[Boom💥Labs] 첫 Web3 밋업 준비기 — (1)

첫 Web 3밋업 준비기 시리즈를 시작하면서..

2022년 6월 Boom Labs에 합류하고 2022년 7월 9일, Boom Labs의 첫 오프라인 Public 밋업이 있는 날을 들어와서 처음 준비하게 되었다. 사실 학회에서도 여러 오프라인 행사를 준비한 적이 있지만, 공개적인 행사는 이번이 처음이었다.

사실 행사를 준비하려면 굉장히 많은 사람이 필요하고, 역할 분배가 잘 되어야 한다. 하다못해 로비에서 사람이 오면 확인도 해야하고, 포스터도 붙이고, 명찰도 자르고.. 당일에 역할이 제대로 나눠져 있는 채로 시작되지 않으면 꼬이기 쉽기 때문에, 철저하게 준비를 해야한다.

나는 행사를 진행하는 과정에서의 매끄러움(?)이라던지, 진행 스태프들의 태도와 행동은 그 행사를 주최하는 곳의 준비성 즉 매니징 능력에서 비롯된다고 생각한다. 그러기 때문에 이런 밋업 같은 일회성 행사를 진행할 때 신경을 굉장히 많이 쓰는 편인 것 같다.

이런 밋업 준비 과정들을 재밌어 하는 사람들도 있을 수 있을 것 같고, 우리 Boom Labs의 사람들이 이 행사를 위해 어떻게 얼마나 준비했는지 보여줄 수 있을 것 같아서 이 시리즈를 작성하기로 마음을 먹게 됐다. (Boom Labs의 수빈님이 한 번 작성해보라고 한 건 덤..) 또, 밋업 개최를 희망하면서 경험이 없는 다른 사람들이 보면 대강 참고할 수 있지 않을까해서 자세히 작성하는 것도 있다.

행사 개최의 목적 수립하기

날짜, 장소보다도 가장 중요한 것은 행사 개최의 필요성에서 온다. 우리는 보통 행사를 열 때 특정한 목적을 가지고 열게 되는데, 그 목표를 처음에 잘 수립을 해야 장소, 참석 대상 인원, 날짜를 정할 수 있게 된다.

우리 Boom Labs의 첫 오프라인 행사의 목표는 ‘오프라인에서 Web3에 관심이 있는 사람이거나 Web2/Web3 개발자들에게 우리 프로그램을 홍보하고, 네트워킹 할 수 있는 시간을 가지자’였다.

이렇게 목표가 정해지면 이 시기에 이런 큰 행사가 있는데 우리가 여기서 작은 이벤트를 열면 사람들이 접근하기 편할 것 같다라던지, 강남에 블록체인 회사가 많으니까 강남에서 열면 좋겠다던지. 이런 이유부터 시작해서 위에 언급한 요소들을 확정하게 된다. 우리는 원래 생각해둔 대략적인 장소나 시간이 있었지만, 만약에 없었다면 앞서 언급한 목표 세우기는 수립하는 데 중요 포인트가 될 수 있다.

장소, 날짜, 참석 인원 정하기

이 세 가지는 트릴레마에 빠지기 쉽다. 장소를 구해놨는데 생각보다 인원이 많이 안들어갈수도 있고, 날짜를 정했는데 해당 날짜에 장소 대여가 어려울 수 있다. 그래서 이 세 가지 중에 하나라도 정해졌다면 나머지를 정하는 건 쉬운 편이다.

보통은 날짜를 먼저 정한다. 대략적인 행사 날짜를 정하고 대관을 알아본다. 보통 공간대여는 강남 쪽 공유 공간을 빌린다던가, 호텔 라운지나 파티룸을 빌리곤 한다. 참석 인원에 따라 정하면 되고, 사실 공간은 넓을 수록 좋은데 인원 변동에 따라서 크게 문제가 되지 않기 때문이다. 평일 저녁에 밋업을 잡는다면 간단한 저녁 거리를 제공하는 것도 고민을 해보는 걸 추천한다. 보통 회사를 마치고 오는 경우가 많기 때문이다!

