[心得] 專案管理
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3 min readApr 18, 2018
最近訂閱了游舒帆老師的職涯躍升的關鍵24堂課 (htttps://pressplay.cc/project/about/職涯躍升的關鍵24堂課/89D1794DE0A4E6149ECCC6DCD8C696F5)
人力資源管理
跨專案人員管理
- 成員經驗背景
- ARCI 表
A:Accountable,代表當責,對整件事情的成敗負上責任。
R:Responsible,代表負責,通常是負責執行該項工作的人員,負責回報進度與狀況。
C=Consult,代表諮詢,提供資訊或者諮商,協助工作進行。
I=Informed,代表知會,會被告知工作的狀況與進度,但不直接負責該項工作。 - 可用資源量
每個人的參與程度 - 成員對誰彙報
績效歸誰管?
對誰負責?
專案的組織結構
- 功能型組織
專案成員屬同一個組織,對同一個人彙報 - 跨部門組織
成員屬不同部門,彙報給各自主管 - 矩陣型組織
成員屬不同部門,成員彙報給主管和 PM - 專案型組織
成立專案小組,專案過程獨立於部門,成員在專案期間彙報給PM
跨部門專案五大要務
- 正式場合正式授權
工作指派權
行政管理權
績效考核權 - Kick off meeting
解釋專案
介紹成員
取得承諾 - 管好功能部門主管
跟他諮詢(資訊 team member 的背景、狀況)
請求協助(專業協助、team member 的狀況)
為他解決問題(協助解決人被調走後的問題)
(將部門主管當成助力、互利互惠,非競爭賽局) - Team Building
一視同仁
成就他人
幫大家解決問題 - 建立專案標準
統一工具
溝通方式
工作方式
跨部門專案五大觀念
- 授權是必要條件,做好組織溝通才是關鍵成功因素(放下優越感,不要有大頭症!)
- 你是專案負責人,不是大家的老闆(把大家當同儕一樣尊重)
- 要求要明確,別讓成員猜測,別讓大家做白工(做事反覆的 PM 會得不到大家的信任)
- 沒有什麼叫別人的事,在專案內就是你的事(做個有肩膀、有責任感的 PM)
- 先成就團隊,後成就自己(邀功是一時的,口碑是長久的)
溝通管理
人
誰跟這個專案有關聯.專案裡的利害關係人比你想的多很多!
- 如何識別哪些人重要?
依專案層級:單一部門專案可能就是主管再上去一級;跨專案就是共同主管再上一階.
依影響範圍:受影響的人員範圍.
依權力大小:垂直權利 — 實際權力核心(有實際行政權);水平權利 — 與實際權力核心親近的人.
留意會議邊緣人、突然進來的人、郵件CC對象.
當過程中的人員沒有管理/溝通好,很可能造成專案失敗.根據對專案的關注度和影響力來管理.以影響力大的優先照顧.看似最簡單的方法是最需要時間耕耘的. - 爭取信任的三個方式
不相信你會準時、不相信你會盡全力、不相信你得專業 =>不相信你會把他的事當作你的事.
a. 拒絕禁止式的方式不是好的方式,必須站到同一側一起面對問題.
b. 說到做到
c. 形成套路:規則->說到做到
事
- 八個重要會議,太多了直接截圖比較快
- 會議管理七關鍵:
- 目的與議題要清晰:要解決的事情或要協調討論的事
- 成員要挑選:有決定權的上級主管、掌握資源的功能主管、有意見的、有責任的、受影響的,以及有建議權的專家.
- 事前要溝通:盡可能取得支持、掌握其他可能意見、知道誰支持誰反對、了解 key man 的期待.
- 相關人員要表態:支持或反對、建議與期待、可以配合的程度.
- 結論要有明確共識:
事,往下的計畫
人,誰會投入
時,什麼時候搞定 - 會議紀錄要確實:出席者、結論、代辦、請相關人員確認
- 代辦事項要追蹤:追蹤負責人的處理進度、將進度更新給相關人員
時