Como fazer listas ajudou na minha produtividade
Você precisa mais de listas que o Buzzfeed.
É um fato provado pela minha pauta, na Coletanea, agência que eu trabalho: colocar a quantidade absurdas de coisas que eu tinha para fazer — às vezes ao mesmo tempo — em listas, melhorou minha produtividade em 50%.
E fazer listas, de forma inteligente, não é só colocar no cabeçalho de um papel “A Fazer.”
Já teve a sensação de ter tanta, mas tanta coisa para fazer que você simplesmente não conseguiu lidar e foi assistir 3 temporadas de How I Met Your Mother no Netflix? Você já sentiu que os emails chegando, as notificações aparecendo e as cobranças de colegas, chefes, parentes e amigos estavam prestes a te afogar? E que, além disso, quando mais você precisou de calma para conseguir organizar os pensamentos, e resolver seus problemas, você simplesmente ficou burro?
Eu já.
A Coletanea, há algumas semanas, implementou um novo fluxo de trabalho e uma horizontalização do organograma da empresa. Mudar processos de trabalho, para evoluí-los é incrível, mas extremamente difícil. Uma das consequências dessa mudança foi que, não só os clientes precisavam mais de mim, efetivamente, como meus colegas de trabalho também. A quantidade de coisas na pilha do “a fazer” aumentou como um tsunami e eu, ao invés de ir resolvendo as coisas, me preocupei mais no como resolver.
Passei um dia inteiro de trabalho, olhando para o computador, com a tela em branco, em total desespero. Fui para casa anestesiado, sem a menor ideia de como iria resolver todo o acumulo de demandas. Sem contar as minhas próprias demandas pessoais, projetos, clientes que tenho como freelancer, um novo livro… Era demais.
Foi aí que minha mente voou lá atrás numa insistência que minha namorada faz toda vez que eu digo que estou com a cabeça cheia — “Amor, escreve tudo que você precisa fazer. Tudo. Depois vai fazendo uma por uma.”
Parece óbvio demais e na verdade é. Só que, às vezes, a gente tá com uma carga tão grande, que não consegue enxergar o óbvio e fazer o simples. O sociólogo e filósofo Émile Durkheim dizia que fazer listas nos impede de “naufragar no mundo.”
E é exatamente isso que eu quero ajudar você a fazer e que funcionou muito bem pra mim.
Você, assim como eu, deve ter material para ter três tipos de listas:
- Coisas que preciso fazer hoje (TaT)
- Pontos Fixos
- Caudas Longas
Isso é o mínimo que eu consegui. Tentei diminuir para duas listas mas não pareceu certo, se você conseguir fazer outro modelo funcionar, me avise.
Antes de categorizar suas ‘demandas’, você precisa pegar um bloco, caderno, folha, parede (o que quer que seja) e escrever tudo, absolutamente tudo que você: precisa fazer, tem que fazer e quer fazer. Depois de escrever, vá ver um filme, dar uma volta, ligar para sua família, seu cérebro, esperto como fica quando é exercitado, vai continuar fazendo a lista lá no fundo. Quando voltar para casa já vai ter mais um monte de itens para adicionar na lista.
Após a lista, categorize e priorize. Isso é difícil, mas não é necessário sofrer com isso. Até porque tudo isso não tem paredes nem amarras, você pode alterar, subir ou descer itens, realocá-los e colocá-los onde quiser, na hora que quiser.
Coisas que eu preciso fazer hoje (TaT)
{O “TaT” vem do inglês ‘Things to accomplish today.’}
É a lista para as coisas que tem vida curta e dor de cabeça longa. Faça os mais rápidos primeiro e os tire logo do caminho. Isso vai resultar em duas coisas: 1 — sua lista ficará menor, o que quer dizer que você está produzindo e isso vai te deixar feliz e com uma puta vontade de matar aquela lista. 2 — Você vai ver que não é tão difícil produzir sem sofrer. E isso vai te deixar com a sensação de que pode fazer o que quiser.
Spoiler: você pode fazer o que quiser. E você não precisa de motivação. Só de fazer. Mas isso é papo para outro texto.
Pontos Fixos
Vou dar um exemplo prático sobre essa lista e porque ela existe: eu tenho três meses de assinatura no Spotify a R$1,99, que irá vencer no dia 21 de setembro de 2015. Eu nunca lembraria disso se não tivesse algo para me lembrar, e eu fiz um favor ao Pedro do dia 20, colocar um alarme para lembrá-lo. Você pode usar para lembrá-lo de datas comemorativas.
Essa lista deve ser usada para esse tipo de coisa. Contas que demoram um pouco mais para vencer, casamentos, coisas que vão demorar um tempo médio mas que você não pode esquecer. Eu não coloquei nessa lista quando minha conta do Audible seria renovada e eu paguei sem saber (ainda bem que eles são ótimos entenderam meu caso).
Caudas Longas
Hoje eu tenho apenas um item nessa aqui: “Morar Sozinho.”
Tanto a lista TaT quanto a lista de Pontos Fixos são recheadas de itens que vão me ajudar a atingir o item da Cauda Longa. Entendeu o truque? Estabeleça um objetivo alcançável, e vá conquistando-o em pequenas vitórias. Para morar sozinho eu preciso conseguir mais clientes e guardar dinheiro. Para isso, eu preciso trabalhar de forma mais inteligente.
É na lista de Caudas Longas que a gente coloca nossos grandes objetivos.
O grande negócio e mexer nas suas listas todos os dias. Olhar pra elas. Brincar com elas. Mas nunca deixá-las de lado.
Como durante o meu dia eu sempre estou acompanhado de um gadget da Apple, eu estou usando os app nativo de Lembretes. Ele é simples, fácil de usar, cria quantas listas eu quiser e posso olhar a quantidade de coisas que fiz em cada dia para me mostrar que, se eu fizer coisas, coisas boas vão acontecer comigo.
Você receber essa (e as próximas) newsletter é um resultado disso. O novo apartamento que eu moro é resultado disso (me mudei para um lugar um pouco mais barato). Minha pauta livre, sem pressão, na agência é consequência direta desse sistema — tenho um cliente com trabalhos adiantados por duas semanas. Sabe o que isso quer dizer? Que eu tenho tempo, efetivo, para criar coisas novas para esse cliente.