행사 준비 과정에서 학회장으로서 가장 어려웠던 건 올해 초까지만 해도 장소 대관이라고 느꼈었는데, 요즘은 학회 차원에서나, 이런 Web3 행사에서나 대관을 많이 해줘서 오프라인 행사를 많이 열 수 있는 것 같다. 이제는 오프라인 비중이 커지고 음식 제공이 기본인 밋업이 많아지면서… 점점 금액적인 부분이 문제가 되기 시작하는 것 같다.

참석 인원을 100명으로 잡는다면, 보통 많이 오면 80명 정도 참석한다. 이걸 고려해서 인원을 잘 잡아야 한다.

모집 마감일 설정

날짜가 정해졌다면 이제는 모집 마감일을 정해야 한다. 보통 전날까지 모집을 하기도 하고 중요하고 무거운 행사일수록 일찍 마감하기도 한다. 만약 이 행사가 또 다른 프로그램의 모집을 좌우하는 행사라면.. 다른 일정들과 잘 조율해서 마감일을 정해야 한다.

Boom Labs First Party의 경우 프로그램 참여자를 모집하는 행사기도 했기 때문에, 이런 일정들과 잘 조절해서 모집 마감일을 정하는 과정을 거쳤다.

행사 설명 작성

장소, 날짜, 참석 인원, 모집 마감일이 정해졌다면 가장 처음 정했던 행사 개최의 목적을 반영하는 소개글을 작성해야한다. 정동님이 1차로 작성하면, 나머지가 피드백해주는 방식으로 작성했다. 이렇게 서로 컨펌을 해야 나중에 실제 홍보에 들어갔을 때 문제가 될 일이 없는 것 같다.

안녕하세요 개발자 여러분!
블록체인 개발자를 위한 DAO, Boom💥Labs에서 프로그램 소개를 위해 처음으로 오프라인 행사를 기획해보았습니다.
Boom💥Labs는 건강한 블록체인 개발자 생태계를 만들기 위해 조직되었으며 여러 블록체인 기술에 대한 지식 공유 및 온보딩 등을 하고 있습니다.

이번 행사에서는 Boom💥Labs에 대한 소개 및 프로그램에 대한 안내가 있을 예정입니다.
특히 마지막에는 함께 네트워크를 할 수 있는 시간을 가질 예정이니 블록체인에 관심 있는 개발자라면 편하게 아래 링크를 통해 참여 신청해주세요!

큐시트 제작

당일 행사에 어떤 프로그램이 있고, 언제 쉬는 시간을 가질 건지에 대해 미리 구체적인 계획을 세워두는 것이 굉장히 중요하다. 그래서 큐시트를 작성하는 것이 좋은데, 아래와 같이 스프레드시트로 작성하는 게 편하다. (이화체인에서 내부적으로 사용하고 있는 큐시트 양식을 사용했다) 온라인 행사든, 오프라인 행사든 이렇게 미리 큐시트를 작성하면 꼬일 일이 적고, 어떤 시간에 누가 어떤 일을 하고 있는지 확인할 수 있기 때문에 행사 진행이 스무스하게(?) 흘러갈 수 있다. 준비물과 진행사항, 안내 멘트 같은 것들을 작성한다. 큐시트는 계속 수정되고, 수정되어야 한다!

시간대별로 세세하게 나누는 게 중요하다.

이렇게 대략적으로 안내멘트를 써놓으면 나중에 급하게 멘트를 짤 때 헷갈리지 않게 할 수 있다.

