Die Magie von Freiräumen in Unternehmen
Was wir bei unserem Side Project gelernt haben
Stell dir vor, du hast als Angestellte:r die Möglichkeit, kreative Experimente zu wagen — denn du bekommst zwölf Wochen lang einen Teil deiner Arbeitszeit zur Verfügung gestellt, um das Unternehmen durch deine Ideen voranzubringen.
„Go with the flow, wing it and nail it and trust the process.“ Stefanie Müller, UX Designerin
2019 gab es in unserer Abteilung — der digitalen Softwareentwicklung im Bayerischen Rundfunk — eine Umfrage zur Abteilungsstrategie: Wo sehen die einzelnen Fachteams dringende Verbesserungsmöglichkeiten?
Es gab ein klares Ergebnis: alle Teams waren sich unabhängig voneinander einig, dass Freiraum und Experimente noch mehr im Fokus stehen sollten:
„Mut zu Experimenten!“
System Engineers„Freiraum für neue Ideen schaffen!“
Support-Team„Freiraum und innovationsfördernde und inspirierende Kultur schaffen!“
Change-Team„À la Google- funky friday einen Tag bestimmen, an dem man sich NUR mit Innovationen beschäftigt.“
Einige Fachbereiche hatten sogar gleich einen konkreten Lösungsvorschlag parat: die Einführung von 20 % Projekten.
„Rahmen schaffen für Experimente (20 % Time)!“
Mobile Developers„Zeit für Experimente (20 % Time)“
Web Developers
Was sind 20 % Projekte?
20 % Projekte sind Initiativen, bei denen Mitarbeiter:innen einen definierten Teil ihrer Arbeitszeit für eigeninitiierte Projekte zur Verfügung gestellt bekommen. Ziel ist es, die Arbeitnehmer:innen zu Innovationen zu inspirieren.
Sie können an dem arbeiten, von dem sie glauben, dass es dem Unternehmen den größten Nutzen bringt. Bei Google wurden durch diese Vorgehensweise Dienste wie Google-Mail entwickelt.
“We encourage our employees, in addition to their regular projects, to spend 20 percent of their time working on what they think will most benefit Google” — Larry Page und Sergey Brin, 2004
Warum ist das wichtig für unsere Inhouse-Softwareabteilung?
Wir betreuen in unserer Abteilung sehr viele digitale Produkte und Services. Unsere Arbeit ist im Bayerischen Rundfunk stark gefragt und wird über Gremien priorisiert, um den besten Service für die Beitragszahlenden zu gewährleisten.
Alles richtig und wichtig. Wo aber können in diesem eng definierten Rahmen unsere Mitarbeiter:innen — top ausgebildete Expert:innen aus dem IT-, UX-, Projekt Management- oder New-Work-Bereich — eigene Ideen und Problemlösungen einbringen, die das Unternehmen voranbringen und an die vielleicht niemand denkt, während am Core-Business gefeilt wird?
Da bieten 20 % Projekte einen interessanten Ansatz: Jede:r Mitarbeiter:in kann dieses Angebot nutzen und sich Mitstreiter:innen suchen, sofern die Idee überzeugt. Das fördert dann auch gleich den teamübergreifenden Austausch und das interdisziplinäre Lernen voneinander.
„Der 20 % Prozess bietet Raum für innovative und kreative Ideen neben den vorgegebenen Themen und Aufgaben, aus denen ein echter Mehrwert für Nutzerinnen und Nutzer und damit für den BR entstehen kann.“ — Andreas Fruth, Mitglied der Abteilungsleitung
Wie haben wir 20 % Projekte eingeführt?
Mehr Freiraum und Experimente — nach dem eindeutigen Ergebnis der Mitarbeiter:innen-Umfrage wurde dieser Wunsch ganz hoch priorisiert. Zwei konkrete Maßnahmen sollten dafür sorgen, dass die 20 % Projekte schnell in die Spur gesetzt werden.
