Därför borde du sluta upp med hemlighetsmakeriet

Fem enkla steg för dig som vågar dela mer med dina kollegor

Pandemi eller inte — oavsett bransch och roll är du med all sannolikhet fortfarande helt beroende av människorna du har omkring dig när du ska leverera på målen för 2021.
Med hemarbetet har en ansenlig mängd tid varje dag börjat gå till videomöten. Men påfallande lite tid går till att föra det som sägs vidare till kollegorna som ska göra själva jobbet.
Motiven kan skifta men resultatet är ofta kontraproduktivt. Därför har du mycket att vinna på att lära dig (att våga) borra hål i mötesväggarna.

Vi tar det från början: kunskap är makt. Och för dig som inte orkar läsa längre kan den insikten fungera som ‘TLDR-versionen’ av detta blogginlägg. Vill du vara en modern ledare behöver du helt enkelt vara villig att dela med dig av makten för att i utbyte få engagemang och draghjälp av människorna runt omkring dig.

I mitt jobb som produktägare för nyhetsprodukter slungas jag in i en uppsjö av projekt och processer. En sak som då nästan alltid kommer fram i utvärderingar eller retrospective är hur kommunikationen har fungerat. Av det har jag lärt mig att ta det säkra före det osäkra och försöka att kommunicera (lite men) tidigt och att ha som princip att det kan räcka att ge så mycket insyn du bara kan.

Vad är det då som gör att transparens är en så tung framgångsfaktor? Jo att med insyn kommer självständighet. En kollega, som till vardags kodar i ett av våra utvecklingsteam citerade en artikel i Harvard Business Review där man summerar det så här: ‘Leadership becomes an intermittent activity as people with enthusiasm and expertise step up as needed, and readily step aside when, based on the needs of the project, another team member’s strengths are more central.”

Drar man det till sin spets kan man, likt min kollega, krasst konstatera att chefer och utpekade ledare måste släppa på sin makt, om vi ska få till en organisation som bygger bra lösningar och attraherar och behåller talang.

Och för dig som vill släppa på makten och kunskapen är det bara att kavla upp ärmarna för det är lättare sagt än gjort. För äkta transparens är att hjälpa mottagaren att förstå. Att förstå vilken information som är viktig. Att vara tillgänglig för frågor. Att kommunikation handlar lika mycket om att lyssna som att sända.

Berätta om vägen till målet. Det är lätt att tänka att man ska berätta om arbetet som görs ‘när vi har gjort X eller Y’. Det kan vara testresultat som ska komma in eller en betaversion som ska lanseras. Det kan vara helt rätt tajming, men glöm inte bort att berätta om delmomenten på vägen dit. Vi lägger ofta enormt mycket tankekraft och energi på effektmål, prototyparbete och research och genom att berätta vad och hur som gjorts ökar du chansen för intern förståelse även från dem som inte varit med i processen.

Här är några lärdomar jag har gjort under mina år av försök att öppna upp:

1. Se kommunikationen som en investering

Att bygga transparens runt dig och ditt team är som att börja träna. Du får en direkt kick-back efter första passet (och kanske lite träningsvärk) men den största belöningen kommer när du håller i och gör det konsekvent. Då kan du till och med både missa och hoppa över ett pass utan att det är hela världen. Men det är ett långlopp som du klarar bäst om du är uthållig.

För oss på Bonnier News är, något förenklat, hela poängen med att ha en intern techorganisation att vi får snabba, ärliga svar och har maximal flexibilitet. Jämför det med ett bolag som väljer att köpa sin utveckling av konsultbolag och som med det får betydligt lättare att styra när och vad som får kosta. Men det sker till priset av att konsulten riskerar att säga ja till ideeér som inte är långsiktigt smarta för ditt bolag. Eller så får du ett nej, men inte för att din idé eller ditt behov inte är relevant utan för att din konsultbyrå inte har kapacitet. Med en intern techorganisation ökar alltså kontrollen och flexibiliteten, och när allt funkar som det ska får du även tydligare mer precisa uppskattningar av hur lång tid (och med hur kostsam) ny utveckling ser ut att bli.

