Eenvoudig documenten beheren en delen met BuildEye
In onze vorige BuildEye blog hebben we het reeds gehad over de communicatie binnen de bouwsector, de inefficiëntie ervan én de oplossingen die BuildEye hiervoor wil aanbieden.
Een overvolle mailbox en de constante vloed aan telefonische oproepen zijn met behulp van BuildEye voorgoed verleden tijd. Maar het communicatieproces tijdens een bouwproject omvat meer dan enkel de mogelijkheid om met elkaar te communiceren, er zijn ook documenten die gedeeld, beheerd en bewerkt moeten worden.
Op een werf worden er uitvoerig foto’s genomen om de vorderingen van de werken op de werf, mankementen of bouwtechnische uitdagingen vast te leggen. Deze foto’s worden op hun beurt dan gebruikt om op een duidelijke manier de bevoegde personen te tonen wat de status is van het project of wat er gecorrigeerd of aangepast moet worden. Ook facturen en offertes worden lustig over en weer gestuurd tussen alle betrokken partijen en bouwplannen worden regelmatig aangepast en moeten daarnaast zo snel mogelijk bij de juiste personen terechtkomen.
Dit zijn allemaal essentiële elementen in het bouwproces, alleen zijn deze vandaag vaak nog niet onderhevig aan de digitale evolutie en de bijhorende centralisatie van de data en communicatie, waardoor er vaak nog steeds op de traditionele manier wordt gecommuniceerd: via mail of zelfs per post.
Projectleiders nemen foto’s met hun gsm om uitdagingen of andere aandachtspunten te registreren die aangepast moeten worden, bewaren deze op hun gsm en versturen ze dan via mail of drukken ze af op hun werkplek. Aangepaste plannen worden eveneens verstuurd via mail of van hand tot hand doorgegeven. Facturen en dergelijke worden op hun beurt dan weer meestal per post verstuurd.
Niet enkel is dit een inefficiënte manier om te communiceren, het opslaan van deze foto’s en documenten gebeurt tevens dikwijls op een ongestructureerde en niet systematische wijze. Ook dit draagt bij tot het onoverzichtelijke en tijdrovende communicatieproces in de bouwsector. Wat, zoals in de vorige BuildEye blogpost ook vermeld werd, leidt tot misverstanden en zich laat voelen in portemonnee van alle betrokken partijen.
Met BuildEye als communicatieplatform trachten we ook deze hiaten binnen de communicatie van een bouwproces de wereld uit te helpen. Bestanden kunnen immers makkelijk en snel via het BuildEye platform gedeeld worden met de juiste personen, waardoor het mailverkeer, het aantal telefoontjes en de met de post verzonden documenten tot een minimum herleid worden.
Ons platform voorziet de mogelijkheid om foto’s te nemen (via de camera van de smartphone) en deze onmiddellijk toe te wijzen aan de juiste projecten en de juiste personen. Facturen en updates van plannen kunnen eveneens vlot gedeeld worden zodat betalingen snel kunnen worden uitgevoerd en iedereen op de werf op de hoogte is van recentste wijzigingen aan het bouwplan.
Bovendien wordt alle data gestructureerd opgeslagen waardoor de gegevens niet alleen gestructureerd worden per project en per persoon, maar ook nog eens alle documentatie veilig wordt bewaard en men zelf niet moet voorzien in opslagruimte voor al deze gegevens.
Deze voordelen, die bijdragen tot het efficiënt documenteren, communiceren en stockeren van deze gegevens zorgen voor een duidelijke kostenbesparing door het realiseren van tijdswinst, een indirecte omzetverhoging door een hogere klantentevredenheid en positieve referenties. Concreet neemt BuildEye het risico weg van vertraging en fouten door miscommunicatie.
Volgende week tonen we hoe BuildEye projectleiders, bouwheren en -professionals kan bijstaan in de complexe organisatie en opvolging van bouwprojecten.
Volg ons voor meer updates en registreer je hier om onze applicatie gratis uit te testen.