1. Mentoring aus dem Strategie-Prozess
Wir nahmen das Projekt ab Anfang 2021 in unseren abteilungsweiten Strategie-Prozess auf. Dort wurden durch ganz klare Ziele und Erfolgsfaktoren die Voraussetzungen für die Initiative geschaffen.
Ein Ziel war beispielsweise, dass die Ergebnisse regelmäßig transparent gemacht werden. Messbare Baby-Steps, die über Reporting immer wieder im Fokus standen — eine große Hilfe für das Vorhaben.
2. Entwicklung eines strukturierten Rahmens
Im Alltag ist es schwer, sich eigenverantwortlich um ein Side Project zu kümmern. Es fehlen Routinen, definierte Stakeholder:innen, Mitstreiter:innen und oft auch Projektleitungs-Erfahrung.
Deshalb setzte unser Web-Development-Teamlead Maximilian Meyer einen strukturierten Prozessrahmen auf, auf den sich die Abteilungsleitung und alle Teilnehmenden committen konnten. Dieser Rahmen umfasst ein How To zum Start sowie eine Beschreibung der ersten Projekt-Iteration:
So sah unser erstes 10 % Projekt dann aus
Nachdem die Rahmenbedingungen standen, konnte das erste 10 % Projekt losgehen. Warum 10 % Projekt statt 20 % Projekt? Zeit ist knapp in unserer Abteilung und vier Stunden erschienen uns machbarer und ehrlicher.
Ein Team von vier intrinsisch motivierten Mitarbeitenden hat im April 2021 die Pionierarbeit aufgenommen und ein erstes Projekt für das 10 % Projekt mit dem Titel „Was krieg ich für mein Geld?“ bei unserer Abteilungsleitung gepitcht. Gleich im Anschluss gab es das Go!
Produktvision
Und so ging es los - zu Beginn mit einer ziemlich simplen Vision: Wir möchten, dass jede beitragszahlende Person in Bayern weiß, was sie für ihren Rundfunkbeitrag bekommt. Wir stellten uns dafür Lisa, 19 Jahre, in ihrer ersten eigenen Wohnung vor. Lisa sollte sofort bei der Beitragsanmeldung einen Überblick erhalten, welchen persönlichen Nutzen sie vom Angebot des BR hat.
Denn der Bayerische Rundfunk hat — u.a. durch die Umsetzung der hauseigenen Content-Strategie und durch das Content-Netzwerk PULS ein buntes Angebot für Leute wie Lisa: von Instagram-Formaten wie der „News WG“ über Podcasts wie „Im Namen der Hose“. Dazu kommen News-Apps und Mediatheken bis hin zu Off-Air-Veranstaltungen wie Festivals.
Discovery
Wie ging es nun weiter? Nach einer Recherchephase, in der wir Marktumfeld, Ist-Zustand und Erfahrungen aus anderen Projekten analysierten, hatten wir drei hypothetische Nutzer:innen-Probleme identifiziert:
Hypothese 1: Die Leute wissen oft nicht, wofür sie Rundfunkbeitrag zahlen.
Hypothese 2: Der BR wird oft nur mit der persönlichen Lieblingssendung in Fernsehen oder Radio assoziiert.
Hypothese 3: Gerade junge Nutzer:innen finden den öffentlich-rechtlichen Rundfunk zwar prinzipiell wichtig für die Gesellschaft, denken aber, dass für sie selbst nichts im Angebot ist.
Produkte bündeln und Brücken bauen
Nachdem wir die Nutzer:innen-Probleme definiert hatten, war uns klar: Die Übersicht über das BR-Produktportfolio steht ganz klar im Fokus unserer Experimente — unser Traum war eine Seite, die auf einen Blick erfahrbar macht, was der Bayerische Rundfunk alles bietet.