Men även när du har lyxen att få jobba med interna kollegor kan du misslyckas om du inte ser upp. För att få ut maxeffekt behöver du bygga en löpande dialog mellan verksamhet och utvecklingsavdelning. Ni har nytta av att utvärdera varandra och ert arbete ihop och våga prata om förväntningarna på varandra.

Ofta hoppar vi direkt på den så kallade estimeringen, det vill säga köpslåendet, förhandlingen kring hur lång tid olika lösningar på ett problem tar att få på plats. Men har du inte gjort förarbetet — att bygga en fungerande löpande kommunikation med både utvecklingsteam och stakeholders — ökar risken att ni missförstår varandra. Börjar ni sedan sätta teamen i arbete är risken för att bli besviken överhängande.

Transparens och självorganiserande, eller autonoma, team är dessutom något vi lyfter fram när vi rekryterar nya stjärnor till våra laghttps://www.bonniernews.se/lediga-jobb/. Därför skulle det till och med kunna stå i min arbetsbeskrivning som produktägare att det ingår att ‘bygga transparens’ kring löpande verksamhetsfrågor gentemot både egna arbetslaget, som i mitt fall kan vara ett utvecklingsteam, och andra som har samma roll som jag och i sin tur egna gäng omkring sig. Men i praktiken är det både tidskrävande och lite läskigt, och en arbetsuppgift som lätt prioriteras bort till förmån för annat.

Summerat:
- Prioritera kommunikation. Ska du öka transparensen behöver du våga investera tiden som krävs för varje enskild insats och vara villig att vänta på belöningen.

- Sätt en rutin! Acceptera att du behöver jobba dubbelt genom att, parallellt med att lösa sakfrågan, berätta storyn om det som händer eller ska hända. (Och för att återvända till liknelsen med motion: det svåraste är ofta att hitta en rutin som hjälper dig att komma till skott.)

Våga be om hjälp! Du är omgiven av smarta, erfarna typer som kan hjälpa dig att bolla formuleringar eller korrläsa innan du postar inlägg. Men för att de ska kunna vässa din kommunikation måste du våga släppa in dem och ju oftare du gör det desto enklare blir även det.

2. Borra hål i väggarna in till ‘ledningen’

Transparens stoppas ofta av dålig tajming. Detta är något som ofta händer mig i vardagen:

A. Jag får ta del av för mig ny fakta (ofta i ett tydligt forum, som en ledningsgrupp).

B. Det uppstår spontana reaktioner bland oss som tar emot informationen.

C. Konsekvensanalys genomförs redan under sittande möte eller i en kanal för samma lilla grupp.

D. Någon sorts handlingsplan upprättas (typ: ‘vi går ut med den här informationen när vi har fått klartecken från HR eller nyckelpersoner informeras separat’).

E. Jag återgår till annat utan att ha delat någon information alls med mina närmaste kollegor

Tajmingen blir alltså ett hinder eftersom jag som mellanchef inte kan styra när och hur vilken information delas. Vad gör man då?

För min del är det enda som funkar att jag sätter i system att alltid försöka dela något av en ledningsgrupps sittning — och då ha en grundinställning att varje punkt på agendan borde kunna beskrivas kort i en ‘najs-to-know’-post i lämplig bredare kanal. Rent krasst kan det handla om att istället för att återgå till business as usual efter mötet så gäller det att vräka ur sig någon sorts koncentrat av vad som har sagt (testa så ska du se att det ofta hände mer på mötet än du först själv tyckte).

Det är nu du behöver göra allt du kan för att ni ska skeppa vidare information och inte skjuta upp det jobbiga till dess att ni vet mer eller har börjat agera. Jobbar man med journalister har man en naturlig sporre eftersom det informella informationsflödet ofta är väloljat och då är det extra viktigt att vara ännu snabbare om man vill behålla möjligheten att äga storyn.

Summerat:

Hitta en rutin för att alltid dela ett koncentrat av vad som kommits fram till i olika forum i en bredare kanal. Även najs-to-know behöver spridas vidare.

Både den som var med på mötet och den som inte var det har nytta av summeringen.

Finns det inget att berätta vidare så är också det en bra varningsklocka!

