Framtiden är nu — och den är hybrid
Fredagen den 13:e (!) mars 2020 släpptes bomben: från och med måndag är det hemarbete som gäller. Jag tror inte att det var många som förväntade sig att vi nu, ett och ett halvt år senare, fortfarande skulle jobba hemifrån.
Men ljuset i slutet av tunneln kommer — peppar peppar — närmare och närmare. Vi på Bonnier News IT har jobbat hårt med att digitalisera och förbereda inför den hybridmiljö som oundvikligen kommer att dominera inte bara vår, men de allra flesta framtida arbetsplatser.
En Ipsos-undersökning utförd åt World Economic Forum visade att en majoritet av alla anställda vill se en flexibel, hybridlösning som normen för framtidens arbetsplats. Hela 30 procent av de 12,500 intervjuade anställda skulle överväga att byta arbetsgivare om de tvingades att återgå till kontoret på heltid. I en post-covid-värld — där vi dessutom blir mer och mer medvetna om arbetsresors påverkan på miljön — kommer det bli viktigare och viktigare att alla känner sig inkluderade i möten, oavsett om man är på plats eller inte. Hur skapar vi då dessa förutsättningar för alla våra medarbetare, oavsett var de befinner sig?
Bonnier News är, med bolagsförvärv och de anpassningar av organisationen som dessa förvärv innebär, i ständig rörelse. Våra medarbetare sitter utspridda på 76 kontor från Örnsköldsvik i norr till Malmö i Söder, och samtliga är högst delaktiga i vårt gemensamma framtidsbygge — ett framtidsbygge som till stor del kommer att ske på distans.
En avgörande faktor för att detta arbete ska lyckas är ett transparent samarbete över hela organisationen, oberoende av organisationstillhörighet och arbetsort. En viktig del i vårt One Collaboration-projekt är att främja samverkan mellan våra olika avdelningar, och att skapa ett bra korsfunktionellt samarbete mellan teknik och affär. Projektet består av fyra delar; Google Workspace, Instant Messaging, digital whiteboard och konferensrum. Målet med samtliga delprojekt är att öka mognadsgraden och användningen av de olika produkterna, och vi har därför startat upp ett antal ambassadörsprogram. Där vill vi tillsammans upptäcka de användarfall som förenklar vardagen för våra olika avdelningar, och sprida denna kunskap inom organisationen.
Vi har också jobbat hårt med att skapa förutsättningar för bra hybridmöten, och har bland annat uppgraderat utrustningen i de allra flesta av våra konferensrum runt om i landet, med bättre kameror, mikrofoner och en mer sladdfri upplevelse till följd. Målet är att alla ska känna sig “på plats”, oavsett om man är på kontoret eller hemma bland skrikande barn och tangentbordsdansande katter.
Våra digitala samarbetsverktyg kommer självklart att spela en stor roll i att sammanfoga hela Bonnier News. Under senare år har vi genomgått ett antal större förändringar, med implementation av GSuite (numera Google Workspace) och kommunikationsplattformen Slack som två utstickande exempel. Genom att kombinera dessa verktyg — exempelvis med integrationer mellan Slack och Google, men också andra system — har vi fått till ett effektivt, digitaliserat och transparent arbetssätt. Men det finns så klart rum för förbättring, och där hoppas vi att tidigare nämnda ambassadörsprogram ska hjälpa oss på vägen.
Vi jobbar också hårt för att förenkla våra medarbetares vardag genom automatiseringar och integrationer med bakomliggande system. Vårt mål är att minimera det interna mejlandet och bygga upp en miljö där kopplingen mellan våra samarbetsverktyg och övriga system är så sömlös som det bara går, och att binda ihop vår totala teknikstack i högsta möjliga mån. Ett led i detta är ett system för att kontakta vår IT-support via Slack med hjälp av en integration mot ärendehanteringssystemet Service Now — något som vi hoppas kunna lansera innan årsskiftet.
Förändrade arbetssätt kräver ett förändrat arbetstänk, och för att ta oss framåt i projektet jobbat mycket med digitala whiteboards — i vårt fall Miro, ett fullgott substitut till en fysisk tavla. Genom ett större antal digitala workshops samt intervjuer och möten med andra avdelningar har vi fångat upp önskemål, behov och kritik, som vi sedan applicerat och kommer att applicera inom våra tekniska plattformar.
Samtliga delar som jag har tagit upp är tekniskt vitala för att en distribuerad organisation ska fungera på bästa möjliga sätt — men var går egentligen gränsen mellan teknik och företagskultur? Alla företag har en unik kultur, vare sig de vet det eller inte. I många fall är det bara något som växer fram som ett resultat av ledningsbeslut, de anställdas attityd och vardagliga händelser, medan andra företag är väl medvetna om att deras specifika kultur är en viktig del i deras framgång.
Vi insåg direkt att vår IT-miljö skulle bli en oerhört viktig komponent i omställningen från en fysisk kontorsmiljö till distansering och hemmajobb — inte minst vad gäller ett upprätthållande av just företagskulturen. En hybrid arbetsmiljö kräver rätt teknik och verktyg, och där sammanhållningen tidigare kretsade kring fysisk närvaro med stormöten på plats, gemensamma kaffe- och lunchraster och spontana idéspåningar i korridoren, behövde vi nu ställa om och fokusera på att upprätthålla denna kultur och sammanhållning digitalt.
En av många avdelningar som klarat denna omställning med bravur är DN-redaktionen, som med hjälp av en interaktiv och smart skärmlösning har haft möjlighet att hålla inkluderande och givande redaktionsmöten, trots den geografiska spridningen.
– För mig är det viktigt att alla känner sig lika inkluderade, och det är en utmaning när några befinner sig i samma rum och andra deltar digitalt. Att de som deltar digitalt ser alla i rummet och hör allt som sägs, också det som sägs mellan de som är på plats på redaktionen, är oerhört viktigt, säger Anna Åberg, redaktionschef på DN.
Hur har pandemin då påverkat vår företagskultur i stort? Svårt att säga. Bonnier News olika varumärken har — pandemin till trots — klarat sig väldigt väl, och vi på IT har genomgått en stor omorganisation på distans utan några större svårigheter. Jag känner mig fortfarande lika nära mina kollegor som innan, och mycket är nog tack vare våra fantastiska samarbetsverktyg. Utöver det faktum att jag jobbar med fantastiska människor, så klart.
Hur bibehåller ni en stark företagskultur i en distanserad, digital värld?
