentu potwierdzającego prowadzenie działalności gospodarczej, większość przedsiębiorców doskonale wie, choć — przynajmniej do tej pory — wyżej w biznesie ceniono odpisy z KRS. Dlaczego to się zmieni i na co zwrócić uwagę, sprawdzając czy zaświadczenie CEIDG jest wiarygodne, wyjaśniamy w dzisiejszym wpisie.

Odpis z CEIDG a odpis z KRS

Warto zacząć od tego, że w Polsce istnieją dwie bazy, w których sprawdzić możemy status prawny firmy:

  1. baza prowadzona przez Ministerstwo Rozwoju, zwana w skrócie CEIDG (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej), do której wpisane są wszystkie jednoosobowe działalności gospodarcze oraz spółki cywilne,
  2. baza prowadzona przez Ministerstwo Sprawiedliwości, zwana w skrócie KRS (Krajowy Rejestr Sądowy), w której notowane są wszystkie spółki z o.o., spółki komandytowe oraz organizacje użyteczności publicznej, takie jak fundacje i stowarzyszenia.

Jeżeli danej firmy nie znajdziemy ani w CEIDG ani w KRS, oznacza to, że podmiot ten nie jest zarejestrowany w Polsce i szukać go należy w bazach zagranicznych.

Jak wygląda oryginalne zaświadczenie CEIDG

“Wypis”, “zaświadczenie” lub “odpis” (każde z tych określeń używane jest zamiennie i oznacza ten sam rodzaj dokumentu) z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej wygenerować można bezpłatnie albo bezpośrednio ze strony internetowej CEIDG albo za pośrednictwem platformy informacji gospodarczej Prześwietl.pl, na której w jednym miejscu znajdziemy również potwierdzenia statusów VAT i VIES, odpisy KRS, sprawozdania finansowe, raporty handlowe oraz inne rodzaje przydatnych informacji typu powiązania osobowo-kapitałowe, koncesje i pozwolenia czy historia firm zależnych.

Na oryginalnym odpisie CEIDG (poniżej na obrazku) zawsze znajdziemy 3 istotne cechy:

  1. logo Ministerstwa Rozwoju oraz CEIDG,
  2. adres internetowy strony, z której wygenerowano odpis, czyli w tym przypadku https://prod.ceidg.gov.pl,
  3. datę i godzinę wygenerowania dokumentu.
Przykładowy odpis CEIDG pobrany za pośrednictwem platformy Prześwietl.pl

Każdy z tych elementów potwierdza wiarygodność dokumentu, a sama data i godzina wygenerowania jest nam wręcz niezbędna, by odpis taki stanowił prawomocny dokument potwierdzający, że dany przedsiębiorca aktualnie prowadzi działalność.

Informacje jakie znajdziemy w odpisie CEIDG:

  • dane podstawowe podmiotu, czyli imię i nazwisko przedsiębiorcy, na którego rejestrowana jest firma, jej nazwę, numer NIP oraz numer REGON,
  • dane kontaktowe podmiotu (adres email, stronę www, numer telefonu oraz numer faksu), o ile przedsiębiorca podał takowe w trakcie rejestracji (niestety nie zawsze tak bywa),
  • dane adresowe (adres główny wykonywania działalności, adresy dodatkowe),
  • informacje o tym, czy przedsiębiorca posiada obywatelstwa innych państw niż Polska,
  • datę rozpoczęcia wykonywania działalności (oraz ewentualnie w wybranych przypadkach daty jej zawieszenia, wznowienia, zaprzestania lub wykreślenia z rejestru CEIDG),
  • kody PKD działalności,
  • informacje o małżeńskiej wspólności majątkowej,
  • aktualny status indywidualnej działalności gospodarczej (aktywny/zawieszony).

Dlaczego odpis CEIDG za chwilę poruszy góry, czyli trochę o wielkiej kumulacji 3 tysięcy negatywnych konsekwencji niedotrzymania obowiązku należytej staranności

Zgodnie z opracowywanym obecnie przez Ministerstwo Finansów kodeksem należytej staranności (więcej o nim w naszym poprzednim artykule TUTAJ) za każdym razem, gdy podejmiemy współpracę z jakimkolwiek przedsiębiorcą, będziemy musieli go zweryfikować.

Jakimkolwiek, czyli również z jednoosobowymi działalnościami gospodarczymi.

Oznacza to, że odpisy CEIDG będą musiały być pobierane i dołączane do dokumentacji księgowej, nawet przy rozliczaniu się ze swoim pracownikiem czy podwykonawcą, który wystawia nam faktury.

Do tej pory, dokumentów potwierdzających prowadzenie działalności wymagano na szeroką skalę od małych, średnich i dużych firm (stąd tak duża popularność pobierania w Sieci odpisów KRS), a odpisy CEIDG wykorzystywane były przez takie podmioty jak m.in. banki (podczas weryfikacji firm przy udzielaniu kredytów), przez jednostki samorządowe (przy rozpatrywaniu ofert przetargowych) czy przez grupy mediowe (z racji faktu, że jedynie posiadając aktualny odpis, mogą ubiegać się o ulgę na złe długi, jeżeli klient zalega im z płatnościami).

Do konsekwencji niedotrzymania obowiązku należytej staranności należą, takie wątpliwe przyjemności jak odmowa zwrotu podatku VAT, kara pieniężna czy nawet pozbawienie wolności do 25 lat.

A wystarczy, by któryś z naszych kontrahentów wciągnął nas w tzw. karuzelę podatkową. Już samo podejrzenie o udział w takim procederze, staje się wystarczającą podstawą dla fiskusa o wstrzymanie zwrotu podatku. Podobnie jest jeżeli nasz kontrahent zniknął z bazy rejestrowej ministerstwa (zamknął czy zawiesił działalność) — wówczas nie tylko tracimy możliwość zwrotu podatku, ale i musimy uiścić karę 30% za brak weryfikacji partnera biznesowego.

Kilka niegłupich słów na zakończenie

Umiejętność sprawnego poruszania się po źródłach informacji gospodarczej jest kluczem sukcesu każdego biznesu. Nie dlatego, że nie da się bez niej robić interesów. Da się, oczywiście. Tylko, że bez niej, gdzieś za zakrętem, może na nas czekać kumulacja 3 tysięcy polskich negatywnych konsekwencji.

Mając potwierdzenie rzeczywistego istnienia firmy w postaci wspomnianego odpisu CEIDG, trzymamy w ręku twardy dowód na to, że w momencie przystępowania do współpracy z daną firmą, ona rzeczywiście istniała i wszystko prawnie było z nią bez zarzutu. Jeżeli dodatkowo dołączymy do tego potwierdzenie aktualnego statusu VAT, znacząco zminimalizujemy ryzyko podejrzenia o udział w ciemnych interesach nieuczciwych kontrahentów.