Was könnte diese Seite beinhalten, um den Beitragszahlenden ein ganzheitliches Bild zu bieten und für möglichst alle einen persönlichen Nutzen aufzuzeigen? Es entstanden prototypisch über ein Dutzend Module, die unser Angebot aus verschiedenen Blickwinkeln bündeln. Drei davon seht ihr hier beispielhaft:
Die komplette Sammlung an Modulen direkt in Webseiten-Prototypen eingebaut zeigen euch Elisabeth Adelsberger (UX Researcherin & Designerin) und Florian Thoma (Senior Developer) in folgendem Video.
Wichtig ist hier noch zu erwähnen, dass für uns in dieser ersten Projektiteration das konzeptionelle Experimentieren anhand von Prototypen im Fokus stand. Design und redaktionelle Inhalte sind natürlich noch nicht final und müssten — sollte das Projekt weitergeführt werden — ausgearbeitet werden.
Das Nutzer:innenfeedback
Im nächsten Schritt führten wir in der letzten Projektwoche einen Remote-Nutzer:innentest durch. Acht Testpersonen aus Bayern zwischen 18 und 28 Jahren gaben in 45-minütigen Remote-Test-Sessions ihr Feedback zu den Prototypen. Eine wichtige Forschungsfrage war unter anderem: Inwiefern beeinflusst die Webseite die Einstellung zum öffentlich-rechtlichen Rundfunk/ BR und dessen Angeboten?
Und das haben die Testpersonen geantwortet:
“ Ich wusste nicht mal, dass es so viel gibt vom Bayerischen Rundfunk.“
„PULS bin ich auch ein Fan von und ich wusste nicht, dass es mit dem Bayerischen Rundfunk zu tun hat.“
“[…] ah klar: auch Podcasts. Denke immer nur ans Fernsehen, aber Podcasts gehören auch dazu.”
Solche Zitate der Testpersonen bestärken unsere Hypothesen und das Potenzial hinter der Idee. Auch in der Auswertung der Nutzer:innen-Meinungen vor und nach dem Test zeigt sich, dass das Angebot nach der Nutzung der Prototypen besser bewertet wird.
Rechts: Abschlussfrage im Interview: Wie finden Sie den BR und sein Angebot jetzt, nachdem Sie die Seite gesehen haben? | Grafik: BR
Es gibt Potenzial.
„Die Testnutzer haben gelernt, was alles vom BR kommt.“ — Ruben Granados Hughes, Prozessbegleiter
Benefit für Beitragszahlende
Die Bündelung der Angebote könnte einen echten Wert für Nutzende schaffen, die den Rundfunkbeitrag zwar begleichen, dafür aber keine oder sehr wenig Leistungen in Anspruch nehmen — da sie gar nicht wissen, wofür sie das Geld bezahlen.
Benefit für den BR
Für den BR böte die Ausarbeitung der Idee die Chance, Reichweite zu erweitern und neue Zielgruppen zu erreichen, Akzeptanz und Reputation zu erhöhen — durch eine systematische Bündelung von bestehendem Angebot.
Ein weiterer Schritt in die Richtung, den BR präsent zu machen, und zwar etwas positiver und bunter. Soviel zu dem konkreten Projekt “Was krieg ich für mein Geld”.
Wir haben anhand dieser ersten Projektiteration schnell und Hands on äußerst wichtige Learnings sammeln können, wie und warum 10 % Initiativen Unternehmen und Mitarbeitende voran bringen. Den Prozess an sich haben wir im Nachgang genau analysiert.
Prozess-Learnings
Am Ende der ersten Iteration gab es eine Umfrage im Team und bei den Stakeholder:innen. Steckt wirklich Potenzial in der 10 % Initiative? Was sollten wir beibehalten? Was können wir verbessern? Wir haben insgesamt 6 Learnings aus dem Prozess ableiten können:
1. Freiraum ist ein Grundbedürfnis im Arbeitsalltag. Es ist so wichtig!
„Einfach mal machen, macht sooo Spaß!!“ — Florian Thoma, Senior Developer
Dieses Zitat kommt aus tiefstem Herzen. Methoden ausprobieren, Skills ausbauen, kreativ sein. Und das alles, um das Unternehmen besser zu machen, aus Eigenengagement und intrinsischer Motivation heraus. Ist das nicht das schönste Win-Win-Erlebnis überhaupt?
