W4VE — Hvordan jobber man i BRAIN?
I BRAIN har vi utviklet en egen arbeidsmetodikk W4VE — for å gjøre vårt frivillig arbeid både sosialt og effektivt. Dette innlegget tar for seg hvordan vi jobber i BRAIN og hvordan W4VE og mentorgruppen sørger for at arbeidet er både gøy og profesjonelt.
Hva består arbeidet av?
I BRAIN jobber vi for å samle studenter, forskningsmiljø og næringsliv innen kunstig intelligens gjennom arrangementer. Det betyr at vi arbeider med å planlegge, markedsføre og holde arrangementer med ulike temaer. Et tema kan være å inspirere kvinner til å fokusere på kunstig intelligens (Jenter i AI), mens et annet tema kan være å holde et AI Hackathon for studenter som ønsker hands-on erfaring med kunstig intelligens.
For å kunne holde ulike arrangement består BRAIN av prosjektgrupper hvor hver gruppe har ansvaret for et arrangement. Hver prosjektgruppe har en prosjektleder som har ansvaret for holde møter og sørge for fremdrift i arbeidsprosessen. I tillegg har prosjektlederen tett dialog med styret, da styret har et overordnet ansvar for hele BRAIN NTNU.
Noe av det mest spennende arbeidet foregår i begynnelsen av et prosjekt. Det er i begynnelsen man skal finne ut av hva som skal skje på arrangementet, og da kan man være så kreativ man vil! Etter at prosjektgruppen sammen har funnet ut hvordan man ønsker å ha arrangementet så er det å finne kule og spennende samarbeidspartnere. Da vil man ta kontakt med bedrifter og akademia for å kunne samarbeide med eller på arrangementet. I tillegg dukker det stadig opp nye oppgaver og problemstillinger i prosjektprosessen hvor man har mulighet til å utfordre seg selv og skaffe verdifulle erfaringer.
W4VE
For å kunne organisere arbeidet til en prosjektgruppe kreves en arbeidsmetodikk - en metode for å arbeide sammen. Da vi startet med å strukturere prosjektarbeidet vurderte vi andre arbeidsmetodikker som Scrum og Kanban, men de hadde en felles ulempe - de var ikke tilpasset frivillig arbeid. Vi kom frem til at den viktigste faktoren i frivillig arbeid er det sosiale arbeidsmiljøet. Hvis man har det gøy når man jobber sammen, så øker eierskapet til arbeidsoppgavene og dermed kvaliteten på arbeidet. Dermed bestemte vi oss for å lage en ny arbeidsmetodikk som baserer seg på nettopp det. Derav navnet W4VE - Workshops for Volunteer Engagement.
I bunnen av W4VE foreligger det to ting: Planlegging og Arbeidsprosess. Disse er oppsummert i figuren under. Den viser tidslinjen for et prosjekt i BRAIN. Basert på erfaring går et prosjekt gjennom fem faser når man holder et arrangement: Først er det en Oppstartsfase hvor gruppen avklarer hvordan man skal jobbe sammen under prosjektet. Deretter er det en Utformingsfase hvor arrangementet blir satt i en grønn/kreativ fase. Innspurtsfasen er den lengste perioden hvor gruppen finner samarbeidspartnere og planlegger markedsføring. Rett før arrangementet (i rødt) er det en Gjennomførelsesfase hvor alle detaljene skal spikres. Etter arrangementet er det en Evalueringsfase av samarbeidet i prosjektet.
Hver fase i W4VE inneholder minst en Workshop, som er måten man jobber sammen på i W4VE. I tillegg til ukentlige møter holdes workshops hvor oppgavene blir forklart, diskutert, delegert og utført. Det viktigste med workshops er at arbeidet blir utført sammen. I motsetning til møter er workshops en åpen arena hvor arbeidet kan blandes med tull og tøys. Hver fase inneholder en workshop som har et sett med oppgaver og problemstillinger som må håndteres av prosjektgruppen, og sørger for en jevn fremdrift i prosjektprosessen.
Mentorgruppen
Noen av oppgavene kan være vanskelig å gjennomføre, og det kan være fint å få hjelp av noen som har vært gjennom det samme tidligere. Dermed har BRAIN en mentorgruppe som består av medlemmer som har en lengre fartstid i BRAIN med erfaring og kompetanse. Det er en prosjektgruppe som ikke holder et arrangement, men hjelper de andre prosjektgruppene.
Mentorene hjelper til med oppgaver som er tilknyttet arrangementet og utfordringer som dukker opp langs veien. Selv om det ikke er et krav til at nye medlemmer skal ha kunnskap om kunstig intelligens, ønsker vi å tilrettelegge slik at vi kan lære av hverandre. Derfor holder mentorgruppen en rekke tilbud for å øke kunnskapen til medlemmene. Det kan være kurs i ulike deler av AI som Data Science, Computer Vision eller Reinforcement Learning. Vi legger også til rette for at medlemmer kan ta sertifiseringer med hjelp fra mentorene. Hvis vi får andre ønsker fra BRAIN så prøver vi å tilrettelegge så godt vi kan!
Arbeidskveld
Arbeidskveld er en åpen arena hvor BRAIN samles for å gjøre arbeid. Hver tirsdag kommer alle medlemmene fra de ulike prosjektgruppene. Det er alltid kjekt å se andre BRAINere og høre hva de holder på med. Man kan jobbe med det man selv ønsker, som f.eks øvinger eller annet skolearbeid. Det er også en fin arena til å jobbe med BRAIN-arbeid når man kan få god feedback ved å bare snu seg i stolen. Ofte arrangeres workshops på arbeidskvelden. Mentorgruppen er tilstede for å kunne hjelpe medlemmene. Etter arbeidskvelden pleier vi å finner på noe sosialt som å spille shuffleboard, brettspill eller slappe av på en bar sammen.
Onboarding
Det virker kanskje som om det er mye man må kunne for å bli med i BRAIN, men det er ikke sant. Dette innlegget er ment for å vise hva du kan lære av å bli med i BRAIN. Nye medlemmer vil gå gjennom en Onboardingprosess hvor de får tett oppfølging av mentorgruppen til å lære alt de trenger for å kunne bli en profesjonell BRAINer 😎
Håper du ønsker å bli en del av denne fantastiske gjengen!
Johannes Åsheim
Mentorleder
