5 dicas de como implementar metodologias ágeis para construir um time integrado e focado em resultados.

A produtividade precisa ser divertida e gostosa também, e achei esse gif fofo. Espero que desperte em você pelo menos uma risadinha. :)

Já não é novidade que o Spotify tornou o trabalho ágil popular. Trouxe para empresas, agências, times e pessoas um novo olhar e forma de trabalhar. No círculo de produtividade que temos tido, de conteúdos sobre como fazer mais, e se dedicar mais, as metodologias Scrum e Agile caíram como uma luva.

Minha carreira veio ligada em branding e design, e decidi focar meus esforços em entender como implementar projetos para construir marcas fortes no mercado. Tive a oportunidade de trabalhar em agências e consultorias — das grandes às pequenas; atendendo clientes grandes com estratégias de business estruturadas à startups pequenas que precisam fazer o negócio acontecer.

Mesmo tendo realidades completamente diferentes, em todos os mercados trabalhar em Squad para garantir resultados ágeis parece fazer sentido. O que significa isso? Em suma, unir diferentes profissionais num time multidisciplinar num tempo dedicado em um projeto. (Esse tempo depende do objetivo e esforço para entrega, mas tento sempre trabalhar num cenário de 3 a 5 dias focados numa tarefa do projeto.)

Num contexto geral, pude perceber que há a intenção de fazer as metodologias ágeis acontecerem — mas vejo alguns entraves em internalizar o processo de trabalho dentro de casa (e nos clientes também). Percebendo os desafios da Brand Gym e olhando como outros lugares se organizam, separei algumas dicas para implementar e garantir um Squad rodando com saúde e produtividade. Preparados?

Quero animação pra implementar a metodologia. Sem animação a gente não tem nada, ok? Partiu?

1. Defina objetivos claros: quais os desafios o Squad precisa responder, liste quais os outputs dos objetivos em tarefas macro (entregas e respostas que você espera para o projeto);
2. A partir dos objetivos e desafios, defina os profissionais que estarão envolvidos. Tendo a visão macro, você pode acionar:
   - especialistas responsáveis pelas entregas (dedicação full) — um estrategista, designer, UX, PMO — serão responsáveis pelo negócio acontecer. Lembre de deixar claro quais os papéis de cada um. Apesar de trabalharem juntos, cada profissional tem uma atuação específica e ele precisa saber a sua e de seus colegas;
   - especialistas sobre o tema (dedicação part-time): um profissional do mercado que estamos inseridos, por exemplo: se falamos de um produto de saúde, ter um médico no Squad pode ser valioso;
   - gestores (dedicação part-time): que serão acionados quando as tasks estiverem cumpridas ou quando houver necessidade de apoio ou correção de rota. Será responsável pela aprovação das entregas;
3. Desdobre o objetivo em tarefas claras: para garantir que os objetivos que listamos acima aconteçam, desdobre os desafios em tasks que devem ser cumpridas e seus checkpoints para garantir que o projeto está acontecendo e que há acompanhamento do Squad e gestores. Busque fazer atividades que possam ser cumpridas em pouco tempo, que em um ou dois dias o time possa dar um check (além de ser extremamente satisfatório ter a sensação de dever cumprido, é uma garantia que o passo a passo está sendo cumprido e não temos comida de bola no processo);

4. Priorize atividades: atenção aqui . Parece óbvio, mas é onde eu mais vejo que os projetos se perdem. Pode ser que dentro do processo e das atividades, as prioridades ou mesmo o próprio produto mude de escopo. Volte sempre no objetivo macro. Não se deixe levar pelas tasks menores e pelo dia a dia. Tenha a rota clara — e tenha uma rota só. Mude de rota se necessário, mas busque ter só uma tarefa e uma conquista a perseguir.
Fazer escolhas para cumprir objetivos pode ser doloroso (até porque, trabalhar com design é trabalhar sempre em cima de milhares de oportunidades extremamente desejáveis), mas lembre-se que quem abraça o mundo, não abraça nada.
Tenha um foco claro (o objetivo da dica 1 deve te ajudar a manter o foco), e não abra mão dele — a chance do Squad se perder em diversas rotas e produzir pouco é grande se você não ajudá-los a seguir um caminho.

5. Incentive a troca nos Squad e entre eles: Dentro da Brand Gym busco fazer uma reunião semanal com o time para falar de escopo dos projetos e status todas as segundas-feiras. Faça também reuniões por Squad (no mínimo uma vez por semana).
Estamos em um time de 10 pessoas, por sermos poucos, recentemente implementei também uma reunião diária de 15 minutos, para o time contar o que fez durante o dia, se precisam de alguma ajuda para o dia seguinte e se eles têm alguma recomendação de leitura, série, live etc. A ideia é garantir aproximação do time (principalmente porque estamos falando do momento de quarentena e que temos time em São Paulo e Rio de Janeiro) e identificar comidas de bolas de forma rápida e efetiva.
Meu objetivo? (E que estou muito feliz que está surtindo efeito)
- Fazer o time saber sobre os projetos que estão acontecendo e fazê-los assumir responsabilidades e senso de pertencimento nos Squads;
- Conhecer as dificuldades e os pontos fortes de cada pessoa do time, incentivando a troca;
- Criar um momento descontraído para falarmos de assuntos mais suaves. Trabalhar no Slack o dia todo trocando mensagens pode enganar a gente, team building acontece com criação de rituais e aberturas para conversa.

Além dos pontos acima, enquanto eu escrevia achei importante trazer duas dicas minhas pessoais que não deveriam ficar de fora:

1. Cuidado com a quantidade de reuniões: O que vejo (mais comum em empresas maiores) é os Squads ficarem presos em diversas reuniões e terem pouco tempo para produzir e focar em suas tarefas. Reduza o tempo dos encontros, deixe claro qual é a pauta e papel de cada um nas reuniões. Se questione se de fato o time precisa estar presente. Se ele não tem um papel claro e você só quer que ele esteja para ouvir, pode ser um sinal que ele não é necessário na reunião. Se pergunte qual é a contribuição de cada participante e evite salas cheias sem objetivos claros.
2. Se aproxime de cada um: Tenho visto que o trabalho em Squad é positivo, mas que às vezes o time pode se sentir pressionado e quantidade de tasks podem ter sido calculadas de forma errada. Tome cuidado, se aproxime de cada pessoa do seu time. Entenda quais são suas aflições, medos e preocupações. Esteja próximo e de olho em cada um.

Sendo assim, desejo boa sorte na implementação de projetos ágeis!