Nystart — från tre team till en familj

Rebecca Hagnestad
5 min readOct 24, 2019

--

Hur kan 1+1+1+ bli 1?

Inlägget i korthet:

Så gjorde vi för att så snabbt och glatt som möjligt kunna slå samman tre team till ett.

Så sprider vi kunskap och undviker silor.

Så gjorde vi ett första utkast till en working agreement.

Under hösten har Expressen utveckling gått igenom något av en transformationsfas. En minskad konsultbudget ledde till att färre personer fick ett större ansvar att sköta våra produkter — samtidigt som flera stora och spännande projekt präglar vår backlog.

Som ett led i detta valde vi att slå samman tre av våra fem utvecklingsteam. Syftet med ihopslagningen var också att bli mer flexibla och se till att vi har tillräckligt med kraft för att kunna hantera hela vårt uppdrag.

Premium-teamet, site-teamet och quickshot-teamet blev därmed för en dryg månad sedan sajtfamiljen, med ett gemensamt mål att både vidareutveckla och underhålla expressen.se. Tidigare har site-teamet skött vår sajt och tv-spelare, Premium hanterat allt som rört vår relativt nya betaltjänst och Quickshot har jobbat mer mot redaktion för att jobba med digitalt berättande. Tre olika, viktiga områden som ändå linjerar.

Även om vi alla tyckte att tanken med en ihopslagning var god så visste vi samtidigt att det skulle kunna innebära utmaningar. Att få tre tidigare separata team, med olika teamkulturer, att samarbeta tätt tillsammans är inte lätt och det finns ingen självklar väg att gå.

Dags för teamdag

Jag och två andra teammedlemmar fick i uppdrag att planera en teamdag, för att komma igång med det nya teamet. Mina två kolleger Mattias Millhus och Jimmy Callin ritade snabbt upp en skiss för att kunna planera en så bra dag som möjligt. Vi behövde definiera vad vi ville uppnå med dagen och vilka frågor vi skulle ställa oss. Vi enades om att det viktiga var att vi i teamet skulle ha tid att lära känna varandra, samtidigt som vi också skulle ha enats om ett första utkast till en working agreement. Helt enkelt en första grund att stå på, som vi sedan skulle kunna bygga vidare på.

Några av de ämnen vi valde att diskutera tillsammans var:

• Ska vi se på oss som ett gemensamt stort team eller ska vi fortsätta ha separata fokusområden i det stora teamet?

• Hur ska vi se till att kunskap sprids, så att vi inte får kunskapssilor?

• Hur gör vi med standups, retros och andra träffar?

• Vad ska vårt team heta?

Några av teamdagens diskussionsämnen.

Viktigt var att vi gav alla en chans att komma till tals genom att först samlas i mindre grupper och sedan diskutera oss fram till en samsyn i de olika frågorna i helgrupp. Övningarna bestod av lekar, open space och samtal i hela gruppen. Det visade sig att de flesta av oss såg att ett stort gemensamt team var rätt väg att gå och vi samlades under namnet sajtfamiljen. Vi ville även testa med stora standups.

När det gäller kunskapssilor skapade vi ett koncept som vi alla ställde oss bakom: rookie-veteran. Det går ut på att vi i största möjliga mån ska se till att en rookie och en veteran ska jobba tillsammans med våra olika uppgifter. På så sätt är tanken att vi sprider kunskapen till hela teamet.

Det blev en väldigt intensiv dag och när vi alla gick hem på fredagen så var många av oss peppade inför en första vecka tillsammans.

Start med gasen i botten

För att så snabbt som möjligt kunna sammanföra de tre tidigare teamens kanbantavlor gjorde två av oss snabbt en fysisk, tillfällig tavla med post its, där vi samlade alla olika uppgifter. På måndagen kunde vi stå tillsammans och prata igenom de olika lapparna så att alla snabbt fick en förståelse för vad vi hade i gång. Den standupen tog knappt 15 minuter!

En av måndagens första uppgifter blev därefter att ta fram ett första utkast till en gemensam, mer genomtänkt kanbantavla. På så sätt kunde alla börja arbeta direkt på måndag, utan att behöva stå och kolla på tre gamla kanbantavlor.

Redan från start har vi kört med vårt rookie-veteran-koncept och det har fungerat över förväntan. Från första början har vi prestigelöst kunnat sitta tillsammans och lära oss av varandra, fika tillsammans och haft det rent allmänt trevligt och kul!

Våra första lärdomar

En månad in i arbetet med vårt nya sajtfamiljsteam så kan vi redan börja dra några lärdomar.

Något av det viktigaste är att se till att alla har fått möjlighet att komma till tals. Vi har haft två retros, där vi redan kunnat diskutera oss fram till förbättrade arbetssätt.

Gemensamma pauser tillsammans gör också att vi snabbt lär känna varandra närmre. Allt från teamfika till korta kaffepauser eller fredagslunch.

Att ta pauser är viktigt — särskilt roligt blir det med en kaffe i hand!

Att se teamprocessen som något iterativt är också viktigt. Vi satte en första ram för hur vi ville arbeta, men vi är inte klara med det än. Förhoppningen är att vi ska ha en löpande process för att på så sätt kunna arbeta bättre och bättre tillsammans.

Sammanfattning

Så för att sammanfatta vad vi lärt oss kring processen av att sammanfoga flera olika team till ett:

Avsätt tid. För att alla ska få komma till tals utan att stressa behövs det ordentligt med tid.

Lita på teamet. Vi som jobbar i teamet känner vad som är viktigt att bestämma innan och vad som kan komma med tiden. Alla vill vi jobba på ett så smidigt och roligt sätt som möjligt — så även om vi ser olika på saken så måste vi våga att testa oss fram.

Snacka. Att få vädra sin oro eller diskutera ett hjärteämne är viktigt för att trivas.

Håll det enkelt. Innan vi exempelvis sätter upp en avancerad plan för hur en kanbantavla ska se ut så gör det så enkelt som möjligt. Det gör också att processen går att ta mer etappvis.

Glöm inte att ha kul tillsammans. Både under teamdagen och i det vanliga arbetet är det viktigt att ha roligt. Gör en avslappnande lek mellan diskussionerna, eller ta en kaffe emellanåt och snacka med varandra.

Det var allt från oss i sajtfamiljen för denna gång. På återseende!

--

--

Rebecca Hagnestad

Lead of product Engagement & Team manager for the Customer development team at Bonnier News. Started out as a journalist!