포스터 및 모집폼 제작

그럼 포스터에 들어갈 내용들은 거의 확정이 되었으니.. 그 다음으로 포스터를 만들어야 한다. 팀 내에 디자이너가 있으면 좋겠지만 우리 팀 내에는 디자이너가 없다. 그래서 일단 내가 만들겠다고 나섰고… 로고를 바탕으로 빠르게 포스터를 간단하게 만들었다. 채팅방에 포스터를 보냈을 때 숫자만 사라지고 대답이 없을 때 가장 긴장되는 순간이다.

전문적인 프로그램을 쓰지 못하더라도 피그마나 파워포인트를 이용해 제작하면 되고, 나는 피그마 상에서 595x842로 만들었다. 모집 폼과 포스터는 동시에 진행되어야 하는게, 보통 포스터에 QR을 넣기 때문이다! QR코드는 구글에 QR generator만 쳐도 관련 서비스를 제공하는 플랫폼들이 다양하게 나온다. 포스터 디자인은 꼭 예쁠 필요 없고, 핵심적인 내용들만 들어가면 된다. 만약 포스터를 실제 인쇄해서 사용할 예정이라면, 화질을 많이 신경써서 제작해야해서, 큰 레이아웃(팔레트)에서 제작을 해야한다. 그래서 나는 평소 포스터나 현수막을 만들 때 피그마에서 작업을 많이 하는 편이다.

혹시 정말 디자인 감각이 없거나, 빠르게 포스터를 만들고 싶다면 미리캔버스 같은 플랫폼을 이용하는 것도 괜찮다.

이번 Boom Labs First Party 포스터

포스터까지 어느 정도 윤곽이 나왔다면, 폼을 제작한다. 행사 모집 폼은 보통

• 구글폼
• Festa
• Meetup(정기적으로 열 때 좋은 것 같다)
• Eventbrite

이 넷 중 하나를 많이 쓰는 것 같다.

우리는 가장 친숙한 구글폼을 선택했고, 아래와 같이 꾸몄다.

배너 이미지는 포스터에 파생된 간단한 디자인 요소를 넣은 이미지여도 되고, 배너 없이 간단하게 아래 문구만 작성해도 된다. 보통 받는 정보들은 이름(닉네임) / 전화번호 / 이메일 을 기본으로 받고 나머지는 행사 목적에 따라 추가하면 된다. 재우님은 그 전에 페이지를 하나 만들어서, 【개인정보 수집•이용•제공 동의서】를 미리 받고 입력하게끔 했다. 재우님이 폼을 이렇게 1차로 제작하면, 나는 아까 만든 포스터도 넣고 배너도 간단하게 만들어서 넣었다.

이메일이나 전화번호를 잘못 작성하는 사람들이 많은데, 그럴 때를 대비해서 두 번 입력받거나 하는 것도 괜찮다.

그래서 보통 포스터 1차 제작+ 폼 1차 제작 -> QR넘기기 -> 포스터에 QR과 링크 넣기 -> 폼 디자인 요소 추가 이런 흐름으로 서로 토스하면서 진행하게 된다. 이렇게 파일 관리를 원활하게 하기 위해서는 공유 구글 드라이브로 협업하는 게 가장 좋다. (스프레드시트, 폼 관리까지 한번에 가능하기 때문이다.)

이런 제작 과정들은 반드시 마감일을 설정해줘야 하고, 마감일을 정했다면 그 마감일에 맞추어 노션 혹은 단체방에 공유해야 과정들이 막히지 않고 진행된다. 그리고 이 글에서는 모든 과정이 단편적으로 보이지만 매주 약 2번은 회의를 했다는 점.. (다른 이유로 만나더라도 이 행사 관련해서 얘기를 계속 하게 됐다.)

가장 중요한, 홍보하기

위에서 정해야 할 거 다 정했고, 포스터도 만들었고, 폼도 만들었는데, 끝이 아니다. 가장 중요한 홍보가 남았다.

