公司文件保存不好可能讓你損失幾百萬？ 3個你沒注意到的文件倉儲眉角

你的公司是不是有很多丟不掉又沒地方放的紙本文件呢？當你覺得它們太「佔位」而準備清掉時，小心！沒處理好可能讓你的公司蒙受上百萬元的損失！

企業文件倉儲有多重要？就讓Boxful企業倉儲物流告訴你文件倉儲的3個小眉角吧！

根據The Guardian於今年1月底的報導，澳洲政府發生了最烏龍洩密事件，政府近兩百份機密文件隨著2個舊文件櫃流落到二手家具店，而這數千頁文件揭示了澳洲政府五屆的內部運作機密，舉凡國家安全級的簡報、國家防衛計畫、軍隊外派計畫等高度機密文件皆因人為疏失而面臨前所未有的洩密危機。

不只是政府在文件管理上應該更加謹慎，公司的文件管理也比想像中重要。近年來，台積電也發生多起離職員工將紙本文件外流的商業機密洩漏案，證實了我們不能再輕忽公司資訊及文件的管理。

公司林林總總文件的資安問題、系統化建檔、保存等其實內含大學問，究竟文件倉儲有哪些眉角呢？

眉角1: 做好紙本資安措施，公司前景萬無一失

對一間企業來說最重要的莫過於其商業資訊，在電子文件逐漸取代紙本的時代，公司電腦是否具備資訊安全防護措施至關重要。然而，現今仍有不少文件是無法全面以電子替代的，如會計憑證、帳冊、正副本合約等。紙本資料的安全在現今電子化的時代更容易被忽略，紙本文件無法像電腦一樣對接觸過這類文件的人做檢查、追蹤或警告，導致被帶出或竊取的可能性也大幅度提升。

若是能夠將文件倉儲交由專業的文件倉儲公司保管，不僅能大幅度增加辦公室的利用空間，更能嚴謹紀錄文件進出紀錄，避免員工或訪客將機密文件外流，才能真正保護公司的商業機密。

眉角2：公司文件應該保存多久呢？Boxful幫你一次整理好！

除了商業機密外流可能造成的重大損失外，另一種損失則是罰款。許多重要資料須保存備查，否則可能觸犯相關法令，好比你知道不慎遺失會計帳簿等報表，可能被處以新台幣6萬至30萬的罰鍰嗎？你知道勞工出勤紀錄必須保留5年，否則將被處以2萬至100萬元的罰鍰嗎？

為了避免觸法罰錢又傷了公司信譽，且避免文件倉儲過度造成公司負擔成本，保存法定文件並固定追蹤文件保存年限實屬必要，有些要保存5年、7年甚至10年，你是否也快被這些多到不知道該如何處理的文件給困擾著呢？

一、會計類文件的保存年限：

依《商業會計法》第36條規定，會計之原始憑證及記帳憑證（俗稱：傳票），應於年度決算程序辦理終了後，至少保存5年。另一種則為會計帳簿及報表（如總分類帳、日記帳、進銷貨帳等）及資產負債表、綜合損益表及各科目明細表等，保存期限為10年。

若不慎遺失上述憑證，應盡可能重建資料，否則將違反《商業會計法》第76條，可處新台幣6萬元以上30萬以下罰鍰。財會相關的工作人員務必要注意此項規定，妥善保存上述文件以免受罰。

二、人事類的保存年限：

人事類的文件保存關乎到每位曾經一起打拼的夥伴，不可輕忽。依據《勞基法》第7條，公司應置備勞工名卡，其應該保管至勞工離職後5年，否則將處以2萬至30萬的罰鍰；同時，依據《勞基法》第23條及第30條，雇主應保管勞工工資清冊及出勤紀錄5年，否則將處以2萬至100萬的罰鍰。

此外，勞工健康檢查的文件則依《個人資料保護法》處理，應保障勞工隱私權。一般體格檢查、健康檢查紀錄應至少保存7年以上；特殊體格檢查、特殊健康檢查紀錄應保存10至30年。如果離職人員回公司要求調閱健檢資料，除非超過保存年限，否則雇主不得拒絕。

三、醫院病歷的保存年限：

《醫療法》第70條規定醫療機構之病歷，應指定適當場所及人員保管，並至少保存7年。 但未成年者之病歷，至少應保存至其成年後7年；人體試驗之病歷，應永久保存。 同時，有些醫院也會將保存期限屆滿之病歷燒成光碟，將文件電子化留底。

若是醫療機構因故未能繼續開業，其病歷應交由承接者依規定保存；無承接者至少應繼續保存6個月以上，始得銷燬。 醫療機構對於逾保存期限得銷燬之病歷，其銷燬方式應確保病歷內容無洩漏之虞。

不管是在醫院上班的夥伴或是需要調閱個人病例的你都應該對病歷保管有基礎認識，才能在必要時捍衛自己的權益。

四、金融業文件的保存年限：

金融業針對各項憑證、文件的保存尤其嚴謹，如針對洗錢防制內部管制程序，對疑似洗錢之交易應保留完整的紀錄，其文件需至少保存5年。因金融業的文件保存規定較為複雜，筆者在此不逐一贅述金融業，若有需要請參閱金融法規全文檢索。

眉角3: 導入文件倉儲管理系統，低成本、高效能管理！

公司在內部稽核或查帳時是否常面臨到大夥兒為了找一份合約、一張憑證而雞飛狗跳的局面呢？但要導入動輒數十萬的文件管理系統或請專門的文件倉管人員也不符合成本效益？其實將文件交由專業倉儲公司管理，配合其內建的系統便能在各文件箱或文件夾做編號及標籤，方便將來調閱資料時，不會在茫茫紙海當中不知道該從何下手。

公司有諸多文件都必須留底保存，有系統地建檔並管理文件才能為日後的查核做準備。因此，將文件倉儲管理交給更專業的人處理，才能讓公司同仁不必再為積年累月的文件煩惱！只要付出倉儲成本的費用，即可享有空間釋放及文件管理的效益，Boxful企業倉儲物流倉庫歡迎隨時參觀，一個擁有24HR保全系統監控，讓您放進去就從此安心的文件倉儲管理中心。