4 fallgruver du må unngå ved bestilling av revisjonsoppgaver

Revisjonsoppgaver fra banker kan være et sterkt og viktig revisjonsbevis, forutsatt at de blir innhentet på riktig måte.
Før Brevio var dette en tidkrevende prosess, som innebar mange fallgruver. Under tar vi for oss de 4 vanligste fallgruvene ved bestilling av revisjonsoppgaver utenfor Brevio.
1. Kunden henter ut bankutskrift fra nettbanken
En snarvei for noen, har vært å be kunden sende over en revisjonsoppgave eller kontoutdrag som ligger i nettbanken, sammen med øvrig dokumentasjon på nyåret.
Denne fremgangsmåten etterlever ikke kravene i revisjonsstandardene, herunder ISA 505, som sier at beviset skal innhentes som et skriftlig svar direkte fra tredjepart.
Videre risikerer man også at utskriften ikke inneholder den informasjonen man trenger, inklusive disposisjonsrett, fullmakter, mm.
2. Kunden bestiller revisjonsoppgaven i nettbanken
Å effektivisere prosessen rundt revisjonsoppgaver, har lenge vært et mål også for bankene. Derfor finnes det også løsninger, hvor revisjonskunden selv bestiller oppgaven i nettbanken, og hvor banken sender oppgaven i retur til revisor.
Denne fremgangsmåten etterlever heller ikke kravene i revisjonsstandarden (ISA 505), da det er et uttalt krav i standarden at bekreftelsesprosessen må initieres av revisor, samt at revisor må være i kontroll på prosessen mot tredjepart. Dette er for å sikre at verken bestilling eller revisjonsbevis blir endret.
3. Revisor henter revisjonsoppgaven i kundens egen nettbank eller bestillingsportal
Noen banker legger opp til at revisor selv kan hente ut oppgaven fra kundens nettbank eller fra en bestillingsportal. Dette vil ha flere implikasjoner for revisor:
— Økt risiko: Det er revisor sitt ansvar å vurdere om bestillingsprosess og innhold etterlever revisjonsstandarden (ISA 505).
— Økt administrativ byrde: I Norge er det det over 150 banker, som årlig leverer revisjonsoppgaver. En slik løsning for hver bank, vil derfor kunne medføre vesentlig tidsbruk rundt brukeradministrasjon m.m.
— Økt opplæringskostnad: Mange systemer betyr mye opplæring. Denne opplæringskostnaden vil forsterkes ytterligere av at prosessen på revisor side ofte gjennomføres av samme person i bare noen år, før nye revisorer tar over.
4. Revisor bestiller revisjonsoppgaver per post/e-post
Mange banker godtar fremdeles bestillinger som sendes per post og e-post. Dette er en fremgangsmåte som har vært uforandret de siste tiårene.
Utover å være den klart mest tidkrevende måten å gjør det på, så er risikoen ved denne bestillingsmåten også flere:
— Omdømmerisiko: I en digital tidsalder, hvor fokus på kundeopplevelse og produkt står sentralt, vil kunder oppleve det som lite fremtidsrettet at revisjonsoppgaver innhentes manuelt.
— Prosessrisiko: Risikoen for menneskelige feil underveis i prosessen er høy, i tillegg til at dokumentasjonskravene til prosessen må etterleves. Her er det også, til enhver tid opp til revisor å påse at revisjonsstandarder etterleves.
Selv om fallgruvene er mange, er belønningen er et sterkt og sentralt revisjonsbevis.
Klarer man i tillegg innhente oppgavene på en effektiv måte, som ikke går utover revisjonsopplevelsen, så er man i mål.
Brevio fjerner tidstyver i revisjonsbransjen og benyttes i dag av små og store revisjonsselskaper. Med Brevio Bekreft gjør vi bestilling av revisjonsoppgaver enkelt og bekymringsløst.
Her kan du selv lese 4 grunner til at Brevio har blitt størst på eksterne bekreftelser i Norge.

