[Boom💥Labs] 첫 Web3 밋업 준비기 — (2) (fin)

첫 Web3 밋업 준비기의 두 번째 글을 작성하면서..

생각보다 첫 글이 반응이 좋았고, 열심히 준비하셨다고 주변에서 말씀을 많이 해주셔서 뿌듯했다. 그리고 바로 다음 글을 작성해야지 생각했는데, 생각보다 행사의 끝 마무리가 길어져서 어느 정도 행사가 정말 마무리된 지금 두 번째 글이자 마지막 글을 작성하게 되었다.

이번 편은 실제 행사에서 행사가 어떻게 진행되는지를 주로 다룰 예정이다. 아무리 준비를 잘 했더라도, 당일에 제대로 진행이 되지 않는다면 기존에 준비했던 모든 게 물거품이 되기 때문이다.

머릿속으로는 1시간 정도면 준비가 될거야! 싶다가도, 실제 당일이 되면 그 두 배 정도의 준비 시간이 필요하다. 7시에 행사에 시작을 한다고 치면, 적어도 1시간 반 전부터 준비를 해야 한다. 왜냐하면 도착하자마자 빠르게 준비를 하지 못하기 때문이다. 이전에 가본 적이 없는 장소라면 위치부터 찾아야 하고, 어떻게 세팅을 진행할지 고민을 해야한다. (익숙한 장소라면 조금 덜 하겠지만, 최대한 이른 시간에 가서 미리 준비를 하는 것이 중요한 것 같다.)

구글 폼 명단 확인하기

구글 폼에는 받은 데이터를 스프레드시트로 추출할 수 있는 기능이 있다. 이 기능을 잘 활용하면 자동화된 메일링, 이후 참석자 확인 명단으로의 활용도 가능하다.

참석자 대상 문자 또는 메일 보내기

이번 밋업에서 받은 연락을 위한 정보는 이름(닉네임) / 전화번호 / 이메일 정도였는데, 전화번호와 카카오톡 아이디를 같이 받다보니 전화번호 대신 카카오톡 아이디를 작성해주신 분께 문자를 드리기가 애매해졌다. 어떤 분은 메일로, 어떤 분은 문자로 보내는 건 아니라고 생각해서(연락 매체는 통일해야 좋은 것 같다) 모두가 일괄적으로 동일한 매체로 받을 수 있는 방법은 메일이었다.

단순히 메일이나 문자를 보내기만 하면 되는걸까? 난 아니라고 생각한다. 오프라인 행사를 준비하는 것도 중요하지만 오프라인 행사 초대를 위한 문자발송/메일링도 꽤 중요하다. 이 연락을 언제 보내는지/어떤 방식으로 보내는지/어떤 문구로 보내는지/몇 번 보내는지가 굉장히 큰 역할을 하는 것 같다.

아래 요소들을 작성하면서 내가 예민한걸까? 생각도 들었는데, 메일링에 대해서 다른 사람들의 의견도 들어보고 싶어서 내 생각 그대로를 작성해보았다.

