Teamkänsla + distansjobb = sant?
Hur behåller man teamkänslan i en situation där alla tvingas arbeta på varsitt håll? Vi vill dela med oss av några saker som har fungerat bra för oss i Dagens Nyheters produktteam under en period då vi bara träffat varandra digitalt och våra hem har blivit synonyma med våra arbetsplatser.
DN Produktutveckling är ett gäng på ungefär 30 personer som tillsammans står för utvecklingen av Sveriges största morgontidnings alla digitala produkter. Vi består av en härlig blandning av UX- och digitala designer, utvecklare, analytiker, produktägare och team managers.
Det senaste året har varit minst sagt ovanligt på många sätt. Vi tänkte berätta om hur vi har arbetat för att behålla känslan av att vi alla fortfarande jobbar i ett team, trots att vi sitter utspridda i våra hem med knackiga uppkopplingar och dåligt upplysta rum.
Under året har vi testat lite olika upplägg som vi löpande har utvärderat och förändrat för att bättre möta teamets behov och individens förutsättningar. Nu har vi landat i ett arbetssätt som fungerar väldigt bra och där vi har hittat en balans mellan arbetsbelastning, produktivitet och sammanhållning.
Något som har varit konstant från start är att vi har haft minst ett inbokat tillfälle när vi ses digitalt varje dag, och som inte har fokus på arbetsuppgifter. Just nu ser dessa tillfällen ut så här:
Så här har vi arbetat
Rätt utrustning till alla. Vi har sett till (i största möjliga mån) att alla har en bra arbetsplats med hjälp av externa skärmar, bord, digitala verktyg etc.
Utgå från vad som funkade när vi var på plats. Vad hade vi för teamaktiviteter? Vad gjorde vi på arbetsplatsen förutom möten och själva arbetet som gav energi? Vi frågade oss själva vad det var som fått oss att trivas.
Ta tillvara på det som funkade! Vilka aktiviteter kan vi plocka rakt av och vilka behöver vi ersätta? För vi behöver ersätta! Vi kan inte bara stryka en aktivitet som ger energi, bara för att förutsättningarna förändras!
Utvärdera, utvärdera, utvärdera! Hur har det gått? Vad kan vi göra annorlunda? Vad saknar vi? Vad vill vi ha mer av? Var inte rädd för att förändra processen tills den känns bra! Även om det krävs många förändringar.
Prata med era systerteam! Vad är deras utmaningar och nyvunna erfarenheter? Här tjänar man på tät kontakt och att vara generös med att dela information. Hämta inspiration från varandra!
Skaffa ett bra samarbetsverktyg. Vi har börjat använda Miro som verktyg i både stora och små projekt. Det funkar som en digital ersättning för en whiteboard. Bland mycket annat:
- Samla arbetet runt skisser
- Retros
- Diverse lappövningar
- Wireframes
- Köpflöden och kundflöden etc.
Tips på aktiviteter!
Vi har satsat väldigt mycket på personliga aktiviteter. Sådant som får oss att bjuda på oss själva och lära känna varandra mer på djupet!
Hemma-hos-lunch
Teamet samlas under lunchen framför datorn och får en guidad tur genom en kollegas hem. Väldigt kul att se hur folk har det och även få möjlighet att kunna fråga om saker i bakgrunden. Absolut helt frivilligt :)
Tisdagsgäst
Någon från “huset” gästar morgonmötet. Dom är framröstade av teamet så alla gäster är förbokade fram till sommaren. Ibland får dom frågor på förhand men oftast är det på volley, och teamet får möjlighet att ställa frågor direkt. Det kan tex bli väldigt spännande diskussioner om aktuella ämnen med olika reportrar från redaktionerna!
Veckans koll
Blandad kompott! Ofta är det “halvfärdig demo” där någon i teamet visar upp vad dom för tillfället arbetar med. Här brukar även avdelningschefen dela relevant information från organisationen som rör teamet och avdelningen.
Happy Friday Check-in
Tänk en avancerad uppvärmningsövning inför en workshop. Här kör vi allt möjligt och tanken är att det ska vara lättsamt och kul! Till exempel:
- Veckans Najs och Bajs
- I smågrupper komma fram till så många gemensamma saker som möjligt alla i gruppen delar med varandra. Förutom arbete.
- Lättsamma reflektionsövningar som till exempel “Tack, hej då & hallå?”
- Varvet runt med olika frågor som till exempel “Vad är största skillnaden för dig nu mot för tio år sedan?” och “Edward Bloom kommer på middag. Vad lagar du med förhoppning att han får en minnesvärd gastronomisk upplevelse?”.
- “Vilken var den första musiken du köpte?” körde vi senast och svaren var härligt oväntade och utlöste många skratt!”
Öppen fika varje dag klockan 15
Ett stående möte där vi alla kan dyka in och ta en kaffe och snacka om ditten och datten ☕️
Digital AW med tema ca 1 gång/månad
Här har vi kört mycket roligt!
- “Gissa arbetsplatsen” där man fick ta en bild av sin arbetsstation och så blev det quiz. Man har ju liksom bara sett folks rum från ett håll!
- Många Kahoot-quiz med olika tema.
- Onlinespel! (Codenames, Curve Fever, Scribbl, Jackbox med flera)
- Högtider med tema som halloween etc. Klä ut dig på 10 min!
- Skapa moodboard över ditt drömhobbyrum och sen quiz på vems det är!
Veckobrevet
Detta kommer ut varannan vecka. Här blandas information om status i olika projekt med allmänt skoj och tips!
- Team Managers skriver om teamrelaterade grejer som rekryteringar, teamaktiviteter och vad som gäller inför dagen före röd dag 😉
- “Om jag har en timme över” En teammedlem svarar på 10 frågor.
- “Camilla minns” är en uppskattad sektion där Camilla, som varit med sedan DN:s första webb lanserades, berättar roliga anekdoter.
- Veckans citat från någon ur teamet.
- En i “huset” svarar på tre frågor.
- Middagstips
- Filmtips
- Vintips
Vad är nästa steg?
När man sitter på distans och jobbar i en stor organisation så blir det lätt väldigt många möten. Vi har nu infört mötesfria onsdagar på prov fram till sommaren, för att se om det kan frigöra tid för att jobba fokuserat utan avbrott.
Snart kommer vi också att samla hela teamet i en workshop för att tillsammans undersöka hur (och var) vi vill arbeta efter covid. Den här nya verkligheten ställer verkligen höga krav på våra samarbets- och anpassningsförmågor, individens såväl som organisationens. Vi tycker det är spännande att tillsammans med teamet få vara med och forma nästa kapitel i framtidens arbetsplats!
Tack för att ni tog er tid och vi önskar er lycka till med teambyggandet framöver!
Richard Furberg & Frida Looman
Team Managers för världens bästa team: DN Produktutveckling!