홍보를 할 때는 어디에 할 것인가? 가 가장 중요하다. 관련 Discord나 Twitter, Telegram 채널을 많이 사용하고, 프라이빗한 카톡방에도 뿌리기도 한다. 이런 채널들을 회의 시간 때 노션에 다같이 정리해서, 폼 제작이 완료된 후 소개 문구와 같이 이곳저곳에 뿌렸다. 그리고 이미 홍보한 곳은 체크를 해둬서 중복되지 않게끔 했다. 누가 이 채널을 담당하세요 보다는 능동적으로 자기가 홍보할 수 있는 곳에 글을 써 올리는 것이 서로에게 가장 편하다. 홍보 채널이 굉장히 중요한 이유는, 어떤 사람들이 오느냐에 따라 대략적인 모임의 성격을 정하기 때문이다. 팀원들이 아는 사람들이 많고 다양할수록 채널 선별도 가능하고, 좋은 것 같다.

우리는 개발자 행사이기 때문에 개발자가 많은 곳에 주로 뿌렸고, Web3 지인들을 통해서 Web3에 관심이 있거나 관련 공부를 희망하는 사람을 대상으로도 홍보할 수 있었다.

모집마감일까지 열심히 홍보하고, 폼을 닫으면 이제 본격적으로 발로 뛰어야 해결할 수 있는 행사 준비 과정이 시작된다.

예산 파악하고 물품 구매하기

예산에 따라서 행사에서 제공하는 굿즈 같은 물품들, 필수 물품들의 퀄리티가 달라지곤 한다.

일단 가장 중요한 건 어떤 물품들이 행사에 필요한가? 이다.

예를 들면 굿즈(스티커, 티셔츠), 명찰, 포스터, 배너 등 같은 일회성이 큰 물품들인데, 이런 물품들은 인쇄비가 꽤 크게 나가기 때문이다. (이화체인 부트캠프 때 약 50명 정도 인원을 다루는 행사를 진행했는데, 스티커 값만 10~20만원이 나갔었다.)

우리는 먼저 명찰을 사용할 건지 안할 건지, 사용한다면 목걸이형을 구매하는 지 스티커형을 구매하는 지 논의를 진행했다.

결국 명찰에 관해서 예산안을 한 번 짜보고 결정하기로 했고, 다음과 같이 예산안을 작성해서 비교했고, 결국 목걸이형 명찰을 사용하기로 결정했다.

이런식으로 스프레드시트에 Budget Sheet를 작성해서 팀에게 공유하면, 회의때 피드백을 듣고 결정하는 식으로 진행이 되었고, 배너나 포스터를 인쇄하면 좋겠다고 내가 추가 건의를 해서 예산을 받아 진행하는 것으로 결정이 되었다.

이렇게 추가 예산을 작성하고, 총 예산이 허가가 나면, 실제 발주를 한다. 큰 행사는 미리 하기 때문에 늦게 배송될 경우에 대해 고려할 필요가 없지만, 우리 이번 행사에서는 행사 약 2일 전에 예산이 확정이 났기 때문에, 급하게 인쇄할 수 있는 업체가 필요했다.

명찰에 담을 속지를 인쇄를 해야하는데, 생각해보니 이것도 추가적으로 디자인을 해야하고, 배너를 인쇄를 해야하는데, 이것도 디자인을 또 해야했었다. 포스터 기반으로 디자인을 하는 게 가장 간단하고 편하다. 급하게 디자인을 하고 이대 내에 있는 인쇄소에 명찰 속지와 기존 포스터 파일을 들고 인쇄를 하러갔다. 인쇄를 하러 갈 때는 반드시! PDF 파일을 가져가야 한다. 그리고 배너는 당일 인쇄가 안되서 비즈프린트라는 곳에서 당일 출고로 주문을 진행했다.

명찰 디자인과 배너 디자인

그 다음은?

이렇게 어느 정도 행사 물품이 확정되면 행사 일자가 점점 다가온다. 그러면 참석 메일링과 당일 행사 진행 사항을 확정해야 하는데, 그 과정에 대해서는 다음 글에서 다뤄보려고 한다.