9 överlevnadstips från en mindre stressad PO

Han skruvar på sig, obekväm av att behöva ställa frågan som ändå måste ställas.

– Det känns som jag förklarat för dig hur vi ska göra, men att det sen inte händer. Vad tänker du?

Frågan ger mer is i magen. Stress som kokar i huvudet. Tjockt i halsen av att inte klara uppgiften. Mitt svar dröjer lite. Försöker se in i min chefs hangout-ögon.

– Att det stämmer. Det är för mycket i huvudet nu. Jag klarar det inte.

Du ska vara ”spindeln i nätet”. 277 annonser, 303 jobb i Platsbanken.

Du ska ha ”många bollar i luften”. 506 annonser, 652 jobb.

Kärt barn har många namn, men att kunna tänka på flera saker samtidigt och samarbeta med än fler människor verkar onekligen vara en populär egenskap på jobbmarknaden.

Som tidigare reporter och redaktör på Expressen, numera produktägare för vår läsarintäktsaffär, har jag byggt mitt arbetsliv på att kunna prioritera. Oavsett om det handlat om vilken artikel som ska skrivas, vilken position den ska ha på vår etta eller vilken utvecklingsinsats för betalflödet vi ska satsa på så är det det som allt handlar om: att prioritera.

Men min egen tid och fokus? Mycket svårare. För jag borde ju hinna göra allt. Jag är ju just det: spindeln i nätet med många bollar i luften. Hur ska man kunna vara säker på att rätt sak blir prioriterad i rätt ordning om man inte har koll på allt? Jag ska ju kunna svara på detaljerna om varför just den grejen får vänta.

Det var en rätt hård läxa att lära sig att det inte var så.

Vi på Expressen Lifestyle är mitt inne i en omvälvande, spännande, period där många strategiska förflyttningar måste genomföras för att ta oss fram till morgondagens produkt.

En central del av strategin är att skapa produkter som får våra användare att ta steget att bli betalande kunder och sen stanna kvar. För drygt 1,5 år sedan startade vi därför Läsarintäktsteamet, en sammanslagning av Expressens och magasinens separata läsarintäktsteam. Jag tog över som PO och både jag och teamet fick ansvar över en fördubblad produktflora och lärde känna dubbelt så många intressenter. Mycket att ha i huvudet helt enkelt!

Vi jobbade på, satte en plan för vilka system vi vill slå ihop och strategier sattes. Under våren fick vi hjälp av den eminenta agila coachen Scarlett Stein från Dandy people att se över våra arbetsprocesser för att skapa fokus och lugn. Vi kom en bra bit på väg, även om många utmaningar är kvarstående. Scarlett hjälpte mig även att coacha teammedlemmar att ta över detaljkunskapen och själv fokusera mer på det övergripande. Vi kom långt och efter en sommar där jag upplevt att jag lyckats förstå helheten kände jag mig redo för hösten.

Det visade sig vara en rejäl höststorm som drog in. Nya processer skulle dras igång, nya projekt startas, strategier göras om, deadlines och milstolpar som måste uppfyllas, ny teamsammansättning. Och mitt i allt detta försöka sätta en prioritering och process som kändes rimlig.

Jag jonglerade massor av bollar, med den konstanta stressen över att om jag släppte en av dem med blicken skulle jag tappa en — eller kanske alla. Om du varit i en liknande situation tror jag du kan känna igen dig i känslan. Som att du har händerna fulla med sand och hur du än försöker behålla kontrollen över varje korn så ser du hur de sakta rinner ur dina händer.

Vissa kan säkert hantera den känslan. Jag kunde det inte. Jag kände panik — för att ha koll på allt var ju den jag var. Det som gjorde mig bra på mitt jobb. Mitt existensberättigande.

Så att säga ”Det är för mycket i huvudet nu. Jag klarar det inte” under snacket med min chef kändes som att smula sönder den jag var som yrkesperson. Det var att erkänna att jag inte var så bra som jag behöver vara. Att inte räcka till hela vägen.

Men det var också vändpunkten.

På kvällen efter vi haft vårt samtal kunde jag inte släppa känslan av hopplöshet. Jag kände mig som ett misslyckande och bestämde mig för att agera och vända situationen.

Som den PO jag är bestämde jag mig för att göra en retro med mig själv. Jag började med att skriva en lapp: ”Jag är dålig just nu”.

Visst — det var säkert inte rätt sätt enligt experterna, och finns säkert massor av bevandrade coacher som tycker det låter helgalet.

Men för mig hjälpte det.

På en postit-lapp skrev jag ner hur jag kände. Att våga erkänna för mig själv att jag inte var mitt bästa jag just då gav mig chans att reflektera över hur jag ville komma framåt.