Så-funkar-det-inlägget är ett underskattat sätt att sprida kunskap om (särskilt krångliga) frågor brett. Här är ett exempel på hur vi förklarade hur ett 20-tal nyhetssajter skulle ändra logik och form över en natt. Något vi ville att alla anställda, oavsett om det är reportrar som möter läsare eller kollegor på kundcenter som svarar förvirrade kunder, skulle förstå.

3. Var medveten om att du är blind (för sånt du själv redan vet)

Ett av skälen till att det är så svårt att slussa vidare information är att man blir blind för det man redan vet. Jag får dessutom ofta en förvarning om skeenden, vilket kan göra att när något väl händer kan jag komma på mig med att redan ha räknat med att det skulle ske. Då är det ännu lättare att missa att föra vidare informationen.

Ett vanligt exempel på information som är värdefull för teamet är vad den långsiktiga strategin för en produkt är. Det kan vara uppenbart för en stakeholder eller mig som produktägare, och inte kännas relevant att lyfta upp vid estimeringen av en enskild feature. Men ett välfungerande självständigt team vill förhålla sig till produktens tänkta resa på samma sätt som när man kör bil: genom att kunna lyfta blicken och se horisonten för att styra rätt.

Summerat:

Lista saker som behöver föras vidare — så snart det går — så att du inte tappar bort dem.

Lägg märke till reaktionen du får när du berättar något. Det ger dig en sorts kvitto på hur mottagaren skattar informationen. Här har du hela skalan från ‘va, när hände det?’ till ‘ ja, jag hörde det’. Fråga gärna kollegorna var och när de fått höra, så att ni vässar det interna informationsflödet och inte dubbeljobbar.

4. Riv murarna — kommunicera i breda forum

Transparens fungerar som kärlek, ju mer man ger desto mer får man. Så dela med dig av sådant som du tycker är intressant. Eller att fråga om sådant du undrar. Och ju öppnare kanal — desto fler kommer att nås av och kunna smittas av din öppenhet. Så häng inte upp dig på att du måste vara chef eller ens ha förhandsinformation utan bara börja riva väggar.

Tips!
Jag har som huvudregel att jag svarar på frågor skrivna i direkta meddelanden till mig i större forum. Här krävs förstås lite fingertoppskänsla men genom att skriva något allmänt i stil med ‘jag får frågor om XX och det är säkert fler som undrar…’ så hänger man inte ut någon.

Frågor väcker nyfikenhet! I sociala medier pågår ofta en sorts konstant frågestund där influencers frågar och svarar sin följare löpande. Svaren, som ibland går i direktmeddelanden, blir sedan anonymiserade och matnyttigt stoff för nya stories och inlägg. Här ovan är tre exempel, från träningsbloggaren Joanna Swica, tv-profilen Ebba Kleberg von Sydow , och cancersjuka PT:n Elin Kjos.

5. Som du svarar får du (nya) frågor
Ju mer du öppnar upp — ju fler frågor kommer. Detta brukar jag tänka på när jag svarar kollegor:

* Vänta inte! Skriv hellre kort och rakt på sak, kanske med en bisats som förklarar att du sitter illa till.

* Sätt ditt svar i ett sammanhang. Se till att även den som inte ställde frågan kan förstå ditt svar.

* Säg tack! Den kollega som har tagit sig tid att plita ned sin fråga och försöka hitta ett svar förtjänar ett tack.

* Uppmana till följdfrågor! PÅ så sätt får du snabbt koll på om du är begriplig (trots att du troligen är blind för en massa bakgrundskunskap som du har).

Summerat:

- Lär dig att uppskatta frågor. De är ett kvitto på att det finns ett förtroende för att du kan svara.

- Låt inte det bästa bli det godas fiende.

Till sist: du kan alltid börja med att berätta för människorna omkring dig att du har som mål att dela mer och oftare. Be kollegorna att hjälpa dig, genom att fråga. Sedan är det enda som krävs vilja, uthållighet och praktiskt arbete. Men belöningen är stor.

Och för dig som redan är igång och varm i kläderna: dela gärna med dig här av dina erfarenheter och metoder. Eller via DM direkt till mig.

Tack Mikael Eliasson, Calle Kylberg, Robin Govik, Hanna Mulugeta Börjesson, Jenny Vesterlund, Mats Kingstedt, Johan Sandström mfl som har delat med er av era tankar, vässat text och bild ihop med mig.