1. 언제 보내는지 : 사실 단편적인 요소일수도 있지만 급한 행사인 경우 이 메일링이 굉장히 늦어지는 경우가 있다. 이번 행사의 경우 빠르게 준비를 시작하기도 했고 전날 바쁜 일정들이 많았어서, 메일링을 오후 7시에 진행해서 조금 아쉬웠다. 특히 오후 8시 이후로는 메일이나 문자를 잘 보내지 않으려고 한다. 특히 주말이라면 더더욱 보내지 않으려 하고, 웬만하면 오전 10시 ~ 오후 2시 사이에 보내려고 한다. 정각에 온 메일은 예약 메일 같아서 뭔가 더 정갈한 느낌이 든다!
2. 어떤 방식으로 보내는지 : 문자나 메일 둘 다 각각 장단점이 있는 것 같다. 문자는 메일보다 확인하기 편리하지만, 전화번호 유출을 꺼려 애초에 전화번호 공개를 잘 안하시는 분들도 계셔서 무게감이 있는 행사가 아니면 무작정 문자를 보내고 받기가 어렵다. 그래서 메일이 가벼워서 편리하다고 느껴질 때가 있지만, 평일은 몰라도 주말에 보냈다면 빠르게 확인할 가능성이 낮고 묻힐 수도 있다. 그래서 난 되도록이면 행사 안내는 문자로 하는 것을 선호한다. 문자는 샌더스(유료, http://www.senders.co.kr/)를 많이 사용한다. 아니면, 연락처를 구글 계정에서 그룹화해서 저장 -> 휴대폰에서 구글 연락처로 불러오기 -> 특정 그룹에 문자 발송(개별 발송 가능)의 방법으로 내가 가진 휴대폰으로도 문자를 보낼 수 있다. 하지만 일괄적으로 동일한 내용을 보낼 때만 사용할 수 있다.
   카카오톡 단톡방도 좋은 방법이 될 수 있지만 서로의 프로필 사진이 보여지고 사적인 공간을 침해당하는 느낌이라, 친한 학회끼리 혹은 이미 알고 있던 사람들끼리가 아니라면 잘 사용하지 않는다.
   메일을 보내는 방식도 다양하다. 일일이 보내거나, 메일링 서비스를 이용해서 보내는방식도 있다. 이번에 급하게 Boom💥Labs First Party를 준비하면서, 메일링 서비스를 쓸 시간도 되지 않았어서 나에게로 보내는 메일을 작성하면서 신청자들의 메일 주소를 ‘숨은 참조’로 설정해서 메일을 보냈다. 그러면 빠르게 메일을 보내면서도 서로에게 메일 주소가 공개되지 않기 때문에 편리하다는 장점은 있지만, 정말 정보 전달만을 위한 브루트 포스(무작위) 같은 방법이라 잘 쓰지 않는 방법이다. 보통은 한글 메일머지 기능을 이용해서 보낸다고 한다. (학회 모집 결과를 통보할 때 이 방법을 썼다고 들었다.)
3. 어떤 문구로 보내는지 : 메일에 사람 이름을 일일이 넣어서 보내는지 / 아니면 그냥 단체 메일 형식으로 동일한 문구로 넣어 보내는지 등… 사실 단순히 넘어갈 수 있는 요소들이다. 하지만 나는 이런 디테일한 요소들도 나름 중요하다고 생각해서, 답장 메일을 보낼 때 다른 곳은 어떻게 하는지 많이 참고하는 편이다. 이번에는 메일 포맷을 아예 바꾸기에는 시간이 없었고, 메일 끝에 로고 사진을 넣어서 깔끔하게 보냈다.
4. 몇 번 보내는지 : 행사 참여자들을 늘리기 위해서는 리마인드가 중요하다. 보통은 행사 신청한 즉시 -> 행사 하루이틀 전 -> 행사 당일의 순으로 3번 보내는 경우가 많다. 모두 메일이나 문자를 보내는 건 아니고, 행사 당일은 디스코드 같은 기존 커뮤니티 플랫폼에서 재공지하는 경우도 있다. 우리는 구글폼으로 행사를 신청하면 즉시 구글 폼으로 작성한 구글 폼 문항들을 자신의 메일로 보내지게끔 했고, 행사 하루 전 행사 안내와 디스코드 초대 링크를 보내서 리마인드하고, 당일에 디스코드에서 재공지했다. 처음 하는 행사다 보니 최대한 효율적이면서 많은 사람들에게 공지할 수 있게끔 노력했다.

이렇게 고민하며 문자 및 메일링을 마치고, 그 다음으로는 본격적인 오프라인 준비물을 진행했다.

준비물 준비하기

명찰을 인쇄했고, 포스터도 있고, 배너도 주문했으니 이제 이런 것들을 세팅하기 위해 필요한 준비물을 사야 했었다. 포스터를 붙이기 위해 테이프가 있어야 했고, 명찰을 자르기 위해 칼 또는 가위가 있어야 했다. (인쇄소에서 잘라달라는 것까지 요청해야 가장 편하다) 이런 것들은 별도로 구매해서 준비를 마쳤다. 편의점보다는 오피스디포 같은 곳들이 단가도 싸서 그런 곳에서 대량으로 구매하는 게 가장 좋은 것 같다. 그리고 이런 준비물은 반영구적으로 쓸 수 있기 때문에 다시 잘 정리해두는 게 중요하다. (큰 가방이나 상자가 있으면 정리하기 편리하다)

POAP 준비하기

요즘 Web3 행사라면 발급해주는 POAP를 우리도 발급하기로 했다. POAP란 Proof of Attendance Protocol의 약자로, 참석 증명을 하게 해주는 디지털 뱃지같은 느낌이다. 우리 팀은 수빈님이 맡아서 진행해주셨다.

참석 Credential을 발급하는 Project Galaxy(https://galaxy.eco/)도 있고 다양한 플랫폼이 있어서 행사 성격에 따라 다양하게 POAP 혹은 NFT, 증명서를 발급받을 수 있다. 우리는 POAPs Agency(https://poaps.agency)/를 이용했는데, 첫 발행에 최대 개수 제한(최대 75개)이 있고, 허가까지도 많은 시간이 걸리는 것 같다. 그래서 적어도 행사 2~3주 전에 미리 Proposal을 작성해놓아야 하는 것 같다. 나중에 메일을 통해서 POAP를 발급받을 수 있는 QR을 전달하는 방법도 있고, QR 묶음들을 인쇄해서 자른 뒤, 행사에서 하나씩 나눠주는 방법도 있다. (사실 종이로 주게 되면 바로 POAP를 등록하지 못하는 경우도 있어서 메일로 주는 방법이 이후에 관리하기에 더 편리하다고 생각이 들긴 한다.)

행사 장소 세팅하기

나는 행사 장소에 한 번도 가본 적이 없었다. 그래서 행사 참여자들이 어디서 명찰을 받을지, 의자는 어떻게 되어있는지 감이 오지 않았다. 그래서 일단은 장소에 일찍 가서 준비를 시작했다. (행사 시작 1시간 30분 전)

준비하면 좋을 것들은 대략적으로 이렇게 있을 것 같다.