Det var befriande att erkänna för mig själv att jag inte är bra hela tiden, ibland vacklar jag och blir sämre på mitt jobb än vad jag skulle vilja vara. Och att det måste få vara okej. Man kan inte vara bäst hela tiden. Folk i min närhet har sagt saker som ”Ha lite självförtroende, du är bra” eller ”Sluta tänk att du inte räcker”.

Och visst, det finns alltid rum att stå på sig i sina övertygelser. Men detta handlar snarare om att ge mig själv andrum.

Stressen handlade om att inte räcka till. Och genom att ge mig själv ”rätt” att inte göra det i varje situation släppte den något.

I retron började jag med att bara skriva av alla känslor som kom av att se dessa ord. Visst blev det lite ynkligt, men ibland kanske det måste få vara det. För det hjälpte mig att hitta fram till hur jag kunde ta kontroll och istället tänka: ”Ja visst, nu är det så här — då är det bara att jobba för att förändra situationen”.

Och jag tänkte över vad jag behövde.

Det här är det jag kommit fram till och jag hoppas det även kan hjälpa dig som sitter med händerna fulla av sand:

1. Erkänn för dig själv att du inte har koll på allt. Skriv ner det, det gjorde jag och att se det framför sig är förlösande. Följ upp med att skriva ner vad du inte har koll på, vad behöver du för att känna kontroll?
2. Prioritera. Scarlett, som redan nämnts, gav ett bra tips. På samma sätt som vi prioriterar för teamen, så prioritera för dig själv. Gör en enkel bräda med backlog–att göra–gör–klart. Det viktiga för mig var inte att se saker i gör eller klart. Det viktigaste var att sätta saker i backloggen, jag vet att jag ska göra det, men inte just nu. Skapa ett fokus.
3. Prata med dina kolleger. Jag har turen att ha en bra chef som stöttar, lyssnar, hugger i och framför allt är ärlig. Oavsett hur det ser ut för dig, hitta någon du kan snacka med. Jag har snackat med teamet, med min fantastiska PO-kollega Katarina Ellemark och andra. Be om tips och lyssna, det är inte en ovanlig situation att vara i. Och det är förvånansvärt befriande att höra att man inte är ensam.
4. Säg nej till saker. Det kan låta enkelt och självklart. Men att säga nej till möten som inte du berörs direkt av, avsluta saker där du varit inne lite av och till och att be om hjälp frigör tid att tänka.
5. Acceptera att du inte kan påverka allt. Vissa saker kommer fortsätta krångla. Även om du i din roll som PO — eller andra liknande roller — förväntas se till att saker rör sig framåt så hamnar inte allt på ditt bord. Om saker i teamet behöver lösas, eller frågor redas ut, ta hjälp av kolleger. Det handlar inte om att kasta bort ansvar, utan om att inse att man inte kan lösa allt bäst själv.
6. Lägg tid på att beskriva insatserna och involvera team-medlemmarna. Bygg bort beroendet till dig själv genom att ge kraft till dina teammedlemmar. Lyft dem och stötta så vi kommer framåt tillsammans.
7. Känn lugn i att du inte måste vara bäst jämt. Ibland måste även du som sitter i en ledarroll lära dig och förstå. Försök ta dig framåt, men ge dig själv lite andrum att göra misstag och var öppen med att du gärna tar tips på hur du gör det bättre nästa gång.
8. För dagbok. Skriv av dig kring det som känns jobbigt, men försök lyfta tankarna till vad du lärt dig under dagen och vilka erfarenheter du fått. Jag har testat under våren och fick även tips om detta av en kollega i höst. Det är ett effektivt sätt att reflektera.
9. Lyft med din chef. För att du ska kunna få stöttning måste din chef eller andra i din närhet veta om det. Det finns kanske vägar att gå för att göra din arbetsbörda lättare: fördela vissa delar i teamet, bli en person till med denna typ av ansvar, finns det andra roller som kan stötta upp?

Det måste också sägas att detta bara är några steg på väg. Att lära sig själv att hantera kaoset som ibland kan uppstå i ens eget huvud är ett livslångt lärande, eller det är i alla fall min tro som nybliven 28,5-åring.

Så även om stormen ännu inte har bedarrat riktigt än, känns situationen mer rimlig. Att utsättas för dessa situationer och börja få verktygen på plats gör att jag nästa gång får något lättare att sortera bland bollarna.

Och att acceptera att vissa bollar faktiskt kan falla till marken ett tag utan att det gör något.

Jag – och även du – kan ta upp dem sen.