2. Ein interdisziplinäres Team, verbunden durch die Begeisterung für eine bestimmte Problemstellung.
„Mit der entsprechenden Motivation lässt sich viel bewegen.“ — Maximilian Meyer, Web Team Lead & 10 % Projekt-Koordinator
Vor dem Pitch waren wir ein Team von vier Leuten. Wir hatten uns durch eher zufällige Gespräche gefunden: Jemand wusste, dass jemand auch schon mal über die Problemstellung nachgedacht hatte.
Im Laufe der zwölf Wochen kamen noch drei Leute dazu. Und nun — nach der Ergebnispräsentation in der Abteilung — sind wir zu neunt. Ein Glücksfall ist die interdisziplinäre Zusammensetzung und ein toller Erfolg!
Wir haben Design, User Research, Entwickler- und Prozesskompetenz im Team. Die Betriebszugehörigkeit liegt zwischen eins und 19 Jahren. Es treffen sich hier Leute, die normalerweise in ganz unterschiedlichen Produktteams arbeiten. Sehr cool, da wir alle Informationen und Kontakte aus unserem jeweiligen Umfeld beisteuern können.
3. Selbstverwirklichung trifft Teamverantwortung
„Das 10 % Projekt gibt mir die Chancen, alle meine Fähigkeiten von Ideenentwicklung, Research, kreative Konzeptentwicklung über Design, Prototyping und Nutzertesting an einem Projekt einzusetzen.“ — Elisabeth Adelsberger, User Experience Researcherin & Designerin
Jobtitel haben in unserem 10 % Projekt wenig Bedeutung. Jeder greift dort mit an, wo es nötig ist. Hierarchien gibt es nicht. Man kann natürlich seine Skills individuell einbringen, es ist aber immer möglich, in Neues einzutauchen.
So hat z.B. ein Android-Entwickler im Projekt Website-Entwicklung ausprobiert, die Konzeption mit vorangetrieben und Nutzer:innen-Tests analysiert.
4. Planung rules
„Mein Verbesserungsvorschlag wäre ein festgelegter Rahmen, der die Arbeitszeit in den kommenden Wochen nach Startschuss fest definiert. Es ist ein Commitment.“ — Stefanie Müller, UX Designerin
Auch — oder gerade weil — es ein temporäres Side Projekt ist, sollte die Planung zu Projektstart nicht vernachlässigt werden. Möglichst alle absehbaren Termine können schon zu Projektbeginn verschickt werden.
Auch gab es den Wunsch aus dem Team, die einzelnen Termine noch mehr zu strukturieren, Agenda und Moderation eines jeden Treffens festzulegen. Bei einem nächsten Projekt werden wir noch früher klären, wie genau das Prototyping umgesetzt wird, ob das Ziel z.B. ein programmiertes Tool oder ein (XD-)Prototyp ist.
Die Fokussierung im Team auf ein klar definiertes MVP (Minimal Viable Product) gibt Sicherheit.
5. We ♥ Problem Discovery
„Das 10 % Projekt ist unser Discoveryprozess für bisher unbearbeitete oder noch unentdeckte Probleme.“ — Yelena Gruner, Mobile Developerin
Die Hälfte der Projektzeit haben wir für Exploration aufgewendet: durch Analyse des Ist-Zustands, durch Marktrecherche und User:innen-Journeys entstand schließlich unsere Produktvision.