• 동선(건물에 들어와서 행사장까지 어떻게 안내할지) : 배너나 판넬, 포스터를 동선에 따라 붙여놓고 행사장을 확인할 수 있도록 있게 하거나, 아니면 디스코드에 대략적인 입구 사진을 찍고 안내하는 것도 방법이다. 사람이 직접 안내하는 경우도 있다. ‘이 행사가 여기서 진행된다’를 알리는 것이 중요하다.
• 행사장 의자(참석자 수에 따라 의자를 배치하기) : 만약 의자가 부족하다면, 서서 행사장 메인 무대를 볼 수 있는 곳을 안내하기
• 포스터 붙이기
• 발표 자료(노트북과의 연결) : 노트북을 보고 발표하는지, 미러링된 스크린을 보고 발표하는지 미리 확인해놓으면 좋다.
• 메인 대기 화면 설정 : 포스터 또는 환영 문구를 띄어 놓는 것이 일반적이고, 와이파이 비밀번호와 화장실의 대략적인 위치도 같이 안내할 수 있게 하면 더 좋다. 그리고 노래까지 틀어놓으면 더 좋다!
• 마이크 확인 : 이번 붐 랩스 행사의 경우 마이크가 작동하지 않았어서 아쉬웠다.
• 음식 준비(선택적)
• 진행자 동선

대략 이 정도 준비하면 되고, 역할은 행사 오거나이저들끼리 나누면 된다. 막상 행사 준비를 시작하면 어느 정도 자신의 역할은 정해져있는 것 같다. (발표자는 발표 자료를 준비한다던지) 시작 시간 20분 전부터는, 행사 참석자분들이 오시기 시작하기 때문에 행사장 앞에서 명찰 배부 등의 안내를 진행하면 된다.

이때, 참석자 명단을 체크해둬야 이후 POAP 발송을 할 때 참고하거나 다른 프로그램 모집 시 참고할 수 있는 자료가 되기 때문에, 그 명단을 체크해야한다. 만약 불참자에게 리마인드를 해줘야 한다면 이 명단을 바탕으로 연락을 하면 간편하다.

행사 진행하기

이제는 본격적으로 행사를 시작하면 각자 짰던 큐시트에 따라서, 순서에 맞게 움직인다. 발표자 외의 사람들은 진행되는 과정들에 대해 능동적으로 대처할 수 있어야 하는데, 보통 급한 일이나 서로 도와줘야 하는 일은 디스코드나 카카오톡으로 소통을 하는 것 같다.

기존에 준비했던 Slido(질의응답/질문 플랫폼)라던지, 발표 자료 같은 것들이 잘 진행되고 있는지 확인을 하고, 중간에 음식이 배달되어 온다면 중간에 잘 세팅하면 된다.

네트워킹 시간이나 세션 시간을 원활하게 진행하기 위해서 설명을 잘 해두는 것이 중요하고, 사진 찍기 이벤트와 같은 밍글링 요소들을 넣는 것도 좋은 것 같다.

그리고 행사 사진을 다양하게 많이 찍어두는 게 나중에 회고하기에 좋다!

정리 후 피드백

정신 없이 행사를 준비하다가 마치면, 바로 다음날부터 연락이 다시 오기 시작하고, 수많은 답장을 다시 보내야 한다.

• 분실물 연락
• 참석자의 추가 문의사항
• 프로그램 모집 홍보가 있었다면 그 프로그램 신청 방법을 공유
• 트위터 리마인드

이렇게 네 가지를 주로 하게 되고, 이런 것들을 어느 정도 마쳐가면 팀 내에서 피드백을 진행한다. 이런 부분을 좀 더 보완하면 좋겠다던지, 이 부분은 좋았다던지 대화를 나누면서 다음 행사 때 참고할 수 있는 사항들을 정리한다. 별 거 아닌 것 같았지만 정리를 쭉 해보니 굉장히 좋은 의견들이 많았고, 다음 밋업이나 이벤트 때 참고하기로 했다.

실제로 행사를 준비한 다음날은 밀려있던 다른 일들을 해결하기에 바쁘기 때문에, 트위터에 행사 진행 현황을 올린다던가 하는 일들이 굉장히 힘들다. 그래서 이것도 역할을 맡아서 트위터에 홍보하는 게 가장 좋은 것 같다. 이렇게 회고를 작성하는 것도 이후에 보면 큰 도움이 될 수 있을 것 같다.

시리즈 작성을 마치면서!

이번 행사를 준비해보고, Web3 개발 온보딩 스터디, 밋업, 프로젝트에 관심이 많은 분들이 많다는 것을 깨달을 수 있는 계기가 되었다. 앞으로도 Boom Labs는 이런 이벤트와 행사를 많이 준비하고, 더욱 확장할 계획이다.

이번 오프라인 이벤트에 이어서, NEAR Protocol에 관련해서 재우님께서 밋업을 진행해주실 예정이다. 혹시 관심이 있으시다면 아래 트위터를 참고해주세요!