[心得] 專案管理

最近訂閱了游舒帆老師的職涯躍升的關鍵24堂課 (htttps://pressplay.cc/project/about/職涯躍升的關鍵24堂課/89D1794DE0A4E6149ECCC6DCD8C696F5)

人力資源管理

跨專案人員管理

• 成員經驗背景
• ARCI 表
  A：Accountable，代表當責，對整件事情的成敗負上責任。
  R：Responsible，代表負責，通常是負責執行該項工作的人員，負責回報進度與狀況。
  C=Consult，代表諮詢，提供資訊或者諮商，協助工作進行。
  I=Informed，代表知會，會被告知工作的狀況與進度，但不直接負責該項工作。
• 可用資源量
  每個人的參與程度
• 成員對誰彙報
  績效歸誰管？
  對誰負責？

專案的組織結構

1. 功能型組織
   專案成員屬同一個組織，對同一個人彙報
2. 跨部門組織
   成員屬不同部門，彙報給各自主管
3. 矩陣型組織
   成員屬不同部門，成員彙報給主管和 PM
4. 專案型組織
   成立專案小組，專案過程獨立於部門，成員在專案期間彙報給PM

跨部門專案五大要務

1. 正式場合正式授權
   工作指派權
   行政管理權
   績效考核權
2. Kick off meeting
   解釋專案
   介紹成員
   取得承諾
3. 管好功能部門主管
   跟他諮詢（資訊 team member 的背景、狀況）
   請求協助（專業協助、team member 的狀況）
   為他解決問題（協助解決人被調走後的問題）
   （將部門主管當成助力、互利互惠，非競爭賽局）
4. Team Building
   一視同仁
   成就他人
   幫大家解決問題
5. 建立專案標準
   統一工具
   溝通方式
   工作方式

跨部門專案五大觀念

1. 授權是必要條件，做好組織溝通才是關鍵成功因素（放下優越感，不要有大頭症！）
2. 你是專案負責人，不是大家的老闆（把大家當同儕一樣尊重）
3. 要求要明確，別讓成員猜測，別讓大家做白工（做事反覆的 PM 會得不到大家的信任）
4. 沒有什麼叫別人的事，在專案內就是你的事（做個有肩膀、有責任感的 PM）
5. 先成就團隊，後成就自己（邀功是一時的，口碑是長久的）

溝通管理

人

誰跟這個專案有關聯．專案裡的利害關係人比你想的多很多！

1. 如何識別哪些人重要?
   依專案層級：單一部門專案可能就是主管再上去一級；跨專案就是共同主管再上一階．
   依影響範圍：受影響的人員範圍．
   依權力大小：垂直權利 — 實際權力核心（有實際行政權）；水平權利 — 與實際權力核心親近的人．
   留意會議邊緣人、突然進來的人、郵件CC對象．
   
   當過程中的人員沒有管理/溝通好，很可能造成專案失敗．根據對專案的關注度和影響力來管理．以影響力大的優先照顧．看似最簡單的方法是最需要時間耕耘的．
2. 爭取信任的三個方式
   不相信你會準時、不相信你會盡全力、不相信你得專業 =>不相信你會把他的事當作你的事．
   a. 拒絕禁止式的方式不是好的方式，必須站到同一側一起面對問題．
   b. 說到做到
   c. 形成套路：規則->說到做到

事

1. 八個重要會議，太多了直接截圖比較快
2. 會議管理七關鍵：

• 目的與議題要清晰：要解決的事情或要協調討論的事
• 成員要挑選：有決定權的上級主管、掌握資源的功能主管、有意見的、有責任的、受影響的，以及有建議權的專家．
• 事前要溝通：盡可能取得支持、掌握其他可能意見、知道誰支持誰反對、了解 key man 的期待．
• 相關人員要表態：支持或反對、建議與期待、可以配合的程度．
• 結論要有明確共識：
  事，往下的計畫
  人，誰會投入
  時，什麼時候搞定
• 會議紀錄要確實：出席者、結論、代辦、請相關人員確認
• 代辦事項要追蹤：追蹤負責人的處理進度、將進度更新給相關人員

時