Dieses Vorgehen war aus der Not heraus geboren, da wir durch Urlaube und Prio-1-Projekte in der ersten Zeit nicht so oft zusammenkamen und so jede:r für sich voll in die Recherche eintauchen konnte.
In der Nachbetrachtung war die eingängige Problemanalyse Gold wert, denn durch die Nutzer:innen-Tests am Ende der Iteration wissen wir, dass wir mit unserer Lösung tatsächlich einen riesigen Wert schaffen können.
6. Build Measure Learn bewährt sich auch in 10 % Projekten
„Wir haben den Build Measure Learn-Prozess sehr gut eingehalten. Es ist mit dem getesteten Prototypen ein konkret nutzbares Ergebnis da.“ — Gabriel Knoll, Mobile Developer
Nach der gemeinsamen Diskussion unserer Hypothesen haben wir eine erste Produktversion als MVP gebaut und anhand von Nutzer:innen-Feedback getestet. So sammelten wir bis zum Ende der ersten Iteration einen großen Strauß an Learnings.
Und nun?
Die erste Iteration ist durch. Wir sind sehr glücklich mit dem Ergebnis, denn es hat Potenzial. Fertig ist das Produkt aber natürlich noch nicht.
Die Learnings aus den ersten Prototypen müssten in Konzeptionen eingearbeitet, eine geregelte Umsetzung und die nötigen Stakeholder:innen an Bord geholt werden.
Wie wird ein Side Project erwachsen? Ist es dazu überhaupt gedacht? Zwei Gedanken dazu, die in unserer Umfrage aufkamen und uns die nächsten Monate beschäftigen werden:
Bezug zur Linie und zur Unternehmensstrategie
„Großes Potenzial ist da. Jetzt braucht es eine Grundlage: dass es Support und Zeit dafür gibt.“ — Florian Thoma, Senior Developer
Kann aus einem vielversprechenden 10 % Projekt ein neues Linienprodukt entstehen, das dann weitere Arbeit und Support benötigt — auch mit mehr als 10 % Zeitaufwand? Oder bleibt die Initiative nur eine experimentelle Spielwiese, um frische Gedanken ins Unternehmen zu bringen? Das ist ein strategisches Thema, das nun geklärt werden muss.
Inspiration für eine Arbeitskultur der Zukunft
„Wenn der ganze BR dabei wäre und wir die 10% Projekte konsequent weiter ermöglichen würden, könnte das als Motor für Innovation und auch für Mitarbeiterentwicklung und Motivation sehr positiv sein.“ — Andrea Mittlmeier, Referentin des Leitungsteams & Strategie-Prozess-Lead
Mit Initiativen wie den 10 % Projekten können wir neue Selbstverständlichkeiten in der Unternehmenskultur erproben — temporäre Projektstrukturen, intrinsisches Engagement, Analyse von Chancen. Wir sind uns sicher: In kleinen Freiräumen steckt große Magie!
„Neben dem tollen Ergebnis war es für mich als Abteilungsleiter sehr schön zu erleben, welches enorme kreative Potential das Team entfalten kann, wenn man auf Selbstorganisation setzt und ihm das entsprechende Vertrauen schenkt.“ — Gert Kauntz, Abteilungsleiter
SEP (die Abteilung Software-Entwicklung & Plattformen) spielt als Motor der digitalen Produktentwicklung eine wichtige Rolle im BR und damit auch für die Wahrnehmung des öffentlich-rechtlichen Rundfunks.
♥-lichen Dank an alle, die sich dort rund um das 10 % Projekt engagieren: Alexander Stahl, Andrea Mittlmeier, Andreas Fruth, Elisabeth Adelsberger, Florian Thoma, Gabriel Knoll, Gert Kauntz, Ina Klautke, Maximilian Meyer, Ruben Granados Hughes, Simone Engelhardt, Stefanie Müller, Viktoria Bien, Yelena Gruner.
Ihr wollt in diesem Team mitarbeiten? Hier entlang, bitte!
